Файл: Организационные структуры (Понятие о структуре управления).pdf

Руководитель отдела снабжения работает с поставщиками, заключает договоры, контролирует исполнение договорных обязательств, оптимизирует закупочную деятельность.

Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно–материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно–материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно–расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно–разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно–материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно–материальных ценностей.

Таким образом, работы организационная структура создается для обеспечения выполнения и управления бизнес–процессами компании с максимальной эффективностью. Поэтому совершенствование организационной или функциональной структуры рекомендуется проводить при наличии на предприятии четкой структуры бизнес–процессов, в свою очередь, соответствующих стратегическим целям компании.

Организационная структура – это не просто схема, на которой указаны подразделения и взаимосвязи между ними. Она должна отражать логику функционирования организации и соответствовать стратегическим направлениям ее развития и выполняемым бизнес процессам.

3. Совершенствование организационной структуры магазина «Мегаспорт»

В действующей структуре предприятия существует отдел снабжения. Он занимается планированием и осуществлением сбыта, разработкой наиболее эффективной сбытовой политики, важным составным элементом которой является ценовая стратегия, включающая методы и формы расчетов с потребителями, условия платежей, разрабатывает меры по совершенствованию управления и организации производства.

Направлением совершенствования может являться создание отдела маркетинга, в котором будут работать два специалиста работающих в отделе отвечают за следующие направления: Организация спроса и сбыта продукции; Организация рекламы (рисунок 8).

Рисунок 8 – Структура отдела маркетинга

Отдел маркетинга возглавляет начальник. Рабочее место начальника центра маркетинга оснащено следующими техническими средствами: компьютером, который связан с отделом сбыта, производственным отделом, вычислительным центром, а также имеет связь внутри центра маркетинга; телефоном; факсом для оперативной передачи информации; ксероксом.

Основными задачами отдела маркетинга магазина «МЕГАСПОРТ» являются:

обеспечение надежной, достоверной и своевременной информацией о рынке, структуре и динамике конкретного спроса, предпочтениях потребителей реализуемой продукции;

создание ассортимента продукции, который должен наиболее полно удовлетворять условиям предприятия и приносить наибольшую прибыль;

организация воздействия на потребителя, на спрос, на рынок;

контроль реализации продукции.

Проведение маркетинговых исследований в следующих областях деятельности предприятия:

–отбор и разработка новых изделий;

–рекламная деятельность;

–сбыт и рынки.

Формирование рынков сбыта изделий, принятых к освоению, включая использование внешних компьютерных сетей.

Создание банков данных по следующим направлениям:

–потенциальные конкуренты и их товар;

–потребители;

–разработчики новых изделий и их новые разработки.

Отдел сбыта выполняет функции двух отделов: розничной торговли, который осуществляет следующие виды деятельности:

– Реализация товаров народного потребления за наличный расчет через салоны.

– Анализ розничных, рыночных цен и выдача информации бюро цен.

– Бухгалтерский учет торговли.

– Развитие торговли встречными товарами.

– Развитие сферы услуг и реализации продукции, товаров народного потребления, продуктов под заработную плату.

– Пробная торговля опытными образцами новых товаров народного потребления.

– Организация выездной торговли.

И оптовой торговли:

– Организация оптовой торговли через региональных представителей и дилеров.

– Участие в ярмарках, выставках и заключение договоров.

– Организация бартерного расчета с потребителями за основную продукцию.

– Контроль за своевременной отгрузкой товаров народного потребления отделом сбыта и расчетами потребителей за отгруженную продукцию.

– Реализация неходовых в данный момент товаров по телефону.

Рекламирование в печати, на телевидении, по почте, на выставках и ярмарках новых и выпускающихся изделий с целью формирования новых рынков и расширения имеющихся.

Координация действий региональных представителей.

Отдел рекламы это: Поддержание и развитие имиджа фирмы, организация всех видов рекламной деятельности: радио, телевидение, наглядная реклама, дизайн стендов и салонов, сувениров, целевая реклама по переписке, телефону, телефаксу.

Все расходы, связанные с рекламной деятельностью предприятия, включаются в себестоимость продукции. Выделение средств на рекламную компанию зависит от объема реализованной продукции. Рекламная компания проводится в СМИ (радио, телевидение, журналы, газеты), а также на выставках, салонах, в которых предприятие принимает участие.

Проводятся мероприятия по созданию имиджа фирмы – брейдинг. Все мероприятия по рекламе расписываются по месяцам, сопоставляется, как рекламные мероприятия пересекаются между собой, оценивается весь комплекс мероприятий по рекламе. Регулярно осуществляется проверка финансирования рекламной компании и использования выделенных средств.

Важным этапом рекламной компании является реклама, осуществляемая через СМИ, телевидение, газеты и журналы. Выпускаются рекламные издания по заданию отдела маркетинга.

Отдел рекламы ведет деловую переписку в области рекламы. С целью расширения знаний в области рекламы, освоения новых приемов выписывается специальная литература, журналы «Рекламный мир», «Рекламист». Представители отдела рекламы принимают участие в выставках, салонах, где имеют право заключать договоры. Отдел рекламы осуществляет работу с дилерами в области рекламы, взаимозачеты по рекламе.

