Файл: Особенности приемки продукции по качеству и количеству на предприятии промышленности ООО «Алко – АСС» (Теоретические основы организации приемки товаров).pdf

Товарный эксперт проверяет соответствие номера пломбы на станке номеру пломбы, зафиксированному в прямом акте отгрузки. Проверяет герметичность уплотнения тента, боковин и дверей машины. Если целостность уплотнения или тента машины нарушена:

- товаровед звонит директору по снабжению;

- машина не вскрывается до прихода директора по снабжению.

Товарный эксперт снимает пломбу, направляет на разгрузку, проверяет отсутствие замусоренных поддонов, соответствие наклеек на поддонах, целостность пленки на поддонах, если поддоны заполнены или открыты:

- Товаровед звонит директору по снабжению;

- составляет акт осмотра машины;

- ведет прием товара непосредственно с машины.

Товаровед организует выгрузку:

- один продавец находится в машине и выкладывает из нее поддоны с помощью рохлипо пандусу или при помощи гидроборта;

- второй продавец помогает закатывать в буферную зону поддоны и вместе с товароведом ведет приемку товара. Если отсутствует возможность доставки поддонов внутрь (невозможен въезд поддона, нет буферной зоны). Товаровед разгрузку организует путем приемки товара прямо в машине с последующей расстановкой товара прямо в ряды. В данной ситуации в дни прихода выводится максимальное количество персонала на время приема товара.

После выгрузки товара специалист делает запись в маршрутном листе, в которой указывается время прибытия автомобиля, номер пломбы, запись о наличии возврата товара. Если автомобиль оставил поддон с товаром другого магазина или скачал брак, то товар возвращается. Специалист по товарам пломбирует автомобиль, номер пломбы указывается в маршрутном листе.

2. Складирование товара

Продавец который выгружал поддоны с авто, устанавливает их в буферной зоне, с учетом возможности разгрузки местных товаров. Товаровед начинает приемку поддонов. Если разгрузка производится путем приемки товара прямо в машине то: продавцы складируют оставшийся после выкладки на стеллажные полки товар на поддонах на складе (только полные коробки)

3. Прием товара. Товаровед организует прием товара на складе. При этом начинает с поддонов, которые затрудняют движение по складу.

Товаровед (сам или поручает продавцам) визуально определяет дефицитные остатки товаров и начинает приемку с этих товаров.

Продавец берет с поддона коробку с товаром, вскрывает ее. Продавец называет наименование товара, объем единицы товара в коробке. Товаровед проверяет качество товара, наличие брака и утиля. Некондиционный товар тут же отставляется в отдельную коробку. Товаровед отмечает в накладной принятую коробку и сообщает продавцу о готовности продолжить. Продавец принятую коробку снимает с поддона и перекладывает в тележку для складирования. Если обнаружено несоответствие качества и количества товара то товаровед делает в накладной соответствующие пометки:

П (количество) - перевозок;

Н (количество) - недовоз;

Б (количество) - брак;

У (количество) - утиль;

На основании сделанных на накладной отметок, товаровед оформляет в базу данных корректирующие документы, руководствуясь инструкциями:

«Инструкция по созданию корректировок приходов на МД»

«Инструкция по работе с документа прихода и возврата корпоративного товара местных поставщиков на МД»

Новый товар администратор во время приемки откладывает в отдельную коробку (корзинку) для последующего заведении штрих-кода и формирование ценника на эту новинку товаровед. Товаровед отдает продавцу на выкладке образцы новинок и ценники. Продавец разносит эти образцы на места продажи, выставляет товар, расклеивает ценники. Без ценника товар запрещено продавать.

Если при приемке товара была выявлена недостача товара, то результат приемки продукции по количеству оформляется актом приемки. Акт о приемке материалов применяется для оформления материальных ценностей имеющих качественное и количественное расхождение, а так же расхождение по ассортименту с данными товарно-сопроводительных документов поставщика.

Акт в четырех экземплярах составляется членами приемной комиссии ООО «Алко - АСС». После приемки продукции акты с приложением документов передают: один экземпляр в бухгалтерию, для учета движения материальных ценностей, другой - отделу поставок для направления претензионного письма поставщику, последний экземпляр хранится у начальника отдела приемки для контроля и ведения учета.

Акт составляется в тот же день когда была выявлена недостача. В акте указывается:

• наименование получателя, составившего акт и его адрес;
• дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта;
• наименование и адрес изготовителя и поставщика;
• дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
• состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;
• точное количество недостающей продукции и ее стоимость.

Если при приемке продукции одновременно выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов поставщика, то в акте указываются точные данные об излишках.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству. Акт утверждается руководителем предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после составления акта.

К акту приемки, в котором устанавливается недостача продукции, прикладываются:

• копии сопроводительных документов, накладной сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя.
• Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии.

Актирование некачественных товаров

По результатам приемки по качеству и комплектности составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции.

Акт составляется в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно указывается:

• наименование получателя продукции и его адрес;
• номер и дата акта, место приемки продукции;
• наименование и адрес изготовителя и поставщика;
• номер и дата счета-фактуры, транспортной накладной и документа, удостоверяющего качество продукции;
• состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;
• количество, наименование предъявляемой к просмотру и фактически проверенной продукции с выделением забракованной, подлежащей исправлению у поставщика, подробное описание выявленных недостатков и их характер;
• количество негодной к использованию продукции, ее стоимость;
• другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения ненадлежащего качества или комплектности продукции.

