Файл: Организация закупочной работы коммерческой организации.pdf

1. Отсутствие адекватной быстрой реакции в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств (возникновение ситуации outoffstock – отсутствие ликвидного товара в продаже).

2. Необходимость вмешательства человека в работу системы автозаказа в случаи смены торговых сезонов, приближения праздников, ротации ассортимента, смены поставщика. Анализ работы системы выявил целый ряд упущений в программе, которая обслуживает процесс продаж. В настоящее время, совместно с разработчиком программного обеспечения, проводится работа по устранению этих ошибок и прописываются дополнительные алгоритмы в конфигурации для полномасштабного внедрения системы автозаказа.

Почему современные торговые российские предприятия несут такие большие убытки.

Остановимся на основных причинах:

1) неразвитая внутренняя инфраструктура предприятия;

2) неверная организация бизнес-процессов, ошибки в технологических цепочках;

3) отсутствием отсутствие грамотной складской и транспортной логистики;

4) транспортные потоки не отрегулированы;

5) не применяются передовые информационные технологии;

6) высокой стоимостью кредитных ресурсов;

7) недостаточная квалификация персонала.

1.2 Особенности организации закупочной деятельности на современных торговых предприятиях

Специфической особенностью в организации деятельности торгового предприятия стоит выделить смену формы стоимости товара, при его движении из сферы производства в сферу потребления. В торговом предприятии очень важным является правильная организация торгового и технологического процесса.

Технологический процесс состоит из совокупности последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, основная цель которых, сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и конечных потребителей.

Технологический процесс - это не что иное, как совокупность методов и приемов, которые начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс – это такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др. В торговом процессе происходит смена формы стоимости.

Особенностью данного процесса является то, что и товары, и покупатели являются предметом труда. Это происходит по тому, что продавцы обслуживают процесс продажи товара на всех его этапах, а покупатели оказываются вовлеченными в этот процесс. В формате магазинов самообслуживания, покупатель – основной двигатель и основа всего процесса продажи.

Необходимо понимать, что в целом торговый процесс – это не только процесс предпродажной подготовки товара и его продажи, это целый комплекс мероприятий, целью которого является непосредственное доведение товаров до потребителей.

Современные торговые предприятия не только продают товар, изучая спрос, они уже непосредственно могут оказывать влияние на спрос, формировать гастрономические привычки, задавать моду и тенденции в покупках. Изнутри, торговый процесс представляет собой сложнейший конгломерат, в котором взаимодействует на постоянной основе множество переменных: ресурсы, люди, информация, технологические решения. Уже отмечалось ранее в работе, что в России, в настоящее время, торговля самая привлекательная в инвестиционном плане отрасль, так как обеспечивает быстрый возврат инвестиций. Торговля самая быстрорастущая по объемам прибылей отрасль. Очевидно, что торговая сфера стала центром притяжения для специалистов высокого класса, новейших достижений прогресса в организации торгового процесса. Более того, именно в торговле, в ее формате сетевого ритейла, впервые выделилась и оформилась в России профессия «Менеджера по закупкам». Уже в процессе формировался функционал и должностные инструкции. Сам торговый процесс был изрядно модернизирован и автоматизирован, либо частично, либо полностью. Его успешное функционирование требовало серьезной подготовительной и аналитической работы. Еще 10 лет назад практически все программное обеспечение для предприятий торговли закупалось за рубежом.

В настоящее время, в этой сфере остались только национальные игроки, за исключением 15 графических программ для построения планограмм (алгоритмов выкладки товара в торговом зале, с учетом оборудования и контрактных обязательств). В основе организации торгового процесса на современном торговом предприятии лежат следующие:

1. Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.

2. Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.

3. Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

В совокупности, именно эти факторы определяют динамичность и эффективность торгового и технологического процессов. Вместе они создают различные схемы организации работы торгового предприятия:

1. Схема, включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и продажу. Это самая часто применяемая схема.

2. Схема включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение и продажу. Исключен параметр предпродажной подготовки, что позволяет сделать вывод о том, что данная подготовка осуществляется централизованно.

3. Схема включает в себя разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. Это схема применяется, в основном, в магазинах самообслуживания.

Чаще всего, применяются все три схемы одновременно, в зависимости от поставщика и типа товара, который он поставляет. Организация закупочной деятельности на современном этапе на торговых предприятиях основывается прежде всего на принципе наличия «переходящего остатка» и товарных складских запасов.

Вся товарная номенклатура, перечень товаров, для удобства обработки разбит на целый ряд категорий. Количество и характеристики категорий разные в зависимости от сферы торговли. В каждой категории существует еще более подробное внутреннее деление на подкатегории.

Для каждой категории менеджер выставляет период оборачиваемости товарной группы, величину наполняемости одного товара, величину минимального переходящего остатка, величину рекомендованного складского остатка. Современное программное обеспечение позволяет сформировать аналитический отчет по любому из этих параметров и сформировать заказ на позицию.

