ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 16.10.2024
Просмотров: 23
Скачиваний: 0
Учет фактов хозяйственной деятельности
Четвертая причина - разница в учете фактов хозяйственной деятельности. В управленческом учете необходимо учитывать факты хозяйственной деятельности непосредственно в момент их свершения. Буквально: свет зажегся - следовательно, надо принять к учету услуги электрика, товар отгрузили - уже реализация. Ждать, когда придет соответствующий документ, с точки зрения управления предприятием означает - искажать отчетность. И здесь тоже не обойтись забалансовыми счетами. Это вообще один из самых сложных моментов учета в целях управления, поэтому осветим его подробнее.
Концептуально - все просто. Делаем проводку в тот момент, когда мы, например, хотим отразить факт затрат, потом при составлении отчетности для "налоговиков" "забываем" эти проводки и "вспоминаем" про них при составлении отчета для управленцев. В учете по международным стандартам - это метод начислений при учете доходов и издержек в момент завершения операции (accrual basis accounting или упрощенно - accruals). Когда поступает первичный документ:
1) записываем ту проводку, которую следует сделать, и
2) аннулируем первую, т.е. делаем корректировку (adjustments).
Факт затрат можно отразить, не обязательно точно зная все реквизиты проводки: сумму, поставщика, договор и т.п. Можно просто зафиксировать факт оказания "информационных услуг" от "обычного поставщика", главное, чтобы в учете появилась запись о том, что такие затраты организацией понесены.
Конечно, "вручную" записывать и аннулировать проводки нереально. Посмотрим, как можно реализовать этот механизм с использованием программы.
Программная реализация
Необходимость и достаточность
Прежде чем начать разговор о программной реализации управленческого учета, необходимо найти ответ на два основных вопроса:
Какие задачи будет решать управленческий учет?
Какие ресурсы готово выделить предприятие для постановки и ведения управленческого учета?
От ответа на эти вопросы напрямую будет зависеть реализация управленческого учета на конкретном предприятии.
Задачи управленческого учета
Обычно заинтересованность в управленческом учете начинается тогда, когда ставится задача анализа движения денежных средств, т.е. поиск ответов на вопросы "Что является источником поступлений?" и "На что расходуются средства?". Так сказать, ответов на вопросы вида "Куда девались деньги, ведь только что были?". Ответ содержит в себе новый вопрос: "А почему у нас такие расходы?". Анализа движения денег явно недостаточно, и предприятие переходит к анализу доходов и расходов. В принципе, это типичная ситуация для большинства небольших (и не только) предприятий.
Дальше надо проанализировать отличия между структурой информации и периодами учета в целях налогообложения и учета, необходимого управленцам. Если отличия минимальны, и речь идет, например, о небольших изменениях в составе и структуре доходов и расходов, то, как уже говорилось выше, можно ограничиться возможностями типовой конфигурации "Бухгалтерский учет" (или "Торговля+Склад", если речь идет о предприятии торговли).
Отличия могут быть существенными, если речь идет, например, об анализе прибыльности подразделений (или направлений деятельности). Может случиться так, что стандартных способов разнесения косвенных затрат недостаточно для досконального анализа. Если стоимость аренды заметна в составе затрат, то уже недостаточно разнести ее пропорционально затратам на оплату труда или прямым материальным затратам. Требуется выработать свой способ, например, пропорционально занимаемой площади или количеству сотрудников в подразделениях, т.е. анализировать показатели, оказывающие влияние на структуру расходов.
Некоторые предприятия большое внимание уделяют расчету прямой себестоимости товаров, включая в нее все затраты, связанные с приобретением, транспортировкой, хранением и обработкой товара, разные для разных товарных групп и подразделений. В таких случаях возможностей типовых конфигураций может быть недостаточно - предприятие должно будет выработать собственную экономическую модель и реализовать ее с помощью настройки (адаптации) типовой конфигурации.
Когда речь заходит об анализе платежеспособности предприятия, например, о возможности соблюсти график оплат поставщикам в случае прогнозируемого сезонного спада на рынке и, как следствие, "кассового разрыва", только возможностей учета уже не хватит - нужно проводить внедрение системы финансового планирования. А, следовательно, использовать специализированные продукты, например, типовую конфигурацию "Финансовое планирование" (о ней читайте здесь).
Ресурсы, необходимые для постановки и ведения управленческого учета
Начиная внедрение управленческого учета, не следует рассчитывать на то, что дело заключается только лишь в программной реализации. Нет, в первую очередь предприятие должно выработать собственную экономическую и организационную модель управленческого учета и методику его ведения, что требует затрат как со стороны управленцев, финансистов и бухгалтеров, так и специалистов по внедрению. И только после выработки методики можно приступать к реализации автоматизированного учета.
Немаловажным моментом также являются возможности (и желание) предприятия с точки зрения ресурсов, выделяемых на ведение управленческого учета. Основными источниками дополнительных трудозатрат являются затраты на ввод дополнительной информации, необходимой управленцам, и на анализ полученной информации (а то бывает, что информация-то есть, только нет потребителей этой информации). Т.е. управленческий учет не возникнет сам по себе, и для того, чтобы анализировать затраты, например, все текущие платежи необходимо "привязать" к видам затрат, т.е. проделать дополнительную работу. Предприятию необходимо решить, какие функции будут автоматизированы, а какие нет, определить "рентабельность" ведения управленческого учета так, чтобы экономический эффект от него не был "съеден" затратами на его же ведение.
Рассмотрим некоторые способы организации ведения управленческого учета из практики внедрения программ семейства "1С:Предприятие".
