Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. (Особенности применения процессного подхода).pdf

Очевидно, что предложенная стратегия — это подход, который требует времени. Путь к благополучию и эффективным процессам требует определения и постоянной актуализации приоритетов. Для достижения заметных результатов стратегия должна применяться неуклонно с самого начала, и ее реализация требует, чтобы на всем пути она твердо опиралась на описанные принципы. Это самый быстрый и самый надежный путь к успеху.

Глава 3. Применение в практике организации производства концепции процессного подхода

Удовлетворение постоянно меняющихся бизнес-требований и задач, таких как уменьшение жизненного цикла продукта, сокращение затрат, возрастающая глобальная конкуренция являются основными задачами внутреннего управления современного бизнеса. Компании вынуждены совершенствовать свои процессы, чтобы реализовать требования рынка. Как следствие, управление процессами является одним из самых важных и горячих управленческих тем, потому что это позволяет компаниям быстро адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса. Хотя консалтинговые фирмы по внедрению и оптимизации процессов и академическое сообщество регулярно предлагает и предлагает некоторые новые концепции управления, крайне важно определить эффективность этих инструментов на практике. Для осуществления организационных изменений необходимо опираться с одной стороны на принцип интеграции, с учетом рыночного механизма, в котором главную роль играет заказчик, а с другой стороны, на повышение активности и эффективности действий всех работников, участвующих в различных процессах и видах деятельности предприятия.

Выделенные изменения напрямую связаны с внедрением так называемого процессного подхода к организации производства и управлению деятельностью предприятия, который является одним из восьми базовых принципов, положенных в основу стандартов ИСО.

Первоначально идея использования процессного подхода к описанию деятельности предприятия рассматривалась в теории административного управления А. Файоля. Дальнейшее распространение данный подход получил лишь в конце ХХ в., когда применяемый функциональный подход к организации производства и управлению предприятием перестал быть прогрессивным. В подтверждение этому можно привести высказывание Т. Конти на Международной конференции по проблемам качества: "Введение процессного подхода означает отказ от подхода к менеджменту качества на основе бюрократических процедур в пользу более гибкого, интегрированного менеджмента компании, как "цепи ценностей", нацеленных на оптимизацию результативности и гибкости ее работы".

Изучение содержания концепции "процессного подхода" невозможно без уточнения терминов "процесс" и "процедура", используемых также в разных версиях стандартов ИСО 9000. Обобщение наиболее часто встречающиеся формулировок, раскрывающих содержание термина "процесса", приведено в Приложении №3.

Для осуществления процесса необходимо его организовать, обеспечить ресурсами, определить исполнителя и документировать. В целях обеспечения соответствия входов и выходов процессов, их идентификации необходимо организовать управление, обеспечивающее взаимодействие между процессами с помощью установленных процедур.

С позиции процессного подхода к обеспечению качества, каждый процесс необходимо описать формализовано и фактически. Формализованный подход позволяет построить структуру процесса, т.е. описать его как последовательность процедур и действий, закрепленных за уровнями управления конкретными исполнителями подразделениями. Фактический подход связан с временной организацией процесса, т.е. с определением места и роли процесса в структуре, с установлением его параметров с учетом требований к качеству конечных результатов.

Таким образом, процессный подход является инструментом, с помощью которого создаются и поддерживаются условия, необходимые для обеспечения качества процессов производства, гарантирующие удовлетворение внутреннего и внешнего потребителя. Для решения данной задачи целесообразно построить механизм управления производственными процессами, схема которого приведена в Приложении № 4.