На современном этапе развития весь процесс закупа, предпродажной подготовки и продажи сопровождается электронным документооборотом. Любой участник процесса может легко и просто сформировать любой необходимый бланк. В последнее время в производственной закупочной логистики был разработан и внедрен ряд систем закупок, которые ориентировались на конкретную потребность предприятия. Это позволило высвободить часть денежных ресурсов, которые ранее замораживались в складских остатках, то есть возросла их оборачиваемость. Некоторые из достижений данных систем, нашли свое применение и в торговой закупочной логистике:

1. Система Канбан (карточка) метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии в корпорации «Тойота». При формировании заказа учитываются только потребность, которая исходит из конечного монтажа. Метод особенно эффективен на поточном, конвейерном производстве.

2. Система планирования производственных ресурсов МРП (MRP).

Данная система состоит из 3 уровней:

а) программное планирование;

б) распределение материалов;

в) управление закупками.

Данная система является замкнутой, так уже на этапе управления закупками выявляются расхождения между плановыми и фактическими данными. Эти расхождения становятся основанием для будущего планирования.

3. Система «Точно в срок» – про очень эффективный метод снабжения, при котором при помощи частых («дробных») поставок удается резко сократить складские запасы. Данная система требует серьезной подготовки на стадии заключения договоров, в которых будет подробно оговариваться степень ответственности поставщика по срокам поставки.

4. Система запросов – метод закупочной логистики, при котором заключается типовой договор поставки на достаточно длительный период, и сам поставщик формирует запрос на поставку. Как правило, поставщик имеет возможность контролировать, отслеживать товародвижение. По мере необходимости, он формирует запрос к менеджеру закупа, а тот оценив остатки, либо его подтверждает полностью, либо корректирует и подтверждает, либо отказывается. Система снимает нагрузку с закупщика по отслеживанию остатков, но ее реализация возможна только с доверенными, надежными поставщиками.

Наиболее востребованной и перспективной выглядит концепция закупочной логистики лежит принцип объединения интересов торговых организаций – концепция распределительных центров. В основе распределительного центра(РЦ) лежит модель общего товарного склада торгового предприятия. На складе подобного типа, можно складировать самые разнообразные товары, и с подобного склада можно обеспечить снабжение до 50-80% поступающих в розничную продажу товаров. Исключение составляют отдельные товары с исключительными характеристиками.

Основных отличий распределительного центра от общего товарного склада всего два, но принципиальных по смыслу:

1. Частичное или полное внедрение во всю цепочку технологических процессы по складированию и транспортировке товаров различных логистических схем. В дальнейшем, как правило, происходит автоматизация этих процессов.

2. В основе функционирования распределительного центра экономическая эффективность, которая проявляется в постоянном снижении затрат на хранение и доставку единицы товара. Кроме того, наличие распределительного центра позволяет покупать товары напрямую у производителей крупными партиями. Это позволяет закупить товар с хорошими сроками годности по очень привлекательным ценам. Наличие РЦ это еще и дополнительная возможность «подстраховать» торговое предприятие в дни «пиковых продаж», так как позволяет создать увеличенный запас наиболее значимых и востребованных товаров.

Реальный экономический эффект от этих преобразований по созданию собственного распределительного центра для крупного торгового предприятия, например, торговой сети, огромен и становится в будущем серьезным преимуществом в жесткой конкурентной борьбе. Подводя итог, можно сказать, что распределительный центр(РЦ)торгового предприятия – это центр рационализации товарных потоков. Именно там происходит преобразование, поступающей от различных поставщиков товарной массы в готовые к реализации, дробные ассортиментные позиции, и происходит быстрое распределение партий товаров по торговым точкам предприятия собственным транспортом.

Основная и прогрессивная роль распределительного центра состоит в том, что он обеспечивает целостность и непрерывность процесса формирования товарного ассортимента на всех стадиях, от склада поставщика до торгового зала. Непременной является автоматизация торговых и информационных процессов. Это позволит упрочить целостность этого процесса и позволит руководству торгового предприятия принимать более обоснованные и правильные решения. Стоит отметить, что, затраты предприятия по внедрению автоматизированных систем, как правило в течение 1-3 лет, перекрываются снижением транспортных и складских затрат в результате применения логистики.

Выделяют следующие функции распределительных центров:

- появление возможности у торгового предприятия закупать крупные партии товаров у производителей и тем самым, поддерживать оптимальный ассортимент в обслуживаемых им торговых точках. Преимущества: минимальные закупочные цены, ускоряется оборачиваемость товарных запасов, рост объемов розничных продаж;

- оптимизируются торгово-технологических и складских операции и, как следствие, происходит снижение эксплуатационных и других издержек; - оптимизируются транспортные потоки и снижается вероятность нерационального использования транспорта;

- на РЦ оптимизируются работы по контролю качества товаров, подтверждения соответствия. Данный тип работ переносится из магазинов в распределительные центры, что позволяет сократить внутрихозяйственные затраты на торговых предприятиях.

Существует два типа распределительных центров – открытый и закрытый. Закрытый распределительный центр обслуживает магазины только одной торговой сети. Данный РЦ – собственность торговой сети.

Соответственно, вся внутренняя технология такого РЦ подчинена выполнению задач торговой сети, по формированию и поддержанию принятого в магазинах данной сети товарного ассортимента. Весь технологический цикл работы центра полностью замкнут внутренними задачами и направлен лишь на их достижение.