Отдел маркетинга в процессе деятельности сотрудничает и взаимодействует с другими подразделениями, службами и отделами предприятия по различным вопросам.

Специалисты отдела маркетинга должны иметь возможность получать быструю и квалифицированную юридическую консультацию. Руководитель отдела маркетинга особенно заинтересован в выявлении и найме хороших специалистов. В настоящее время ощущается острая нехватка обученных и опытных специалистов по маркетингу, лица, отвечающие за приглашение, опрос и выбор возможных кандидатов, должны иметь ясное представление о характере будущей работы соискателя, его статусе, служебных взаимоотношениях с остальными сотрудниками отдела, перспективах роста и необходимой для выполнения данной работы профессиональной и общеобразовательной подготовке, личных качествах, способностях и опыте работы.

Отделу маркетинга необходимо поддерживать тесные контакты с отделом кадров для того, чтобы подготовить чёткое описание должностных обязанностей каждого из сотрудников и требований, которым должны отвечать соискатели. Руководителям отдела маркетинга и кадров необходимо консультироваться о том, где можно найти кандидатов на должность, где следует поместить объявление о приглашении на работу, как должно быть составлено это объявление. Характер инструктажа, и если необходимо, программа обучения новых работников также должны вырабатываться совместно отделом маркетинга и отделом кадров. В то время, как общий инструктаж обычно проводиться отделом кадров, специальная подготовка по вопросам маркетинга, является обязанностью отдела маркетинга.

Взаимодействие отдела маркетинга с планово–экономическим отделом выражается в том, что данным отдел получает годовые, квартальные, месячные планы сбыта и строительства квартир; информацию об изменениях цен; методические материалы по вопросам планирования. Представляет на утверждение сметные калькуляции на работы и услуги, выполняемые отделом; сметы на содержание отдела; рекомендации для планирования на основе прогноза, выданного службой маркетинга; программу маркетинга в соответствии с целями и задачами предприятия.

Взаимодействие отдела маркетинга с бухгалтерией – это бухгалтерские данные о движении, реализации и остатках жилья за отчётный период для анализа и планирования; сведения о командировочных расходах (ежемесячных, квартальных, годовых); расчётные листы по заработной плате. Представляет документы для балансового отчёта; документы по командировкам специалистов.

Одним из важнейших элементов деятельности отдела является нормативная документация, которая определяет функции и цели отдела, а также возлагает на каждого специалиста свои задачи, обязанности, права, ответственность.

Главнейшим направлением развития, в настоящее время должно стать развитие маркетинга, налаживание механизма четкого его функционирования, одним словом, – организация маркетинга на предприятии. А этому должно предшествовать осознание руководством необходимости маркетинга.

Таким образом, главное направление внутреннего развития предприятия – создание полноценного отдела маркетинга.

Главным назначением отдела маркетинга является создание процесса управления ассортиментом, способного обеспечить конкурентоспособность предприятия на рынке.

Отделение функций маркетинга и передача их отдельному структурному подразделению (отделу маркетинга) позволит снизить нагрузку на сотрудников других подразделений за счет перераспределения обязанностей.

Специалисты по маркетингу смогут более качественно вести работу по отслеживанию текущей информации, обрабатывать ее надлежащим образом. К такой информации относятся: рыночные цены на продукцию, новые технологии в области пивоварения, информация о конкурентах, поставщиках и партнерах и т.п.

Сотрудники отдела маркетинга будут собирать информацию о новых товарах и продуктах, подбирать партнеров, разрабатывать рекламные компании, искать новые рынки сбыта, разрабатывать ценовую политику.

Деятельность данного подразделения позволит наладить сбытовую политику, расширить круг потребителей, поставщиков. Это приведет к расширению масштабов деятельности предприятия, получению большей прибыли за счет экспорта качественной продукции, а также внутренних продаж.

Также необходимо отметить, что в обязанности сотрудников отдела маркетинга входит рекламная функция деятельности магазина «Мегаспорт».

Заключение

Структура организации – это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.

Структура управления характеризуется составом и информационными взаимосвязями самостоятельных подразделений или отдельных исполнителей, расположенных в последовательной соподчиненности и наделенных определенными правами и обязанностями. Число звеньев в структуре определяет ее уровни.

Структуры могут быть одноуровневыми и многоуровневыми. В зависимости от их характера связи, они подразделяются на линейно–функциональные, дивизиональные и матричные. Более подробно эти характеристики и структуры будут рассмотрены дальше. Каждое структурное подразделение характеризуется количественными и качественными параметрами.

Объектом исследования выступает ИП Бологов Н. М. (магазин «Мегаспорт»). Магазин «Мегаспорт» осуществляет свою деятельность на основании свидетельства индивидуального предпринимателя, зарегистрированного областной администрацией города Киров, и свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

Анализируя трудовые ресурсы предприятия можно отметить, что в магазине «Мегаспорт» произошло снижение численности персонала на 6 чел. Рассматривая структуру персонала по качественному составу можно отметить, что основная часть персонала, работающая в магазине это мужчины в возрасте от 30 до 40 лет. Структура персонала по составу определяет, что основной категорией работающих, является торговый персонал. Наибольший удельный вес приходиться на персонал со средне–специальным образованием. Основная доля работающих сотрудников – это работники, проработавшие в магазине от 1 до 2 лет.