Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Организация секретарского обслуживания

Практическое занятие 2.


Выполнил:

Обучающийся

Преподаватель:

Шабалина Дарья Викторовна


Задание 1.

№ п/п	Наименование вида оргтехники/канцтоваров	Количество/показатели
Мебель и оборудование
1.	Рабочий стол 120 x 80 см	01 шт
2.	Книжный шкаф	02 шт
3.	Кресло секретаря	01 шт
4.	Кресло для клиента	01 шт
5.	Диван для клиентов угловой	01 шт
6.	Журнальный столик	01 шт
7.	Тумба	01 шт
Технические средства (оргтехника)
1.	Персональный компьютер	01 шт
2.	Телефонный аппарат (факс)	01 шт
3.	Кондиционер бытовой БК 1500	01 шт
4.	Множительный аппарат «XEROX» [4]	01 шт
5.	Канцелярский набор «Органайзер»	01 шт
Условия труда
1.	Общая площадь	20 м2
2.	Рабочее освещение	400 лк
3.	Температура в помещении	+20С - +25С
4.	Влажность в помещении	45-50%
5.	Тип источника освещения	ЛХБ80
6.	Уровень шума	40-50 Дб

---

 
Задание 2.

1. Когда у вас раздается телефонный звонок, то трубку рекомендуется снимать до начала четвертого звонка, т. е. после первого, второго или третьего звонка. Это дает возможность закончить дело, которым вы занимаетесь (дописать слово или предложение, закончить произносить фразу, извиниться перед посетителем и т.п.).

2. Не следует совсем игнорировать телефонные звонки, так как это может привести к их накапливанию и впоследствии усложнит работу. Да и невозможно заранее предсказать, какой степени важности информацию содержит тот или иной звонок. Специалисты считают, что даже если во время совещания раздается звонок, на него следует отреагировать. Окружающим можно адресовать реплику: «Прошу простить меня, я отвечу на звонок». Недопустимо оставлять звонки без внимания и продолжать работать, будто их и не было.

3. Отвечая на телефонный звонок, нужно поздороваться («Доброе утро», «Добрый день», «Здравствуйте») и обязательно представиться — назвать свое учреждение, а по внутреннему телефону — структурное подразделение, а также свою фамилию. Это правило считается одним из важнейших требований служебного этикета. Следует иметь в виду, что фамилию можно не называть, если в данном помещении работают несколько сотрудников, а телефон один на всех (например, общий отдел). Кроме того, есть такие подразделения, где называть свою фамилию просто небезопасно.

Отзывы «Да, Алло, Говорите, Слушаю, Вас слушают» не несут конкретной информации о снявшем трубку, поэтому считаются неприемлемым и в служебной обстановке. К недопустимым относятся и такие формы ответа на звонок, как Кто звонит?, Вам чего?, Что вы хотите?

4. Если во время звонка вы заняты разговором по другому телефону, то следует прервать разговор, извиниться перед собеседником, снять трубку, сообщить, что вы заняты, и попросить абонента подождать или перезвонить позже. Правда, бывают ситуации, когда разговор чрезвычайно важен для вас, и вы не можете ответить на второй звонок. В этом случае надо дать соответствующее пояснение собеседнику: «Это звонит второй телефон, но я не могу прервать разговор с вами. Не беспокойтесь, если нужно, мне перезвонят позже».

---

5. Если телефон звонит во время беседы с посетителем, то нужно извиниться перед ним, прервать разговор, снять трубку, представиться, сообщить, что у вас посетитель, и договориться о переносе разговора на другое время. Тем самым вы выразите свое уважение к пришедшему к вам человеку.

6. Если для подготовки ответа вам надо на некоторое время отойти от телефона, следует обязательно справиться у собеседника, сможет ли он подождать или нет.

7. Заканчивает разговор тот, кто звонил — таково требование этикета. Поэтому, завершая разговор, надо дождаться, когда собеседник попрощается с вами и вы услышите гудки отбоя.

8. Если по какой-либо причине разговор прервался, перезванивает тот, кто звонил первым.

9. На ошибочный звонок следует вежливо сказать: «Вы ошиблись номером» и положить трубку.

10. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствуют, следует узнать, что ему передать и оставить записку на его столе.
Офис-менеджер: Добрый день! Иванова Алиса Петровна – офис-менеджер фирмы «Штиль». Чем могу помочь?

Абонент: Здравствуйте! Вас беспокоит главный экономист Банка. Могу ли я поговорить с главным бухгалтером?

Офис-менеджер: К сожалению, главный бухгалтер сейчас отсутствует. Какой у Вас вопрос?

Абонент: Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.

Офис-менеджер: Я могу соединить Вас с финансовым специалистом для решения Вашего вопроса.

Абонент: Буду признателен! Всего доброго! До свидания!

Офис-менеджер: Рада была помочь! До свидания!

Абонент: кладет трубку.

Задание 3.

Нужно важные документы отдавать под роспись. Отсканировать все, что передаете и что не требует его подписи - отправлять на email, а оригиналы у себя держать. Вести журнал, в котором записывается наименование документа, дата входящая и дата передачи документа, ФИО и подпись получившего. Если он теряет - можно журнал показать ему когда он брал и не брал документ - что стоит его подпись.
Задание 4.

Секретарь: Здравствуйте!

Посетитель: Добрый день, начальник на месте?

Секретарь: Да, только у него посетитель.

Посетитель: Мне нужно срочно с ним встретится.

Секретарь: Сейчас я узнаю, сможет ли он вас принять.

Секретарь: Директор, к вам очень важный посетитель. Сможете его принять?

---

Директор: Я освобожусь через 15 минут.

Секретарь: Директор освободится через 15 минут, подождите, а я вам пока налью чай или кофе? Присядьте.
Задание 5.

В такой ситуации я позвоню в аэропорт, уточню время вылета, и узнаю возможно ли сдать билет, и приобрести на следующий рейс. Если это возможно, то позвоню руководителю, уточню удобно ли ему будет перенести рейс, если да, то позвоню в аэропорт и закажу билет на следующий рейс, а другой билет сдам.

Задание 6.

Попробовать успокоить посетителя. Предложить ему присесть, затем напиток на выбор. Зайти в кабинет к начальнику и объяснить сложившуюся ситуацию.

Если посетитель слишком агрессивно настроен – вызвать охрану.

Задание 7.

Запросить архивные данные, если в архиве этот договор так и не нашелся – продублировать данный договор и попросить директора его переподписать.

---

Смотрите также файлы

• Педагогическое управление формированием универсальных учебных действий младших школьников.pdf

• 2014СанктПетербургТ. В. Шленская, Г. В. Шабурова А. А. Курочкин, Е. В. Петросова.pdf

• Метод скользящей средней.rtf

• Разработка маркетинговой и производственной стратегии фирмы ип регинский Я. Э.docx

• Биография Ф. М. Достоевского.docx