В контексте процессного подхода применение в практике организации производства механизма управления производственными процессами предполагает проведение на предприятии ряда организационных изменений:

1. Переход от системно-дифференцированного к системно-интегрирующему подходу к организации производства и управлению производственными процессами. Система организации производства характеризуется внутренней упорядоченностью взаимосвязанных элементов, функциональные подразделения, несмотря на различия в деятельности, взаимодействует между собой для решения единых задач и достижения единых целей. Следовательно, при реализации процессного подхода система организации производства должна переориентироваться с функционального управления на управление процессами, описывающими различные виды деятельности, выполняемые структурными подразделениями предприятия, т.е. наряду с функциональным описанием процессов, необходимо установить горизонтальные связи между структурными подразделениями предприятия, что обеспечит их постоянное взаимодействие при решении задач в области качества процессов производства. Таким образом, сущность данного организационного изменения заключается в использовании межфункциональной, сквозной организации и управления всеми процессами на предприятии.

2. Организация процессно-ориентированного производства, направленного на постоянное улучшение качества производственных процессов и качества их результатов, т.е. изменение их пространственного построения. С современных позиций, все процессы, осуществляемые на предприятии должны быть направлены на получение конечного результата, приносящего определенную выгоду. Следовательно, под процессом следует понимать совокупность видов деятельности (цепочку процессов, операций), результатом которой является какой-либо продукт, имеющий ценность для внутреннего и внешнего потребителя.

При этом виды деятельности, входящие в процесс следует разделить на две группы:

1. технология производства, включающая набор операций и правила их выполнения;
2. организация производственных процессов путем создания необходимых условий, ресурсного обеспечения и формирования соответствующей инфраструктуры для бесперебойного обслуживания производства.

3. Переход от учета и контроля качества конечных результатов к системному построению производственных процессов во времени производственного цикла.

Процессный подход предполагает объединение функций отдельных подразделений, связанные с конкретными процессами, в единую цепочку действий, что позволяет руководству предприятия перераспределить функции между подразделениями и делегировать полномочия по принятию оперативных решений на уровень конкретного исполнителя (владельца) процесса.

При такой логике организации производства технология изготовления продукции состоит из определенного количества операций, осуществляемых с помощью установленного оборудования, приспособлений и инструментов и при участии работника требуемой квалификации. Данная логика раскрывает сущность объективного подхода к организации производства, которую можно описать как цикл изготовления сложного изделия.

Применение процессного подхода, ориентированного на интеграцию процессов производства, предполагает составление технологии не для конкретного продукта, а для системы (совокупности) взаимосвязанных процессов, каждый из которых может быть изменен при переходе на выпуск новой продукции или на новую технологию производства.

Таким образом, сущность данного организационного изменения состоит в том, что процессная модель системы организации производства строится как совокупность связанных во времени процессов, включающих последовательность действий, знание которых позволяет работнику легко перейти из одного процесса в другой, т.е. работник, зная цели, границы процессов, качественные параметры может постоянно фиксировать результат процессов и в соответствии с ним корректировать свои действия и обеспечивать требуемое качество "выхода" процесса.

4. Создание условий для вовлечения персонала в постоянное улучшение качества производственных процессов. Учитывая, что сотрудники являются важным ресурсом предприятия, и для того, чтобы они выполняли свои функции качественно необходимо их обучить, организовать труд, построить систему мотивации, создать условия для полного использования их трудового и творческого потенциала.

При этом для эффективной работы команды необходимо, прежде всего, обеспечить максимально возможно психологическую совместимость работников, а затем уже думать о суммировании их опыта, знаний и умения. Решение данной задачи позволяет обеспечить совместимость процессов в рамках конкретного подразделения и предприятия в целом. Практической основой для создания команд по качеству должны стать организация обучения работников, проведение семинаров, тренировочных сессий, квалификационных аудитов.

Таким образом, содержание данного организационного изменения состоит в том, что каждом подразделении предприятия должны быть созданы команды, ответственные за качество процессов, которые самостоятельно принимают решения по возникающим проблемам в производстве и проявляют активность в поиске возможностей улучшения качества процессов и результатов. Основным критерием мотивации работников должно являться признание результатов их труда и эффективность (целесообразность) внедренных улучшений в производственных процессах.

