Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг».pdf

Введение

Реклама сообщает огромным массам людей сведения о предполагаемых новых и совершенных турах. Она играет ключевую роль в развитии экономики и является ее важным элементом. Важнейшим условием эффективной предпринимательской деятельности является создание и производство новых услуг. Новые услуги должны соответствовать требованиям, которые сформируются у потребителей к моменту выхода их на рынок. Этот процесс требует целенаправленных рекламных усилий как в сфере производства, так и в сфере торговли. Характерной чертой современной рекламы является приобретение ею новой роли в результате вовлечения в процесс управления производственно-сбытовой деятельностью промышленных и сервисных фирм. Суть новой роли рекламы в том, что она стала неотъемлемой и активной частью комплексной системы маркетинга, уровень развития которой определяет качество и эффективность рекламно-информационной деятельности производителя и ее соответствие новым требованиям мирового рынка.

Объектом и предметом исследования является процесс оказания рекламных услуг.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета рекламных услуг.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета рекламных услуг, для информационной системы рекламного агентства, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Для повышения результативности рекламной работы на предприятии следует соблюдать следующие пункты:

— Это прежде всего совершенствовать рекламу в Интернете, разрабатывать электронные версии продвижения продукции и модернизировать web-страницу;

— Организовать рекламу в прессе;

— Активизировать работу с журналистами с размещением в СМИ рекламы своего предприятия;

— Увеличивать расходы на полиграфическую и сувенирную продукцию;

— Расширить ассортимент продукции;

— Расширить клиентскую базу; повышать роль планирования рекламы.

Необходимо размещать баннерную рекламу на большей части серверов и на наиболее посещаемых интернет-ресурсах. Это необходимо для повышения популярности самого сайта, чтобы потенциальные клиенты могли легко обнаружить сайт компании. Несомненно, необходимо создать собственный список рассылки по электронной почте. Это не потребует значительных усилий и капиталовложений, а эффективность этого шага будет достаточно высокой, так как данная рассылка будет распространяться по целевой аудитории, а не случайным образом. Также следует уделить внимание на рекламу в прессе. Публиковать рекламные объявления на страницах местных газет. Преимуществом этого вида рекламы является заметность рекламных объявлений читателем через подбор типографского шрифта, выделения тех слов, которые несут основную смысловую нагрузку. Реклама в газете (журнале) является одной из самых удобных, так как можно не только дать рекламное объявление общепринятого формата, но и дать в интервью руководителя предприятия скрытую рекламу или просто статью о фирме.

Также нужно разрабатывать не только квартальные планы рекламной работы, а также годовые. Предусматривать в планах совместные мероприятия с оптовыми предприятиями, фирмами производителями, а также внешние источники финансирования. Перспективное и текущее планирование рекламной работы позволит равномерно распределять средства и загруженность персонала в течение года.

Также отделам желательно наладить учет эффективности рекламы. Это позволит получить информацию о целесообразности рекламы и результативности ее отдельных видов, определить условия оптимального воздействия рекламы на потенциальных покупателей. Абсолютно точно определить эффективность отдельных средств рекламы, рекламной кампании в большинстве случаев не представляется возможным. Однако и приблизительные подсчеты оправдывают себя.

Реклама в туризме является формой косвенной связи между туристическим продуктом и потребителем. Это означает, что предоставляя информацию о компании и ее турпродукте реклама должна убедить потенциальных клиентов остановить свой выбор именно на данной компании и ее продукте, усилить уверенность постоянных клиентов в правильности их выбора.

Реклама имеет большое значение также в прогнозировании и планировании работы туристической фирмы или предприятия. При ее посредничестве можно установить обратную связь с рынком, то есть потребителями услуг. Например, с помощью анкет или купонов, которые можно распространять вместе с различными товарами, фирма получает информацию, которая позволяет ей лучше прогнозировать спрос на свои услуги и соответственно строить стратегию действий.

Таким образом, установление обратной связи с потребителями с помощью такого способа можно признать целесообразным и перспективным, поскольку оно позволяет контролировать продвижение туристических услуг, вносить коррективы в сбытовую деятельность, создавать и закреплять у потребителей стойкое понимание преимуществ услуг определенных туристических предприятий.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета рекламных услуг:

Основные бизнес-процессы:

- заключить договор;

- разместить рекламу;

- получить оплату

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- заключить договор;

- получить оплату

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет рекламных услуг» AS-IS

Входными данными являются:

Договор

Оплата

Выходными данными являются:

Реклама

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Учет рекламных услуг» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с договорами тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- заключить договор;

- получить оплату

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Учет рекламных услуг» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет рекламных услуг» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполненных и заключенных договорах, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы