Файл: ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ СТОРОНЫ ПРОЕКТА (Классификация участников проекта).pdf

Актуальность темы. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами связывают с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией^[1].

Тема обосновывается необходимостью решения большого количества проблем, поставленных сегодня перед мировым сообществом, что приводит к созданию больших комплексных систем. Сегодняшние комплексные проблемы требуют объединенных усилий многих отраслей. Управление проектами обеспечивает именно такой подход к решению сложных проблем^[2].

Цель работы – анализ заинтересованных сторон проекта.

Задачи работы:

представить общие сведения о заинтересованных сторонах проекта;
дать классификацию участников проекта;
описание создаваемого проекта;
описание заинтересованных сторон проекта, и их роли.

Объект курсовой работы – инвестиционный проект.

Предмет исследования - процессы анализа заинтересованных сторон проекта.

Глава 1. Теоретические аспекты определения заинтересованных сторон проекта

1. Общие сведения о заинтересованных сторонах проекта

Заинтересованная сторона проекта — лицо, группа или организация, которая может влиять на проект, либо на которую могут повлиять результаты проекта или отдельные задачи проекта. ^[3]

Рисунок 1. Взаимосвязь между заинтересованными сторонами проекта^[4]

Заинтересованные стороны проекта имеют разные степени ответственности и полномочий при участии в проекте, которые могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта. Их ответственность и полномочия могут варьироваться от периодического участия в опросах и целевых группах до полного спонсорства проекта, включающего предоставление финансовой и политической поддержки. Заинтересованные стороны проекта могут оказывать неблагоприятное влияние на цели проекта.

Выявление заинтересованных сторон проекта является непрерывным и зачастую трудоемким процессом.

Например, можно доказать, что рабочий линии сборки, чья будущая занятость зависит от результата проекта по проектированию нового продукта, является заинтересованной стороной проекта. Выявление заинтересованных сторон проекта и понимание относительной степени их влияния на проект является критически важной задачей.

Невыполнение этой задачи может существенно увеличить сроки и повысить стоимость. Примером может являться позднее выяснение того, что юридический отдел является важной заинтересованной стороной проекта, что приводит к задержкам и росту затрат в связи с правовыми ограничениями.^[5]

Проект может восприниматься заинтересованными сторонами как имеющий и положительные, и отрицательные результаты.^[6]

Некоторые заинтересованные стороны проекта могут выиграть от успешного завершения проекта, тогда как для других заинтересованных сторон проекта могут наступить в результате его успеха негативные последствия, например, руководители ведущих предприятий района останутся в выгоде после завершения проекта промышленного развития, который положительно отразится на экономике района^[7].

В случае, когда заинтересованные стороны проекта питают положительные ожидания в отношении проекта, в их интересах будет содействовать его успешному выполнению. Интересы отрицательно настроенных заинтересованных сторон проекта препятствуют выполнению проекта. Неспособность заметить отрицательно настроенных заинтересованных сторон проекта может привести к увеличению вероятности неудачи. Важной составляющей обязанностей менеджера проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта. Это может быть трудной задачей, поскольку зачастую заинтересованные стороны проекта преследуют очень разные или конфликтующие цели. Одной из обязанностей менеджера проекта является поддержание баланса между этими интересами и обеспечение того, чтобы команда проекта взаимодействовала с заинтересованными сторонами проекта профессионально и с позиций сотрудничества^[8].

Как правило, начинающий руководитель проекта ожидает, что заказчик или инициатор сам выявит ожидания от проекта у других заинтересованных сторон. Но на деле этого чаще всего не происходит.

Если говорить о проектах, цели которых связаны с развитием бизнеса, ключевая причина изменений – это добавление требований к результатам по ходу реализации проекта, источниками которых являются заинтересованные стороны проекта^[9].

Как можно заключить из определения, заинтересованная сторона может быть, как внешней, так и внутренней по отношению к проекту^[10].

Итак, у заинтересованной стороны есть интересы к проекту, которые могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Кроме этого, различные заинтересованные стороны могут иметь противоречащие ожидания^[11].

Информация об ожиданиях заинтересованных сторон может в первую очередь повлиять на такие аспекты управления проектом, как сбор и анализ требований к результатам проекта и анализ рисков проекта^[12].

1. Классификация участников проекта

Если бы классификатор заинтересованных сторон был разработан с учетом отраслевой специфики проекта, то его полезность была бы большой. Но при отсутствии отраслевого классификатора можно использовать универсальный, позаимствовав его в одной из методологий по управлению проектами. Например, в подходе к управлению проектами PMBOK рассматривается следующий список заинтересованных сторон проекта:

спонсор проекта;
заказчик проекта;
пользователи;
поставщики и подрядчики
деловые партнеры;
подразделения компании;
функциональные руководители.

Существуют также и другие заинтересованные стороны такие как: снабженческие организации, финансовые институты, правительственные регулирующие органы, эксперты по предметной области, консультанты.

