Файл: «Технология работы бизнес центра в гостинице».pdf

Дополнительный модуль Менеджер по бронированию предоставляет возможность вести журнал заявок путевок, бронировать номера и отдельные места в них, оптимизировать заполнение номерного фонда, отбирать наиболее выгодные заказы, контролировать расчеты с организациями – партнерами, реализующими путевки фонды социального страхования, туристические фирмы и др.

С помощью этого модуля учитываются заявки на путевки и бронируются номера или отдельные места в них по внесенным заявкам.

В настоящее время выделяется так называемая золотая четверка GDS, владеющая более чем 90 западного рынка и по обороту, и по числу клиентов Amadeus, Galileo, Sabre и WorldSpan. В России к этому классу принадлежат система бронирования авиабилетов Сирена и система резервирования мест в гостиницах Алеан Alean.ru. На российском рынке также используется система Gabriel для международных рейсов Аэрофлота. На Западе системы GDS получили широкое распространение как разновидности электронного обмена данными Electronic Data Interchange, EDI и электронного перевода средств Electronic Funds Transfer, EFT . Они являются прототипами бизнес-систем в информационной среде.^[5]

В свою очередь на российском рынке бронирования гостиниц начала функционировать система следующего поколения отечественных GDS – Алеан. В отличие от распространенных в России и ставших уже привычными систем резервирования Сирена и Gabriel, система Алеан появилась сравнительно недавно. Покупателями здесь могут быть как турфирмы, работающие в онлайновом режиме, так и индивидуальные клиенты.

Такую возможность система получила в силу полной своей ориентации на Интернет-технологии. Для индивидуальных клиентов оформление и оплата заказа пока происходит в офлайновом варианте в офисе фирмы или по месту прибытия на отдых. Компания Алеан была создана в 1999 г. на базе компании-туроператора РВБ Российское воинское братство специально для внедрения на отечественный рынок глобальной компьютерной системы бронирования и продаж туров.

Эта система нашла применение в России, СНГ и некоторых безвизовых странах Чехия, Болгария. Проектированием системного комплекса занимались собственные программисты компании. Однако оптимальный маркетинговый облик продукт обрел лишь с привлечением специалистов, знакомых не только с информационными технологиями, но и со спецификой туристического бизнеса. Системный комплекс Алеан предназначен для взаимосвязанной работы через Интернет в режиме реального времени всех участников туристического рынка объектов размещения пансионатов, домов отдыха, санаториев и пр тур агентств, тур операторов, индивидуальных клиентов.

Подводя итоги первой главы можно отметить, что компьютерные системы находятся на данный момент на стадии активного развития.

Безусловно, установка новых, а также усовершенствование существующих систем требует больших затрат, что не всегда является приемлемым, а также целесообразным в условиях Российского рынка.

Стандартные функции модуля бронирование, независимо от программы, которая непосредственно установлена на гостиничном предприятии, определяются потребностями службы бронирования и включают запросы на резервирование, обоснование готовности номеров к сдаче, создание записей о резервировании, подтверждение резервирований, поддержание записей о резервировании, создание отчетов.

1.3 Предоставление интернет услуг в гостинице

В наше время гостинице уже недостаточно предоставить клиенту обычный номер с завтраком. Запросы гостей становятся все выше, и, чтобы удовлетворить их, отелям приходится придумывать массу дополнительных услуг в том числе и интернет.

Основные из них – организация на своей базе различных конференций, симпозиумов и тренингов для персонала. Принимать у себя корпоративных участников различных конгрессов, выставок и симпозиумов для отелей сейчас гораздо выгоднее, чем работать с индивидуальными путешественниками или групповыми заявками от туроператоров. Некоторые отели сознательно отсекают групповой туризм, выставляя для групп цены выше, чем для корпоративных клиентов, или предлагая размещение совсем без скидок.

Гостиницы, работающие с корпоративными клиентами, часто предлагают заказчикам мероприятий стандартизированные конференц-пакеты. В стандартный «дневной» конференц-пакет обычно включаются следующие услуги:^[6]

— аренда помещения для заседаний со стандартным набором технического оборудования;

— 2 кофе-паузы (кофе, чай, выпечка);

— ланч.

Интернет – это, прежде всего связь, новая система коммуникаций, расширяющая горизонты традиционного общения. И основные характеристики этой связи –- экономичность и эффективность. Кроме того, современный клиент заинтересован в привычном для него Интернет – общении, и предоставление доступа в Интернет из гостиницы существенно повысит ее рейтинг.

Возможности новой связи позволяют ей конкурировать не только с факсом, телексом, пейджером и телефоном. Интернет уже предлагает такие услуги, которые до него были монополизированы радиостанциями и телевизионными компаниями.

Так, в рамках Интернет гостиница может осуществлять широкомасштабную рекламную кампанию. Создавая свой сайт, или используя серверы других компаний, гостиница может донести информацию о себе до миллионов потенциальных клиентов.

Более эффективно и привлекательно выглядит комплексное решение, включающее в себя 100% покрытые сетью Wi-Fi жилой и развлекательной части гостиницы и организация надежной высокоскоростной сети передачи данных, в том числе – с использованием оптоволоконных резервируемых линий. В этом случае, если говорить о «зонах Wi-Fi», объем реализации услуг значительно увеличивается, так как многие клиенты предпочитают пользоваться Интернет у себя в гостиничных номерах.

