ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 16.10.2024
Просмотров: 8
Скачиваний: 0
Применение "1С:Предприятия 7.7" для организации управленческого учета
Дата создания: 21.11.2002
Мы уже рассказавали о возможностях типовой конфигурации "Финансовое планирование". В этой статье мы продолжаем эту тему и расскажем о ведении автоматизированного учета в целях управления предприятием с помощью других конфигураций программного комплекса "1С:Предприятие 7.7". Автор статьи - А. Самсонов, директор департамента разработки информационных систем, ООО "Морской экспресс", 1С:Франчайзи - опирается на практический опыт внедрения автоматизированных систем управленческого учета на ряде предприятий.
Содержание статьи:
Применение "1С:Предприятия 7.7" для организации управленческого учета
Применение "1С:Предприятия 7.7" для организации управленческого учета
В последнее время все больше и больше предприятий уделяют внимание управленческому учету. Что понимается под этим, казалось бы, интуитивно понятным, но в то же время обладающим большим количеством толкований термином, и зачем нужно вести управленческий учет? Ведь есть учет бухгалтерский, постепенно прижился термин "оперативный учет" (хотя некоторые ведут учет "складской"), недавно появился налоговый учет, а есть еще "финансовый" и т.п. В данной статье под управленческим учетом мы будем понимать ведение учета финансово-хозяйственной деятельности в целях управления предприятием.
Учет в целях управления - очень широкое понятие, ведь для управления, например, складом необходимо учитывать не только движение товаров, но и размещение товара на складе вплоть до номера полки, а для управления сбытом - число повторно обратившихся клиентов, количество звонков, сделанных менеджерами, и т.д. Объекты управленческого учета зачастую определяются структурой управления: на уровне кладовщика - это товары, на уровне менеджера сбыта - это товары и деньги, на уровне коммерческого директора - деньги и показатели эффективности работы. Для принятия управленческих решений важны и финансовые, и немонетарные показатели, и, как правило, чем выше уровень, тем большую роль начинают играть показатели финансовые. Как мы договорились, речь пойдет об учете в целях управления предприятием (предприятием в целом), поэтому мы сосредоточимся только на финансовой части управленческого учета.
Необходимость в ведении управленческого учета заключается в том, что современному бизнесу недостаточно той информации, которую дает, например, традиционный бухгалтерский учет. Современному управленцу требуются иные аналитические разрезы, большая глубина анализа и большая оперативность, чем в бухгалтерском учете, аналитика и периоды отчетности которого определяются не менеджерами, а законодательством и контролирующими органами. В данной статье показываются некоторые методы организации учета в целях управления предприятием, причем речь пойдет не просто о ведении учета, а о ведении автоматизированного учета с помощью программного комплекса "1С:Предприятие 7.7".
Какие методы и аппарат выбрать для ведения управленческого учета?
Можно попытаться реализовать управленческий учет на основе данных оперативного учета, пользуясь записями о движении товарно-материальных ценностей, денежных средств, состоянии и движении взаимных расчетов и т.п. - информации для нужд управления в оперативном учете много. Эта информация позволит определить валовую прибыль, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, отчет по движению денежных средств. Но этого мало, придется как-то учитывать прочие затраты организации, заработную плату, налоги. Потом дело дойдет до учета затрат на производство продукции, заемных средств, основных средств и нематериальных активов, т.к. хочется определить и степень капитализации, и показатели ликвидности, и многое, что требуется для серьезного анализа положения дел. А ведь, по сути, все, что перечислено - это данные, для учета которых создан бухгалтерский учет (правильнее будет даже сказать - бухгалтерская модель учета данных). Именно бухгалтерский учет позволяет полностью описать финансово-хозяйственную деятельность предприятия; на использовании данных бухгалтерского учета основаны все современные методики анализа деятельности предприятия, рассчитываются финансовые коэффициенты, строится отчетность для инвесторов. У некоторых управленцев, правда, имеется настороженное отношение к бухгалтерскому учету. Зачастую говорится, что "Мне нужен нормальный учет, для себя, а не бухгалтерия". Бухгалтерский учет не воспринимается как инструмент управленца.
В чем причина такого отношения к бухгалтерскому учету? Попробуем проанализировать основные факторы.
Во-первых, очень часто бухгалтер и руководитель, менеджер на ряде предприятий говорят на разных языках. Согласитесь, "сальдо по дебету 41-го счета" многими воспринимается далеко не точно также как "остатки товара на складах", а это только самый простой пример.
Во-вторых, в некоторых компаниях бухгалтер занимается только учетом для контролирующих органов, сдает отчетность в налоговую инспекцию и, по мнению руководителя, не способен на большее.
