Файл: «Технология работы бизнес центра в гостинице».pdf

В первую очередь необходимо подобрать место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции.

После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик.

В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе.

К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

Заказчик обязан проинформировать участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

Организация экскурсий, культурной программы, пост – конгрессных туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

Все положения, перечисленные выше, находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

2.3 Проведение конференции

Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия.

Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

• помещение для заседаний на все время их проведений;
• обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
• служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
• обслуживание в зале заседаний.

Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника.

В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ БИЗНЕС-ПАКЕТА

3.1 Общие сведения о гостинице

Гостиница - дом для временного проживания приезжающих с одноместными или неодноместными номерами и обслуживанием.

Гостиничный комплекс "Усадьба Плешанова" расположен в жилом доме купцов Плешановых (известных общественных деятелей ХIХ века) – это место, где прошлое и настоящее слилось воедино. Для тех, кто хочет поближе познакомиться с историей древнего города, посетить святые места, полюбоваться куполами церквей, гостиница "Усадьба Плешанова" гостеприимно распахивает свои двери...

В XIX веке усадьба объединяла несколько построек: два каменных двухэтажных дома, флигель, погреб, кладовую, каретный сарай, конюшню, дровяной сарай, баню, людскую избу. Здесь же располагался свечной сальный завод. Вокруг был разбит большой сад.

В 1836 году домами владел основатель династии – Максим Михайлович Плешанов, ростовский купец 1-й гильдии. Потомственный почётный гражданин происходил из крестьян деревни Красново Спас-Подгорской волости Ростовской округи.

Он родился в 1770 году, на земле, которая принадлежала тогда Ведомству государственной экономии, где крестьяне не имели помещика. Торговые дела позволяли бывшим крестьянам заплатить выкуп, однако М. М. Плешанов в дополнение к торговле построил и салотопочную мастерскую с небольшим числом рабочих, которая выпускала в год пять с половиной тысяч пудов свеч на сумму 30 250 рублей серебром. Уже к середине века он создал крупную фирму, которая вела оптовую торговлю в Санкт-Петербурге, Казани, Арзамасе и Рыбинске.

Наша гостиница Усадьба Плешанова располагается в непосредственной близости от исторических и архитектурных памятников города Ростова Великого неподалеку от озера Неро.

Относится к категории 3 звезд. Трехзвездочная гостиница – это оптимальный выбор для большинства постоянно путешествующих людей. Они являются самыми распространенными во всем мире. Номера таких гостиниц оборудованы всеми удобствами (телефоном, телевизором, холодильником, возможно, мини-баром). Сервис гостиниц различных стран мира может значительно отличаться друг от друга.

Усадьба обладает уютными комфортабельными номерами, оборудованными по европейским стандартам. Он состоит из трех зданий в которых с комфортом могут разместиться 50 человек. Общий жилой фонд гостиницы составляет 21 номер различной категории.

Такие как: стандарт, полулюкс, мансарда и люкс. Они соответствуют всем современным требованиям, в каждом из которых есть все необходимое для работы и отдыха: отдельная ванная комната, удобные кровати с ортопедическими матрасами, кондиционер и холодильник, телевизор и скоростной Wi-Fi.

Организационная структура в гостинице (Приложение 1)

Как правило: генеральный директор, заместитель (исполнитель) генерального директора, руководитель службы приема, главный инженер, руководитель службы безопасности, директор по питанию, шеф-повар, директор ресторана, сменные повара, главный бухгалтер, кассир, руководитель кадровой службы, руководитель хозяйственной службы, директор по обслуживанию.

Служба горничных – Отдел Гостиничного Хозяйства, отвечающий за уборку номеров, холлов, туалетов, коридоров и других внутренних помещений, в которых осуществляется прием гостей.

Служба общественного питания обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе, барах, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

Основное содержание работы кадровой службы составляет:

• формирование кадров организации (планирование, отбор и наем, высвобождение, анализ текучести и т.д.);
• обучение работников (переподготовка, аттестация и оценка персонала, организация продвижения по службе, проведение воспитательной работы);
• совершенствование организации труда, его стимулирование, создание безопасных условий труда.

Хозяйственная служба – это самое крупное подразделение гостиницы. Повседневное поддержание в должном порядке огромного числа жилых комнат требует большой ответственности и пунктуальности. От руководителя этой службы требуется организаторская способность, требовательность, стремление соответствовать самым высоким стандартам.

Опытный руководитель службы должен придерживаться следующих правил:

• рационально и эффективно использовать подчиненный ему обслуживающий персонал;
• применять рациональные приемы и технологические процессы в работе службы;
• постоянно осуществлять контроль, быть пунктуальным в работе;
• не допускать панибратства, относиться ко всем предельно объективно;
• регулярно проводить инвентаризацию;
• не уклоняться от возникающих проблем, ставящихся перед ним гостями или руководством;
• поддерживать в коллективе принципы высокой культуры и морали;
• поддерживать стремление сотрудников к повышению образовательного уровня;
• поощрять рационализаторские предложения работников;
• воспитывать у подчиненных чувство взаимоуважения, коллективизма, добропорядочности, взаимопомощи, милосердия.

Для достижения поставленных целей и задач в компаниях индустрии гостеприимства должна быть разработана окончательная организационная структура, а работа в ней должна быть разделена между всеми работниками. Также структура нужна для эффективного преобразования ключевых функций работников, определения их подотчетности, обеспечения должных усилий со стороны персонала.

3.2 Описание бизнес – пакетов

Для деловых гостей, помимо основных бизнес – пакетов мы предоставляем услуги – газеты, утренний кофе, местная телефонная связь, кабельное телевидение др. Гости могут воспользоваться кафетерием, обеденным залом и др. Предоставляется конференц – зал, для проведения встреч и конференций самого высокого уровня.

Гостиница Усадьба Плешанова располагает конференц – залом на 80 человек, для проведения презентаций, тренингов или семинаров. По вашему желанию сотрудники гостиницы организуют кофе – брэйк, обед и ужин для участников конференции, номерами «люкс» и банкетными залами. К услугам гостей – прачечная, химчистка, предоставление необходимой информацией, киоски розничной торговли, бассейны, сауны. Можно выделить общий перечень подобных услуг:

• Наличие бизнес – центра;
• Комнаты для ведения переговоров;
• Конференц – залы;
• Банкетные залы;
• Возможность организации встреч и различных банкетов, свадеб, юбилеев, а также специальное обслуживание от кофе – брейков до официальных банкетов;
• WI-FI – интернет;
• Телефонная связь;

Наша гостиница не нацелена исключительно на бизнес – клиентов, размещение таких гостей проводится в «обычных» номерах, в которых есть «рабочий уголок», оборудованный под маленький офис. Здесь находится большой письменный стол, удобная настольная лампа. Во всем остальном это обычный стандартный номер – такая же площадь, телевизор, телефон, холодильник, кондиционер и сейф.

Также к бизнес – услугам относится организация банкетов и иных массовых мероприятий.

Что касается оплаты таких услуг, то гостям предоставляется право выбора формы оплаты за такого рода услуги.

Так, гость может заплатить следующими, наиболее удобными для него способами:

• наличными (cash) или кредитной картой (credit card) у кассира службы приема и размещения заранее или сразу после оказания услуги. Кассир выдает гостю счет об оплате;
• попросить занести сумму за определенную платную услугу на его общий счет для оплаты в дальнейшем (room charge) или по-другому (late charge).