Наличие разветвленной интегрированной сети в гостинице открывает возможность как обеспечить надежной связью подразделения, так и предоставлять дополнительные, уникальные услуги: цифровое телевидение «поверх» IP, видеонаблюдение с использованием IP-камер с проводным или Wi-Fi подключением, контроль доступа (дверные замки и панели управления с контактными или RF-картами) и многое, многое другое.

Конечно, Интернет должен быть окупаем. Но скорость окупаемости напрямую зависит от организации Интернет – сервиса в гостинице и квалифицированного использования его возможностей. В результате оптимального сочетания указанных факторов происходит увеличение загрузки гостиницы, что и является основным моментом окупаемости. Интернет в качестве дополнительной услуги в гостинице также вносит свой вклад в окупаемость.

Через Интернет клиент может отправлять электронную почту, факсы и т.п. Кроме того, Интернет является средством удаленного управления бизнесом, что особенно важно для клиентов гостиницы. Оборудование Бизнес-центра или Интернет – кафе в гостинице может предоставить гостям широкий спектр услуг от простого «гуляния» по Интернет до видео – конференций.

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПАКЕТОВ

2.1 Значимость делового туризма

С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. В этой связи развитие индустрии делового туризма является неотъемлемым условием успешного бизнеса и оказывает значительное влияние на развитие национальной экономики и ее интеграцию на мировой рынок. Данный вид туризма является одним из наиболее прибыльных и имеет огромное значение для принимающей стороны

В наше время каждый четвертый из десятков миллионов человек, ежедневно покидающих свой дом, чтобы отправиться в поездки, делает это по служебной надобности. И весь огромный сектор поездок, совершаемых с самыми разнообразными деловыми целями, именуется деловым туризмом.

Деловой туризм играет важнейшую роль в развитии национальной экономики любой страны, активно содействуя ее интеграции в мировой рынок. Деловой туризм очень многогранен. Свыше половины его объема составляют корпоративные поездки – как индивидуальные деловые поездки, так и для участия в мероприятиях, проводимых промышленными и торговыми корпорациями.^[7]

С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. Деловой туризм играет в этом важную роль. Развитие национальной экономики и интеграция ее в мировой рынок тоже немыслимы без развития сферы делового туризма.

Во-первых, деловой туризм стоит дорого и, следовательно, является доходным. Большую часть деловых путешественников составляют менеджеры высшего и среднего звена компаний, поэтому продавцы дорогих, высококлассных услуг имеют наибольшую выгоду.

Во-вторых, многие деловые путешествия совершаются в не самый загруженный для туристского центра период, поэтому там всегда рассчитывают на бизнес-гостей независимо от сезонности.

Деловая коммуникация, обмен технологиями и информацией, поиск новых рынков, поиск партнеров для инвестиций и совместных проектов, продвижение компаний через PR – акции, обучение персонала и внедрение корпоративной культуры – все это деловой туризм. А еще, деловой туризм – это один из ресурсов интеграции и развития компаний, через участие в выставках и конгрессах, через бизнес – образование. Деловой туризм – это одно из важнейших условий успешного бизнеса.

Необходимость организации и обслуживания как корпоративных поездок, так и многочисленных мероприятий в сфере делового туризма послужили причиной создания мощной индустрии услуг.

Инфраструктура делового туризма включает выставочные и конгрессные центры, бизнес – отели, бизнес-авиацию, платежные системы, современные технологии, благодаря которым деловой человек вне зависимости от своего местонахождения способен держать руку на пульсе своего бизнеса.^[8]

Деловая жизнь успешно протекает только там, где для этого имеются соответствующие условия. В условиях увеличивающейся динамики бизнеса необходимо искать новые ресурсы для развития делового туризма. Например, такие, как:

• развитие персонала при использовании успешного опыта своих коллег - организация стажировок и различного рода обучающих программ как в России, так и за рубежом;
• участие в различных мероприятиях, связанных с расширением деловых контактов, поиском и разработкой новых механизмов по привлечению инвестиций;
• обмен информацией и технологиями;
• реклама и всевозможные PR-акции;
• создание имиджа и репутации и другие.

Подводя итог выше изложенному, можно отметить: деловой туризм - один из наиболее значительных частей экономики.

Это развитие международных контактов, укрепление авторитета и полная интеграция этого аспекта и нашего города в мировое пространство.

Привлечение к проведению международных мероприятий необходимо для поддержки и городской экономики, и культуры, и образования, и медицины. Поэтому деловой туризм - это гораздо больше, чем просто бизнес поездки, это целый спектр очень важных вопросов.

2.2 Организация конференций

Конференция, как и любое деловое мероприятие – это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение.

Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

Это достаточно сложный процесс, который потребует большого количества сил и времени:

• подобрать конференц – зал;
• создать комфортную атмосферу, отвечающую формату и целям делового мероприятия;
• продумать и учесть множество организационных моментов.

Секретарь может предложить различные варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц-оборудование, варианты кофе – брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!

Осуществление работ по проведению конференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончания конференции и числа участников, а также перечня услуг.

Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.