Акт подписывается всеми лицами, участвующими в проверке качества и комплектности продукции.

К акту прилагаются:

• документы изготовителя, удостоверяющие качество и комплектность продукции;
• транспортный документ (накладная);
• акт отбора образцов и заключение по результатам анализа отобранных образцов.

Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся в установленном в ООО «Алко - АСС» порядке: один экземпляр в отделе приемки, другой направляется в отдел поставок.

Составление акта по приемке товара

После окончания приемки по количеству, качеству, комплектности оформляется акт о приемке товаров. Акт составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию алкогольной продукции, поступившую по одному транспортному документу. Все приемные акты регистрируются в «Журнале регистрации приемных актов на склад ООО «Алко - АСС». Журнал пронумерован, прошнурован, скреплен подписью и печатью руководителя и главного бухгалтера.

Каждому акту соответствует свой порядковый номер. В приемном акте указывается:

• поставщик;
• наименование и количество поступившего товара;
• производитель товара;
• серия товара;
• цена и стоимость с учетом НДС и без;
• общая сумма поступившего товара по данному приемному акту.

Приемный акт оформляется в двух экземплярах. Подписывается членами приемной комиссии. Первый экземпляр остается в приемном отделе, подкрепляется к соответствующей накладной и передается на хранение. Второй экземпляр акта отправляют в отдел поставок для учета.

Качество товара при приемке в ООО «Алко - АСС» в основном определяется сертификатами на продукцию.

При поступлении алкоголя на склад к товарно-транспортным накладным прикалывается пакет сопроводительных документов. Основным является сертификат, в котором указывается дата разлива алкоголя и его срок годности, это паспорт данной продукции. В товарно-транспортной накладной указывается номер сертификата, так же указывается номер свидетельства о государственной гигиенической сертификации, которое так же прилагается к ТТН. С последующими поставками на эту продукцию, подходящую к этому сертификату, с накладной передаются копии сертификатов, заверенные печатью и росписью. В случаях, когда с накладными нет сертификатов на продукцию, в накладных указывается, что держателями сертификатов является предприятие, отправившее товар в ООО «Алко - АСС». При отсутствии сертификата, на алкоголь обязательно должно быть качественное удостоверение товара, в котором указана дата разлива продукции.

При приёмке товара товаровед смотрит на бутылке дату разлива алкоголя и находит эту дату в сертификате товара по штрих-коду товара либо по названию, предварительно убедившись, что сертификат действителен и срок действия сертификата не истёк. В отсутствии сертификата эту же дату разлива необходимо найти в качественном удостоверении на товар. Если в сопроводительных документах отсутствует информации о данной бутылке алкоголя, обращаются к предыдущим сертификатам и качественным удостоверениям.

В ООО «Алко - АСС» ведётся картотека, в которой раскладываются сопроводительные документы по поставщикам товара. Если даты разлива на данную продукцию нет, не в сопроводительных документах, не в документах от предыдущих поставок, то обращаются к поставщику с просьбой прислать по факсу копию в этот же день поставки, на первое время и обязательно копию сертификата с оригинальной печатью и росписью по почте, либо торговый агент, делающий заявки на этот товар, привезёт на склад эти документы.

3. Основные направления по совершенствованию процесса приемки товаров по количеству и качеству в ООО «Алко – АСС»

Приемка товаров в ООО «Алко - АСС» является важной составляющей торгово-технологического процесса. Ей завершаются закупочные операции, и одновременно начинается складская обработка поступивших товаров. Поэтому для обеспечения рациональной работы предприятия необходимо проведение ряда мероприятий по совершенствованию приемки товаров по количеству и качеству. Так повышения эффективности приемки товаров можно достичь путем разработки технологических карт.

Технологическая карта – это форма документации, которая включает пооперационную разработку того или иного процесса с указанием технических средств, затрат времени и труда на его выполнение. В первую очередь целесообразно разрабатывать технологические карты приемки товаров с указанием в них графиков поступления товаров в течение дня, последовательности выполнения операций, количества работников, занятых разгрузкой и приемкой товаров, норм затрат времени на выполнение операций. Технологические карты помогают более рационально использовать рабочее время, механизмы, применять более эффективные приемы и методы труда, обеспечивать сохранность качества товаров.

Совершенствование операций по приемке необходимо начинать еще со стадии заключения договоров на поставку товаров. Для этого необходимо наиболее полно прописать все обязательные для выполнения условия в договоре на поставку товаров. А перед заключением договора важно оценить надежность и качество обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: количество брака, недостачи, пересортицы в поставках. Исходя из анализа выбранных показателей, проводят группировку поставщиков, после чего для каждой из групп разрабатывают договорную политику, в том числе способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров.

Также совершенствованию организации приемки товаров будет способствовать внедрение прогрессивной технологии доставки товаров с использованием тары-оборудования. Это даст возможность:

- устранить излишние звенья на пути движения товаров от производства до торгового зала магазина;

- максимально механизировать погрузочно-разгрузочные работы, что будет способствовать улучшению условий труда, а также позволит резко сократить численность работников, занятых на транспорте и в торговле;