Файл: «Учетные регистры, их классификация и способы записи в них».pdf

По форме графления регистры могут быть линейными, шахмат­ными, односторонними и двусторонними.

Линейная форма графления используется в основ­ном для учета расчетов. По этому принципу организованы регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными ли­цами, разными дебиторами и кредиторами. В них сочетается ана­литический и синтетический учет.
Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого де­битора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в ска­зуемом регистра демонстрируются остатки на начало отчетного перио­да, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец от­четного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состоя­ние расчетов по каждому расчетному документу [Русалева Л. А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л. А. Русалева, В. М. Богаченко. − 6-е изд, доп. и перераб. − Ростов н/Д.: Феникс, 2008. – С. 153.].

Шахматная форма графления используется в основ­ном в регистрах по учету затрат производства. При данном построе­нии регистра можно в один прием сделать запись по кредиту одного или нескольких счетов и дебету счета, субсчета и статьи аналитического учета, заказа. Все регистры журнально-ор­дерной формы учета по учету затрат производства, капитальных вложений, непромышленных производств и хозяйств имеют шах­матную форму графления. В этих регистрах сочетается аналитиче­ский и синтетический учет [Левкович О.А. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп./О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005. – С.432.].

В односторонних регистрах графы дебета и кредита (прихода и расхода) смещены в одну сторону; для текста и других данных отводится необходимое число граф. Дебетовые и кредитовые записи в односторонних регистрах чередуются. Примером может послужить кассовая книга или карточки количественно-суммового учета, карточки складского учета [Гусева, Т. М., Бухгалтерский учет: учебник / Т. М. Гусева, Шеина Т.Н. − М.: Проспект, 2006. – С.115.].

В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведена одна сторона или часть листа, а для записей по кредиту — другая. На­пример, книга учета движения скота, книга учета производства.

По способу заполнения бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок или компьютеров.

---

Правила ведения записей в учетных регистрах

Учетные записи в бухгалтерском учете должны отвечать следующим требованиям:

• документальности;
• своевременности;
• краткости;
• точности;
• ясности [Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет, — М., «Экзамен», 1999г., С. 65.]

На основании данных требований можно выделить основные правила ведения записей в учетных регистрах [Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие 2-е издание перераб. и доп. — Мн: «Вышейшая школа», 2005. — С.94.]:

• записи в учетные регистры осуществляются на основании оформленных и проверенных документов;
• каждая хозяйственная операция, оформленная первичным документом, должна обязательно найти отражение в учетном регистре;
• записи в учетные регистры ведутся в следующем порядке:
• по единичным документам запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
• по массовым документам хозяйственные операции изначально группируются в различных ведомостях, а затем переносятся в журналы-ордера;
• по окончании записей на каждом документе проставляется номер учетного регистра, в котором этот документ отражен для предотвращения дублирования записей [Кирьянова З.В. Теория Бухгалтерского учета, — М., «Финансы и
  статистика», 1998. – С. 134.];
• все записи в учетные регистры производятся своевременно;
• возможно применение записи однородных операций итогом за месяц по совокупности документов;
• содержание записей в учетных регистрах определяется типом и назначением самого учетного регистра, но существуют обязательные элементы записей:
• дата записей;
• номер и дата документа;
• краткое содержание записи;
• номер счетов и позиций аналитического учета;
• сумма [Антони Р. Н. Основы бухгалтерского учета: Учеб. пособие. М.: Триада НТТ, 1992. – С. 343 ]

В бухгалтерском учете всегда требуется контроль над правильностью счетных записей, в том числе и в учетных регистрах. Существует несколько способов такого контроля:

• взаимосверка итоговых сумм между регистрами;
• взаимосверка данных аналитического и синтетического учета [Соколов Я. В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учеб. пособие для вузов. М.: Аудит; М.: ЮНИТИ, 1996. – С. 176]

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их [Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет, — М., «Экзамен», 1999г., С. 134].

---

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть надежно защищены от несанкционированных исправлений. Еще раз подчеркнем, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ[ Мезиковский Е.А. Теория бухгалтерского учета. Учебник для высших и средних специальных заведений — 2-е издя. — М. — Юрист, 2006. – С. 176.].