Компонента "Бухгалтерский учет"
Первый способ - самый простой. Ведем две параллельные базы данных. Все элементарно, ничего не надо придумывать, но в силу того, что это даст не двойную даже, а, как минимум, тройную нагрузку на бухгалтера (ведь мало два раза ввести данные, надо еще их "перевести", разбить или наоборот, консолидировать, да еще в каждом случае по-разному), мы этот способ особо пропагандировать не будем. Отметим только, что он вполне реален и зачастую успешно используется именно в силу своей простоты. Если отличия между бухгалтерским и управленческим учетом существенны, и есть вероятность того, что применение интегрированного решения не даст существенного сокращения трудоемкости, то применение этого способа вполне оправданно.
Второй способ - адаптация (настройка) "1С:Предприятия" для ведения и бухгалтерского учета, и учета в целях управления. Это - самое радикальное решение, и, разумеется, оно потребует дополнительных затрат на создание такого рода интегрированной системы.
В основе системы остается типовая конфигурация, которая дополняется новыми функциями, а именно: для ведения бухгалтерского учета используются функциональные возможности типовой конфигурации, а для ведения управленческого учета добавляются новые функции. Понятно, что такая доработка требует высокой квалификации исполнителя, как в области конфигурирования, так и в предметной области управленческого учета. Рассмотрим два способа (идеи) настройки типовой конфигурации "Бухгалтерский учет", которые уже были апробированы на ряде предприятий.
Первый способ - это использование "разделителя учета" в качестве разделителя операций по видам учета, а не только по юридическим лицам, как он обычно используется. Можно использовать в качестве разделителя учета "Фирмы" (как это реализовано, например, в конфигурациях "Торговля+Склад" или "Комплексная конфигурация") или "Виды учета" - управленческий, бухгалтерский. Таким образом, план счетов и аналитические разрезы будут едиными для управленческого учета и учета в целях налогообложения, однако, мы сможем реализовать возможность учета фактов хозяйственной деятельности так, как этого требуют управленцы. В некоторых случаях, правда, одновременно разделить и виды учета, и юридические лица будет не просто (скорее сложно к восприятию, т.к. одна "фирма" будет восприниматься с точки зрения двух учетов). Способ прост на уровне идеи, но в реализации потребует кропотливого конфигурирования.
Второй способ - это использование компоненты "Управление распределенными информационными базами". Ряд наших клиентов, уже имеющих этот продукт, ведут учет в параллельных информационных базах и используют ее для загрузки/выгрузки данных из "бухгалтерской" базы в "управленческую". План счетов по-прежнему не меняется, и появляется возможность разделять информацию, необходимую для управления и налогообложения. Такой подход, правда, специфичен и требует осторожности, поскольку сильно "завязан" на требования к управленческому учету в конкретной организации, а успешная реализация этого метода возможна только при наличии у специалиста-настройщика четкого понимания специфики учета в данной организации.
Если различия в структуре информации между управленческим и бухгалтерским учетом велики, то правильнее будет использовать два плана счетов с разной аналитикой. Проводки по двум планам счетов делают параллельно или (а иногда "и") используют механизм переноса проводок из бухгалтерского учета в управленческий, в соответствии с выработанным алгоритмом (в самом простом случае - таблицей соответствия счетов и субконто). При таком подходе понадобится уже "серьезная настройка" - значительное изменение функций типовой конфигурации, переделка алгоритмов формирования проводок. Тут разговор может зайти уже не о настройке, а, скорее, о создании индивидуальной системы автоматизированного учета на платформе "1С:Предприятие".
Впрочем, осуществлять ведение управленческого учета, можно и не изменяя типовую конфигурацию "Бухгалтерский учет". Для этого существует конфигурация "Финансовое планирование".
Конфигурация "Финансовое планирование"
Использование конфигурации "Финансовое планирование" представляется вполне рациональным решением. Учет в целях управления ведется в конфигурации "Финансовое планирование", а "поставщиком данных" для него является информационная база конфигурации "Бухгалтерский учет". В чем мы видим рациональность такого решения? Во-первых, конфигурация "Финансовое планирование" - готовый инструмент и, соответственно, основные трудозатраты будут связаны только с постановкой учета. Во-вторых, с одной стороны, типовой продукт обеспечивает "быстрый старт", а с другой, "погружение" в управленческий учет может происходить постепенно, по мере роста запросов мы можем переходить от планирования и анализа движения денежных средств к анализу доходов и расходов, и далее, к управленческому балансу. В-третьих, применяемая в этой конфигурации модель управленческого учета является не совсем "бухгалтерской", что, скорее, является плюсом для управленцев. В ней сохранено преимущество, даваемое двойной записью, но нет плана счетов, при этом есть возможность построить управленческий баланс, причем в виде, более понятном и привычном для менеджеров, чем баланс бухгалтерский.
Подробное описание этой конфигурации выходит за рамки данной статьи (подробнее о конфигурации читайте здесь), отмечу только, что, используя эту конфигурацию, можно вести не только учет в целях управления, используя (интерпретируя) данные бухгалтерского учета. Конфигурация позволяет создать собственную систему финансового планирования (бюджетирования). Таким образом, в конфигурации "Финансовое планирование" мы можем совместить и планирование, и учет ("факт", с точки зрения бюджетов), что дает более широкие возможности для принятия управленческих решений. Опять же, если на предприятии так или иначе разделены финансовая служба (служба финансового директора и т.п.) и бухгалтерия, то эта конфигурация позволит управленцам иметь собственный взгляд на бизнес в понятных им категориях и необходимых разрезах. Если руководителю предприятия нужно построить управленческий учет без серьезного изменения существующей системы автоматизации, то использование конфигурации "Финансовое планирование" позволяет построить параллельно иную модель учета, более понятную управленцу. Тогда как интегрированное решение, безусловно, будет более "тяжелым" и может потребовать существенной переделки системы автоматизации компании.