Файл: Разработка устава проекта.pdf

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• отраслевые объединения;
• эксперты по предметной области;
• проектный офис.

2)Методы организации групповой работы имеют широкое применение в рамках процессов управления проектом и способствуют созданию устава проекта. Примеры основных методов включают мозговой штурм, разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Модераторы используют эти методы, чтобы помочь командам и отдельным лицам выполнять операции проекта.

1. Выходы процесса «Разработка устава проекта».

Устав проекта — это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Он документирует бизнес-потребности, допущения, ограничения, понимание потребностей заказчика, высокоуровневые требования, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:

• назначение или обоснование проекта;
• измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
• высокоуровневые требования;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описание и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
• назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
• ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.

1. Бизнес-вопросы.

Каковы реальные потребности бизнеса? Какие выгоды бизнес хочет получить от внедрения этого продукта? Список работ и услуг, которые должны быть созданы во время проекта? Например, вы запускаете сайт. Значит, вам необходимо составить список того, что этот сайт должен точно содержать, например, возможность просматривать видео, возможно легко добавлять в него новые статьи и новости.  Информацию поэтому описание вы можете получить из бизнес-потребностей клиента, из стратегических планов компании. Какую экономическую выгоду планируется получить от запускаемого проекта? Эту информацию можно получить: проведя исследование потребностей рынка, получив информацию об аналогичных решениях в вашей сфере, проанализировав социальные потребности ваших клиентов, проанализировав технические преимущества вашего решения. Каковы ожидания заказчика от проекта?

---

1. Технологические вопросы.

Возможно ли осуществить запрос бизнеса? Если нет, то, что именно из запросов бизнеса возможно реализовать? С помощью каких решений можно реализовать потребности бизнеса? Какое решение для этого подходит лучше всего? Реализовывались ли в нашей компании подобные решения ранее? Как это делалось? Структурные вопросы (эти вопросы учитывают возможные влияния законов и культуры компании на проект). Какие государственные стандарты могут повлиять на проект? Например, если ИТ-решение потребует сертификацию, то это необходимо учитывать, чтобы заложить возможные издержки на это в проект. Какова корпоративная культура и стратегия компании, в которой вы работаете? Как стандарты, принятые в компании, влияют на ваш проект? Например, вы запускаете сайт, и ваша компания работает в этом направлении с одним давно проверенным вендором. Следовательно, вы должны учесть это при разработке устава проекта. Что сейчас происходит на рынке? Легко ли вам будет найти ресурсы для реализации проекта? Факторы, описанные выше необходимо учитывать, так как они могут оказать, как положительное, так и отрицательное влияние на проект.  Также они понадобятся вам, когда вы начнете процесс планирования.

Устав проекта утверждают:

• Генеральный директор компании.

Составлением устава занимаются:

• Руководитель Проекта со стороны компании.
• Руководитель проекта со стороны исполнителя.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что каждый проект имеет цель, имеет свой жизненный цикл. Устав проекта является основным документом при реализации проекта. Это документ, который включает в себя всю важную информации по данному проекту. После его утверждения, проект является авторизированным. Составлением устава занимаются руководитель проекта со стороны компании и руководитель проекта со стороны исполнителя, а утверждает его генеральный директор компании.

Глава 2. Разработка устава проекта на примере программы по учету кадров «Смотритель»

• 1. Краткая характеристика проекта.

---

Реализуется проект в компании «Umbrellacorporation». Название проекта- программа по учету кадров «Смотритель». Данный проект будет технологическим, так как в данном проекте мы будем внедрять в систему компании новую систему. Целью проекта является создание программы по учту кадров «Смотритель». Целью создания системы является повышение эффективности бизнес-процессов компании «Umbrellacorporation» в области управления персоналом, централизация в системе существующей информации в виде, пригодном для детального и всестороннего анализа.

Причиной реализации проекта является переход компании на новую систему учета кадров, поэтому в рамках стратегии развития компании «Umbrellacorporation» реализуется программа по построению 1С: учет кадров. Данный проект реализуется в рамках программы «1С: учет кадров», задачи которой должны быть подчинены стратегии развития бизнеса.