Способы записи в учетных регистрах

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, создаются копии, например при применении счетно-пишущих машин, так как применение таких средств упрощает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и исправлений. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы [Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие 2-е издание перераб. и доп. — Мн: «Вышейшая школа», 2005. — С.123].

Линейно-позиционный способ записей используется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую и кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" [Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2002. – С.174.]

В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 "Касса" такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов [Русалева Л. А., Теория бухгалтерского учета: учебник / Л. А. Русалева, В. М. Богаченко. − 6-е изд, доп. и перераб. − Ростов н/Д.: Феникс, 2008. – С. 201].

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах в конце месяца по каждой графе подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу.

---

Журнал-ордер по кредиту счета 50 "Касса" в дебет счетов за май 200_ г. (см. Таблицу 1)

Ведомость № 1 по дебету счета 50 "Касса" в кредит счетов за май 200_г. (см. Таблицу 2)

• Сальдо на начало месяца ____________руб.
• Сальдо на конец месяца ____________руб.
• После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допустить ошибки по причине переутомления, небрежности или неисправности вычислительной техники. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный способ (поправка, исправление) заключается в зачеркивании неверного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Корректурным способом исправляются ошибки текущего месяца в первичных документах, если на их основе еще не произведены записи в учетный регистр, и в регистрах, итоги которых еще не подведены и не перенесены в Главную книгу [Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2004. — С. 321.].

1. Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - К-т 50 «Касса» – 600 руб.

При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка.

2. Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 50 «Касса» – 5400 руб.

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 6000 рублей (600+5400)

Сторнировочные записи – это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. – перевод счета, корреспонденция счетов, исправляющая ошибочную запись посредством отрицательной записи). Этот способ применяют при исправлении ошибки в корреспонденции счетов, а также когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции. Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Пример 1. В кассу организации с расчетного счета поступило 10000 рублей. Бухгалтер ошибочно произвела запись корреспонденции счетов неправильно.

---

1)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 52 «Валютный счет» - 10000руб.

Для исправления ошибки составляются две бухгалтерские проводки. В первой повторяется та же корреспонденция, сумма пишется красными чернилами:

2)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 52 «Валютный счет» – 10000руб.

Во второй бухгалтерской проводке обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3)Д-т 50 «Касса» – 10000руб

К-т 51 «Расчетный счет» - 10000руб

Эти записи на счетах выглядят так:

Д 50 «Касса» К						Д 51 «Расчетный счет» К
Сн – 5000					Сн – 100000		3) 10000
10000 10000 10000
Од – 10000		Ок - 0			Од - 0		Ок – 10000
Ск – 15000					Ск – 90000
Д 52 «Валютный счет» К
Сн – 70000	1) 10000 2) 10000
Од - 0	Ок - 0
Ск – 70000

Пример 2. В кассу предприятия с расчетного счета поступило 10000 рублей, бухгалтер ошибочно указывает 100000 руб.:

1) Д-т 50 «Касса» - 100000руб

К-т 51 «Расчетный счет» – 100000руб

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами (100000-10000=90000)

2) Д-т 50 «Касса» – 90000

К-т 51 «Расчетный счет» – 90000.

На счетах это будет выглядеть так:

Д 50 «Касса» К			Д 51 «Расчетный счет» К
Сн – 5000			Сн – 100000	100000 90000
100000 2) 90000
Од – 10000	Ок - 0		Од - 0	Ок – 10000
Ск – 15000			Ск – 90000

В условиях компьютерной обработки учетной информации при неправильном отражении данных из первичных документов применяют способ дополнительной или сторнировочной проводки [Кирьянова З.В. Теория Бухгалтерского учета, — М., «Финансы и
статистика», 1998. – С. 23].

Итак, в данной главе мы выяснили, что представляют собой уетные регистры. Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, предназначенные для записи хозяйственных операций. Учетные регистры классифицируются по внешней форме, характеру бухгалтерских записей, объему содержания, форме графления и способу заполнения. В главе мы также описали требования, которым должны отвечать учетные регистры и основные правила ведения записей в них.

---