Файл: Коммерческая деятельность по управлению товарными ресурсами.pdf

- нет истории выдачи договора;

- нет удобного поиска и сортировки, для создания сложной выборки;

- нет удобных форм для заполнения таблиц, готовых запросов и печатных форм;

- «все в одной куче», например, при изменении каких-нибудь данных контрагента, приходится вручную вносить изменения во всем журнале.

Кроме того, сотрудниками были высказаны следующие недостатки:

- практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только определенному работнику (например, бюджет договора);

- в этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом;

- функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:

- создания информационной системы, содержащей ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;

- автоматической регистрации новых документов;

- возможности создания требующихся запросов к информационной системе;

- возможности решения проблем обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. чтобы каждый пользователь имел свой собственный логин и пароль, а также имелись группы пользователей: - пользователь, администратор, только просмотр;

- возможности осуществления передачи документов при помощи персональных компьютеров, тем самым сокращение время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.

Предлагаемые на рынке автоматизированные системы учета договоров

весьма разнообразны и содержат существенно отличающийся функционал. Чтобы спрогнозировать результаты, лучше всего разбить весь проект автоматизации предприятия на несколько ключевых задач, решение которых напрямую повлияет на эффективность работы предприятия. Одна из основных функций автоматизации учета договоров это создание подконтрольной базы данных с информацией о контрагентах, реквизитах договорах, поставках, спецификациях (рисунок 2).

Рисунок 2. Информация о договорных отношениях

Должна использоваться следующая контактная информация о контрагентах:

- адреса;

- телефоны;

- адреса электронной почты;

- данные о руководителе, главном бухгалтере, коммерческом директоре, директоре по логистике;

- произвольные сведения.

В информационной базе должна быть возможность введения информации о нескольких контактных лицах, представляющих интересы контрагента.

Должна предусматриваться регистрация всех контактов с контрагентом, как планируемых, так и произошедших.

В записях о контактах необходимо указывать следующие сведения: сам

контрагент, контактное лицо со стороны контрагента, пользователь, ответственный за контакт со стороны предприятия, суть переговоров, затраченное время. Регистрироваться информация должна как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и информация, инициируемая пользователем (исходящая информация).

Автоматизированная система учета договоров поможет менеджерам планировать продажи, организовывать прозрачное управление сделками и оптимизировать каналы продаж. Система должна уметь хранить полную историю общения с контрагентами, формировать подходящие им предложения, завоевывать лояльность. Необходимо иметь возможность для менеджера составлять план на основе данных по своим клиентам с учетом вероятности, а руководителю, проанализировав объем подтвержденных платежей, составлять для менеджера стимулирующий план.

Предлагая функции, с помощью которых сотрудники предприятия смогут проводить прогнозирования и анализ, автоматизируя взаимодействие сотрудников с клиентами и между собой, автоматизированная система учета договоров формирует предпосылки для оптимизации формирования рабочего времени и увеличения прибыли организации.

Низкий уровень развития коммуникаций между сотрудниками и подразделениями делает работу компании малоэффективной и приводит к сбоям основных бизнес-процессов. Как следствие - снижается прибыльность бизнеса. Автоматизированная система учета договоров позволит организовать эффективное взаимодействие и обмен информацией внутри компании, препятствуя возникновению «информационных провалов» и потере важной информации.

Использование таких систем в компании поможет синхронизировать действия персонала, контролировать выполнение функциональных ролей команды в сделках, организовать автоматическое распределение задач между сотрудниками различных отделов на основании логики действующих бизнес-процессов. Благодаря применению единых корпоративных стандартов и лучших практик ведения бизнеса, система обеспечит быстрое обучение новых сотрудников.

2.3 Экономический эффект предложенного мероприятия по совершенствованию процесса учета и ведения портфеля договоров

Сметная стоимость проектирования и внедрения программного продукта включает в себя следующие затраты, определяемые по формуле:

Спр = Сдоп +Свебф+См+Смаш.вр (1)

Где: Спр – стоимость разработки программного продукта;

Сдоп - дополнительная заработная плата исполнителей;

Свнбв – взносы во внебюджетные фонды;

См - затраты на используемые материалы;

Смаш.вр - стоимость машинного времени.

На статью «Заработная плата» относят заработную плату инженерно-технических и других работников, непосредственно участвующих в разработке и внедрении программного продукта.

ООО «ПодольскТЭМ» не нуждается в наемных работниках, так как на предприятии работают системный администратор 1С и оператор, которые и будут заниматься внедрением и адаптацией программного продукта «Учет договоров» для организации. Расчет их дополнительной заработной платы осуществляется по формуле:

Сдоп = Сср×Т (2)

где: Сср- средняя тарифная ставка на предприятии работников, занятых

внедрением и адаптацией программного продукта «Учет договоров» для организации (руб./чел./час);

Т - трудоемкость внедрения и адаптации программного продукта «Учет договоров» (чел./час).