Основанием для выполнения настоящего проекта является договор на оказание услуг компании «Infarma». Срок – до 01.02.2019. Качество – согласно спецификации (требования Заказчика, закрепленные в Техническом задании).

Таблица 1

Результаты проекта^[18]

Результаты	Содержание результатов
Промежуточные результаты	Обученные члены проектной группы Заказчика и конечные пользователей по использованию информационной Системы по реализации задач управления персоналом. Сконфигурированный в соответствии с функциональным, организационным, техническим объемами внедрения прототип информационной Системы по реализации задач управления персоналом на основе решений программного обеспечения SAP ERP. Пользовательские инструкции для сотрудников Департамента управления персоналом и организационного планирования компании «Umbrellacorporation» в соответствии с функциональным и организационным объемами внедрения. Установленные рабочие места в структурных подразделениях компании «Umbrellacorporation» в соответствии с функциональным и организационным объемами внедрения при условии выполнения Заказчиком требований со стороны Исполнителя по организации каналов связи. Наличие отчетности в части задач управления персоналом на основе данных Системы (виды отчетности зафиксированы в Приложении №2 к Договору). Установленные рабочие места в структурных подразделениях «Umbrellacorporation» в соответствии с функциональным и организационным объемами внедрения при условии выполнения Заказчиком требований со стороны Исполнителя по организации каналов связи.
Конечный результат	Готовая к использованию программа

---

Основные задачи проекта:

1. Определение стандартов и процедур внедрения проекта, определение стратегии, подготовка планов.
2. Анализ деятельности Общества, все относящиеся к проекту бизнес-процессы, формирование представления о целях и организационной структуре общества.
3. Проектирование системы (конфигурирование).
4. Обучение пользователей.
5. Подготовка к внедрению системы.
6. Обеспечение опытно-промышленной эксплуатации и переход функционирования системы в режим реального времени.

Возможна конкуренция на рынке в лице других компаний с похожими системами. Также мы должны предоставить специальный документ «техническое задание», где будет подробно описан весь проект, что хочет от нее заказчик и срок ее ввода в эксплуатацию.

Необходимость выполнения настоящего проекта обусловлена экономическими потребностями в повышении капитализации и конкурентоспособности Заказчика, а также недостатками существующей на предприятии системы по управлению персоналом:

• неэффективность системы регистрации рабочего времени;
• отсутствие интегрированности стандартных бизнес-процессов управления персоналом, наличие двойного ввода;
• не оперативность корпоративной отчетности;
• отсутствие инструментов анализа кадровой и управленческой информации.

Уточненный план-график выполнения работ (оказания услуг) будет определен в Содержании проекта.

Уточнение плана работ Проекта без изменения сроков окончания проекта утверждается руководителями проекта от Исполнителя и Заказчика.

Уточнение плана работ по Проекту с изменением срока окончания работ по проекту производится Управляющим комитетом.

Необходимо выделить следующие допущения к реализации проекта: все изменения содержания будут своевременно выносится на рассмотрение Управляющего комитета.

Генеральным подрядчиком по Проекту является «Infarma».

К ограничению проекта относятся:

1. Окружение проекта. При реализации системы Исполнитель обязан учитывать ограничения, накладываемые:

- организационной структурой Компании

- корпоративной культурой

- государственными стандартами и законодательством

- существующими в Компании процедурами управления персоналом

- существующими человеческими ресурсами (навыки, знания, специализации)

2. Время.

- Планируется выполнить все задачи по этапам проекта в сроке начиная с 28.03.2018 и заканчивая 01.02.2019.

3. Бюджет.

- Совокупная стоимость Проекта внедрения централизованной системы управления персоналом для «Umbrellacorporation» не должна превышать 500.000 евро (без НДС).

---

4. Технологии.