В-третьих, структура информации для целей налогообложения и для целей управления различна. И хотя в последнее время стараниями законодательства и в рамках программы приближения бухгалтерской отчетности к международным стандартам отчетность усложняется и становится все более и более развернутой, тем не менее, представление информации для руководства должно быть иным. Например, для принятия решений о мерах по сокращению затрат на производство продукции далеко не достаточно рекомендованных аналитических разрезов по 20 счету. При учете товаров в большинстве случаев управленцам необходимо включать в учетную стоимость не только транспортные и таможенные расходы, а все - например, еще и проценты агентам, чтобы знать полную стоимость товаров и иметь возможность быстро рассчитать максимальную скидку. Нормы амортизации основных средств, с точки зрения налогообложения и управления, различны - согласитесь, что при нынешних темпах развития компьютерной техники, например, стандартный офисный компьютер, по-хорошему, можно использовать не более 3-4 лет.
В-четвертых, для учета в целях управления желательна большая актуальность, нежели предоставляет бухгалтерский учет, в котором проводки делаются по мере поступления первичных документов, что приводит к тому, что информация по данным бухгалтерского учета запаздывает, а это не приемлемо для целей управления. С точки зрения управленцев необходимо учитывать факты хозяйственной деятельности в тот момент, когда они свершились, а не ждать документы, их подтверждающие, которые могут поступить через неделю-другую.
Отметим, что рассмотренные причины - это не только российская специфика, как обычно принято считать. Подобного рода "нестыковки" существуют и в бухгалтерском учете, ведущемся по международным стандартам. То, с какой периодичностью можно получить отчетность, какая информация будет в ней содержаться, определяется целью ведения учета. А сколько целей - столько и учетов. Для учета в целях налогообложения период, состав и структуру отчетности определяет законодательство, для учета в целях управления - руководство предприятия, и т.д. Просто надо признать параллельное и взаимосвязанное существование бухгалтерского учета как в целях налогообложения, так и в целях управления предприятием, а не отбрасывать "бухгалтерию", как что-то малосвязанное с реалиями российского бизнеса.
Все вышесказанное, по сути, лежит на поверхности и не является чем-то таким новым и революционным. Дальше, опираясь на собственный опыт, опыт сотрудников нашей компании по внедрению продуктов "1С" и разработке заказных систем учета, и опыт наших клиентов по постановке учета приведу несколько способов ведения учета для целей управления.
Использование бухгалтерского учета в целях управления
Посмотрим, каким образом на большинстве предприятий используют аппарат бухгалтерского учета для целей управления, последовательно проанализировав вышеизложенные причины.
Языковой барьер
Первая причина - "языковой барьер" между бухгалтерами и управленцами - это действительно первая причина, одновременно и самая простая, и самая важная. Однако устранить ее бывает гораздо труднее, чем все остальные, т.к. в дело начинает вмешиваться человеческий фактор. Радует то, что современные управленцы, менеджеры уже успешно овладевают "бухгалтерским" языком.
Параллельные структуры
Вторая причина - создание параллельных структур. Искусственное ограничение функций бухгалтерии только вопросами налогообложения в общем случае устраняется тогда, когда руководство начинает понимать, что просто количеством "учетных" подразделений проблема не решается. Организация отдельной "службы управленческого учета", которая "переводит" данные бухгалтерского учета или ведет параллельный учет - дело затратное, на это идут далеко не все предприятия. Да и результата можно не достичь. Ведь при "переводе" самих данных больше не станет, а при ведении параллельного учета может сложиться ситуация, когда сбор одних и тех же первичных документов производится разными учетными подразделениями, причем одним надо одно, а другим - другое. Это и дополнительная нагрузка на сотрудников, и предпосылка для создания путаницы.
Состав и структура информации
Третью причину - различия в составе и структуре информации - можно разбить на две составляющие. Первая - это организация аналитики так, как надо и управленцам, и "налоговикам". Если подойти творчески к организации аналитики, то из бухгалтерского учета можно извлечь очень много информации, необходимой управленцам. Например, часто бухгалтеры не обращают внимания на то, что в инструкции по применению Плана счетов по организации аналитического учета бухгалтеру предлагается абсолютно корректные с точки зрения управления состав и структура аналитики. И действительно, редко можно встретить эту рекомендованную аналитику на предприятиях. Почему - не знаю, может быть, как раз дело в том, что для учета в целях налогообложения такая аналитика не всегда нужна, а управленцы ее не просят.