Расчет затрат на дополнительную заработную плату исполнителей приведен в таблице 3.

Таблица 3

Дополнительная заработная плата исполнителей

Величина расходов на материалы (бумага офисная, канцелярские товары) составит 4 250 рублей.

Затраты на машинное время, необходимое для внедрения и адаптации программного продукта «Учет договоров», включают: расходы на приобретение и подготовку материалов научно-технической информации, расходы на пользование средствами связи, а также затраты, связанные с работой ПК. Расчет на машинное время осуществляется по формуле:

С маш.вр = Кмаш.вр ×Змаш.вр. (3)

где: Кмаш.вр - тарифная стоимость одного часа машинного времени (40 руб./час);

Змаш.вр.- машинное время, используемое на проведение работ.

Необходимое количество машинного времени для реализации проекта рассчитывается по формуле:

Змаш.вр = t×Тср.маш. (4)

где: t - трудоемкость работ (чел.час);

Тср.маш. - средний коэффициент использования ПК (0,7).

192×0,7 = 134,4 часа

Стоимость машинного времени составит: 40 × 134,4 = 5376 рублей.

Результат расчета на внедрение и адаптацию программного продукта представлен в таблице 5.

Таблица 5

Смета затрат на внедрение и адаптацию программного продукта

Рассчитаем экономию от внедрения программного продукта «Учет договоров».

Затраты времени на ведение учета договоров до внедрения системы составляли шесть часов в день. Рассчитаем затраты времени в год:

6× 20×12 = 1 440 часов в год.

Предположим затраты времени на ведение учета договоров после внедрения программного продукта составят два часа в день. Соответственно в год затраты времени составят: 2× 20×12 =  480 часов в год.

Таким образом годовая экономия времени работы составит:

1440-480 = 960 часов.

Стоимость одного часа работника, отвечающего за договорную деятельность, при заработной плате 20000 рублей месяц составляет:

20000/(20×8) = 125 рублей.

Годовая экономия от внедрения программного продукта «Учет договоров» составит: 960 ×125 = 120 000 рублей.

Срок окупаемости внедрения программного продукта «Учет договоров» составит:74066/120000 = 6 месяцев

Таким образом, внедрение системы «Учет договоров» позволит рационально использовать трудовые и финансовые ресурсы ООО «ПодольскТЭМ», добиться снижения трудоемкости выполняемых работ, сократить срок обработки информации и облегчит ведение документооборота. Снизится количество ошибок в учетных данных, всю информацию можно вводить один раз и просто брать ее из соответственного модуля или блока.

Заключение

Коммерция - это инициативная, самостоятельная деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по осуществлению купли-продажи товаров народного потребления в целях получения прибыли. Коммерсанты расширяют возможности производства по удовлетворению запросов потребителей. Они создают условия для того, чтобы материальные блага, произведенные в массовом порядке множеством предприятий, разбросанных ни обширной территории, стали доступными потребителям и гаком количестве и качестве, в таком месте и в такое время, которые удобны для последних.

Для реализации товаров производитель может сделать выбор из пяти систем каналов сбыта. Основные варианты реализации коммерческой деятельности в тех формах, которые выработаны и успешно применяются на сегодняшний день это: торговое посредничество, оптовая торговля (одним из способов организации оптовой торговли является проведение торговых ярмарок и выставок), розничная торговля (деятельность по продаже товаров конечному потребителю для его личного использования). В настоящее время широкое распространение получили методы внемагазинной торговли, к которым относятся отправка товаров по почте (посылочная торговля), личная продажа, выездная и выносная торговля, торговля на рынках.
Процесс совершения коммерческих сделок состоит из следующих этапов: 

1) поиск товара (оферты, заказы); 

2) заключение договора (преддоговорные переговоры, подписание договора, дополнительные соглашения и тд.); 

3) осуществление расчетов; транспортировка (в том числе экспедиторские услуги); 

4) хранение (при необходимости); 

5) сдача-приемка.

Основой коммерческих правовых отношений служит договор. 

Коммерческий договор - это соглашение двух или более сторон об установлении обязанности продавца передать определенный товар в собственность покупателя и обязательства покупателя принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму, или взаимные обязательства сторон выполнить условия товарообменной сделки.

В процессе выполнения курсовой работы был проведен анализ текущей деятельности и перспектив развития ООО «ПодольскТЭМ». Также был проанализирован процесс учета договоров в ООО «ПодольскТЭМ».

Сначала менеджер проводит переговоры с контрагентами, затем принимается решение по коммерческому предложению. Следом менеджер обменивается с контрагентами необходимыми документами для заключения договора. На основе документов создается проект договора, затем договор подписывается сторонами и регистрируется. После регистрации составляется план действий по исполнению договорных обязательств и по этому плану происходит исполнение условий договора, затем проводят контроль на качество исполнения условий. В завершении договорных условий договор либо продлевается, либо закрывается.