- Проект должен быть реализован в рамках следующего программного обеспечения:

• SAP ERP– базовое программное обеспечение.
• SAP BusinessWarehouse – хранилище данных и средство построения корпоративной отчетности.
• Oracle – СУБД, используемая для работы SAP ERP и SAP BW.
• Локальные ИС – локальные информационные системы Заказчика.
• Приложения MicrosoftOffice.
• MicrosoftVisio,ARIS – графические системы для отражения бизнес-процессов («Как-есть» и «Как-будет»).

Стоимость проекта.

Совокупная стоимость проекта внедрения централизованной системы управления персоналом для «Umbrellacorporation» составит 265784 евро (без НДС). Данный показатель состоит из стоимости прав пользования SAP ERP HCM (лицензионная составляющая) и стоимости консалтинговых услуг. Стоимость услуг обучения не включена в совокупную стоимость программы внедрения и будет определена позднее, исходя из разработанной программы обучения для Заказчика.

Совокупная стоимость проекта внедрения может быть уменьшена за счет привлечения к внедрению (на условиях субподряда) специалистов Заказчика, обладающих специфическими знаниями предметных областей. Конкретные варианты организации программы внедрения могут быть предметом переговоров между Заказчиком и Исполнителем.

Инициатором (спонсором) проекта является Генеральный Директор «Umbrellacorporation». Руководителем Проекта со стороны «Umbrellacorporation» является Начальник отдела БП Департамента Информатизации «Umbrellacorporation». Исполнителем проекта является «Infarma».

Участники проекта:

• «Umbrellacorporation» осуществляет данный проект совместно с «Infarma», выступающего Генеральным подрядчиком по проекту.
• Инициатор проекта (спонсор) – Генеральный директор компании «Umbrellacorporation».
• Заказчик – компания «Umbrellacorporation».
• Генеральный подрядчик – компания «Infarma».
• Другие участники: Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, Фонд обязательного медицинского страхования, Налоговая инспекция, Правительство РФ.

Ниже представлена схема команды проекта в виде

организационной структуры проекта (рис.2).

Рисунок 2. Организационная структура проекта^[19]

В таблице 2 приведены списки лиц и их должностные ответственности

Таблица 2

Спонсор и руководители проекта: роли, должностные обязанности^[20]

Лицо	Должностная ответственность
Спонсор, инициатор проекта (Генеральный директор)	генеральная ответственность за достижение результатов проекта; принятие окончательного решения при возникновении спорной ситуации; утверждение изменений основных параметров проекта, обеспечение при необходимости дополнительного финансирования и привлечения дополнительных людских ресурсов; участие в управлении проектом и своевременное принятие решений, обеспечивающих успешное завершение проекта; утверждение подходов к выполнению проекта и прием результатов проекта в соответствии с утвержденными подходами; утверждение документов, завершающих этапы работ по Проекту и Акта сдачи-приемки работ по Договору
Руководитель Проекта со стороны «Umbrellacorporation»	обеспечение сохранности проектной документации на электронных и бумажных носителях; участие в подготовке общего плана на этапы Проекта и детальных планов работ проектных групп на месяц; формирование структуры управления; разработка Проектных процедур; оперативное руководство выполнением планов работ Проекта; проведение оперативных Рабочих совещаний; выполнение функций председателя на заседаниях Оперативного Совета; организация (подготовка повестки заседаний) заседаний Управляющего комитета и Оперативного Советов; решение проблем, возникающих на уровне подразделений Проектной группы, и, при необходимости, их вынесение на уровень Управляющего комитета; представление на Оперативном Совете еженедельного (ежемесячного) отчета о статусе проекта, Управляющему комитету отчетов о состоянии работ на Проекте, контроль своевременности рассылки протоколов заседаний.
Руководитель Проекта со стороны « Infarma »	выполнение работ на Проекте в полном соответствии с установленными объемом и сроками, контроль качества подготовка общего плана на Фазу Проекта и детальных планов работ проектных групп на месяц; подготовка повестки заседаний Оперативных Советов и участие в заседаниях Оперативного Совета; решение проблем, возникающих на уровне проектных групп, группы интеграции и, при необходимости, их вынесение на уровень Оперативного Совета; согласование проектных решений.

---