Рассмотрим более подробно список заинтересованных сторон проекта^[13].

Заказчики – это лица или организации, которые будут пользоваться продуктом, услугой или результатом проекта. Заказчики могут быть внутренними и/или внешними по отношению к исполняющей организации. В некоторых прикладных областях заказчики и пользователи являются синонимами, тогда как в других под заказчиками подразумеваются органы, приобретающие продукт проекта, а под пользователями – те, кто непосредственно будет его использовать. Заказчик заинтересован в том, чтобы проект был полностью выполнен, а также закончился без лишних проблем^[14].

Спонсор – это лицо или группа лиц, которые предоставляют финансовые ресурсы (деньгами или в любом другом виде) для проекта. Когда впервые возникает замысел проекта, спонсор поддерживает его. Сюда входит выступление в роли представителя перед руководством более высокого уровня, чтобы заручиться поддержкой по всей организации и содействовать получению выгод, которые принесет проект. Спонсор сопровождает проект на протяжении процесса вхождения в контакт и отбора до получения официального одобрения и играет важную роль в разработке первоначального содержания и устава^[15].

Менеджеры проектов (руководитель проектов) назначаются исполняющей организацией для достижения целей проекта. Это заметная роль, требующая серьезных усилий, которая подразумевает большую долю ответственности и изменение приоритетов. Она требует гибкости, осмотрительности, сильных лидерских качеств и умения договариваться, а также солидного знания практики управления проектами. Менеджер проекта должен быть способен понимать проект до мелочей, но при этом управлять им, исходя из комплексного видения проекта. Являясь лицом, несущим ответственность за успех проекта, менеджер проекта руководит всеми аспектами проекта, включая, среди прочего:

разработку плана управления проектом и всех сопутствующих составляющих планов;
обеспечение надлежащего выполнения проекта с точки зрения сроков и бюджета
обнаружение, наблюдение и реагирование на возникающие риски;
предоставление своевременной и точной отчетности по системе показателей проекта^[16].

Менеджер проекта является ведущим лицом, отвечающим за обмен информацией со всеми заинтересованными сторонами проекта, в частности со спонсором проекта, командой проекта и другими ключевыми заинтересованными сторонами проекта. Менеджер проекта находится в центре взаимодействий между заинтересованными сторонами проекта и самим проектом^[17].

Команда проекта состоит из менеджера проекта, команды управления проектом и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом. Данная команда состоит из представителей различных групп, обладающих знаниями в конкретной предметной области или набором конкретных навыков и выполняющих работу по проекту^[18].

Функциональные руководители являются ключевыми лицами, играющими руководящую роль в рамках административной или функциональной области предприятия, такой как отдел кадров, финансовый отдел, бухгалтерия или отдел поставок. Им выделяется собственный постоянный персонал для выполнения текущих работ, и они имеют четкие указания управлять всеми задачами в рамках своей функциональной области ответственности^[19]. Функциональный руководитель может предоставлять экспертную помощь в предметной области, или его функцией может являться предоставление услуг для проекта. Подчиняются менеджеру, руководят подразделением, не принимают решений. Существует несколько организационных структур проекта. Функциональные руководители учитываются в функциональной и матричной организационной орг. Структуре. В проектной структуре они отсутствуют, там есть только менеджер проекта (руководитель).

Управлением операционной деятельностью занимаются менеджеры по операциям – это лица, выполняющие управляющую роль в основной области деятельности предприятия, например, в области исследований и разработок, проектирования, производства, подготовки к работе, испытаний или технического обслуживания. В отличие от функциональных руководителей, эти менеджеры имеют дело непосредственно с производством и обслуживанием реализуемых продуктов и услуг предприятия^[20].

В зависимости от типа проекта формальный переход происходит при завершении, чтобы передать техническую документацию по проекту и другие документы постоянного хранения в руки представителей соответствующей группы управления операциями. Затем группа управления операциями включит переданный проект в число стандартных операций и обеспечит ему долговременную поддержку^[21].

Продавцы, также называемые агентами, поставщиками или подрядчиками, – это сторонние компании, заключившие договор на предоставление компонентов или услуг, необходимых для проекта. Деловые партнеры также являются сторонними компаниями, но они имеют с предприятием особую связь, иногда приобретенную посредством процедуры сертификации^[22].

Деловые партнеры предоставляют специализированную экспертную помощь или играют отведенную им роль, например, осуществляют установку, настройку в соответствии с требованиями пользователя, обучение или поддержку^[23].

Таким образом, необходимо сделать вывод о том, что никакой проект не может состоять без заинтересованных лиц, иначе проект не сможет начаться. Заинтересованная сторона проекта — субъект, влияющий на проект. Они могут повлиять на результаты проекта. Каждый из них имеет свои полномочия при реализации проекта, а также, конечно, несет риски.

Существует несколько заинтересованных сторон проекта, например, спонсор, заказчик, может даже органы власти, потому что именно им выплачиваются налоги за ведение деятельности^[24].