Возьмем для примера, конфигурацию "Бухгалтерский учет. Ред. 4.2" и посмотрим на предлагаемый состав и структуру объектов аналитического учета - субконто. Счет 20 "Основное производство" имеет три разреза аналитики: "Виды номенклатуры", "Затраты на производство", "Подразделения". Честно скажу, этих трех субконто более чем достаточно для организации учета затрат практически в любых разрезах. Поскольку справочники многоуровневые, а стандартные отчеты типовой конфигурации дают возможность вывода данных по группам, то на их основе можно выдать руководству почти любой отчет. Например, "Виды номенклатуры" можно использовать для разбиения затрат по видам выпускаемой продукции или направлениям деятельности, по номенклатурным позициям и по заказам. "Подразделения" - ничто не мешает использовать их не только как список подразделений вида "администрация", "офис", "бухгалтерия", но и в качестве полноценного, действительно описывающего организационную структуру предприятия, справочника центров затрат. "Затраты на производство" - реквизит "Вид расходов" нужен по "Положению по составу затрат", а ввод статей и их группировка полностью во власти бухгалтера. Счета 60 "Расчеты с поставщиками" и 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субконто "Договоры" - с его помощью можно отразить задолженность в разрезе видов договоров (купли-продажи, комиссии, в условных единицах и т.п.), вплоть до сделки или счета. Это как раз то, что и нужно сотрудникам коммерческой службы, отделу сбыта. Огромные возможности для анализа предоставляет и настройка субконто по счетам учета денежных средств, имеющаяся в типовой конфигурации. Посмотрим, например, на счета 50 "Касса" и 51 "Расчетные счета". К ним "прикреплено" субконто "Движения денежных средств", грамотное использование которого таит в себе бездну возможностей. Не вдаваясь в детальное описание, скажу одно - с помощью этого многоуровневого справочника можно составить управленческую аналитику с достаточной степенью детализации и почти во всех разрезах, которые нужны руководителю для анализа движения денежных средств предприятия.
Повторюсь, но скажу, что по нашему опыту трехмерной аналитики типовой конфигурации более чем достаточно для организации учета. Разговоры же о том, что "жаль, что не предусмотрено больше", идут, скорее, оттого, что не всегда делается различие между зависимыми и независимыми аналитическими разрезами. Вот, например, счет 01 "Основные средства". Когда начинается обсуждение аналитики на этом счете, бухгалтеры требуют, как минимум, четыре субконто: "Объекты основных средств", "Группы основных средств", "Подразделения" и "Материально-ответственные лица". Однако в действительности достаточно одного "Объекты основных средств", т.к. все прочее - реквизиты карточки основного средства или группы справочника основных средств, а в типовой конфигурации достаточно отчетов, которые позволяют сгруппировать объекты основных средств и получить итоги в требуемых разрезах. Конечно, иногда типовых субконто бывает недостаточно, или специфика деятельности предприятия требует их изменения, но возможность изменения типовых конфигураций заложена в продуктах "1С:Предприятие 7.7", а примеров удачных изменений (внедрений) великое множество.
Вторая составляющая - это та информация, которой в бухгалтерском учете в целях налогообложения нет, или она отлична от той, которая нужна управленцам. Самый простой пример - иные нормы амортизации. Однако уже есть другие нормы - в налоговом учете. Так что существование еще одних уже не должно пугать. Одним из способов является добавление новых забалансовых счетов (аналогов счета 02 и 20), составление "типовой хозяйственной операции" (в которой прописать основные средства и формулу расчета отчислений), и можно производить амортизацию согласно нормам, принятым для учета в целях управления. Стоит обратить внимание, что только использование забалансовых счетов задачу не решит. Во-первых, придется помнить, что именно мы учитываем на забалансовом счете, например, всю сумму амортизации или только разницу в сумме. Во-вторых, управленческий учет, как и учет бухгалтерский (в отличие от налогового), представляет собой "замкнутую" систему (когда он реализован до управленческого баланса, а к этому рано или поздно приходят все предприятия), т.е. соблюдается правило "...сколько чего у одного тела отнимется, столько присовокупится к другому" (М.В. Ломоносов). Следовательно, придется повторить практически весь план счетов на забалансовых счетах - иначе не получить управленческий баланс. В третьих, бухгалтерская отчетность из состава регламентированной в типовой конфигурации не предназначена для отображения данных забалансовых счетов, следовательно, придется переписать ряд отчетов. На мой взгляд, удобство и "ошибкоустойчивость" данного способа оставляют желать много лучшего и, если дело не ограничивается только небольшими отличиями между учетами, мы придем к тому, что проще и удобнее будет использовать второй план счетов (об этом способе будет рассказано ниже).