5. Создание организационных и производственных условий для реализации принципа процессного подхода. Речь идет об изменениях в инфраструктуре и в производственной среде предприятия. Обратимся к положениям стандарта ИСО 9004:2000 "Инфраструктура предприятия включает ресурсы, такие как, производственные помещения, рабочие места, средства труда и оборудование, вспомогательные службы, информационные и коммуникационные технологии, а также транспортные средства".

Следовательно, в рамках системы контроля качества предприятие должно создать инфраструктуру и производственную среду, которые положительно влияют на мотивацию работников за результаты деятельности по постоянному улучшению качества производственных процессов. Руководство предприятия должно определить элементы инфраструктуры и факторы производственной среды, необходимые для обеспечения результативного и эффективного осуществления процессов производства.

При построении соответствующей инфраструктуры и создании производственных условий необходимо учитывать, что они также являются ресурсами процессов, влияющими на достижение удовлетворенности потребностей внутренних потребителей. Данные потребности могут включить в себя такие ресурсы, как рабочие пространства (рабочее место и условия труда); оборудование (основное, контрольно-измерительное); технологии (производственные, информационные); вспомогательные и обслуживающие службы, осуществляющие планово-предупредительные ремонты и техническое обслуживание, логистическое обслуживание производства. Для решения данных вопросов целесообразно создание единой системы комплексно-регламентированного обслуживания производства.

Общей целью охарактеризованных организационных изменений является обеспечение соответствия инфраструктуры и производственной среды характеристикам производственных процессов и видов деятельности предприятия. Таким образом, реализация концепции процессного подхода к обеспечению качества процессов нацеливает на необходимость организации управления взаимосвязанными процессами, управление их протеканием в пространстве и во времени, организацию постоянного контроля соответствия требований к качеству "входов" и "выходов" процессов. В целом данная совокупность организационно-управленческих действий ориентирует производство на создание эффективных условий, гарантирующих достижение установленного качества производственных процессов и обеспечение удовлетворенности внутреннего и внешнего потребителя в качестве совокупного результата процессов производства. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Так как целью любой предпринимательской деятельности есть максимизация прибыли, то возникает необходимость поиска путей достижения поставленной цели. Одним из таких путей есть оптимизация работы организации с целью сокращения издержек.

Наибольшую трудность в понимании, что такое Процессный подход к управлению вызывает само понятие Процесс. В русском языке это слово имеет слишком много значений и оттенков. В терминах ISO 9000:2000: «Процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая «входы» в «выходы». Определение слишком общее и неконкретное. Вкладывать в такое определение свой смысл, или применять его для нужд конкретной (своей) организации под силу далеко не каждому менеджеру. Целью данной работы является рассмотрение основных механизмов внедрения и реализации процессного подхода к управлению организацией.

Большинство российских организаций имеют функциональную структуру управления и надеются повысить эффективность управления путем внедрения процессного подхода. По оценке западных экспертов, организация функционального управления на современных российских предприятиях очень далека от совершенства. Поэтому в качестве первых шагов предлагается посмотреть на свою организацию со стороны и навести в ней элементарный порядок, четко определив ответственность, полномочия, ресурсы, информационные и управленческие связи. Данный подход не отвергает существующей системы управления, а определяет пути ее улучшения и постепенного перехода к процессной системе управления. Первыми шагами к улучшению системы управления предприятием должны стать процесс описания текущей структуры предприятия, выявление основных и вспомогательных бизнес-процессов, определение процессов в которых существует отклонение от текущих установленных требований к выполнению поставленных задач. Для выявления таких различий описываются модели «как должно быть» и «как есть», выявляются причины таких отклонений, проводится анализ результативности обеих моделей. На основе данных, полученных при этом сравнении, создаются рекомендации, которые стоит учесть в составлении модели бизнес-процесса, основанного на процессорном подходе. Такой подход помогает выявить узкие места в существующем бизнес-процессе, избыточность и дублирование функций на уровне дочерних процессов, выявить недостатки существующей модели. Создание нового алгоритма функционирования организации стоит начинать с уровня потребности основного заказчика, которым является собственник или руководитель компании, с его требований к выполнению компанией основного бизнес-процесса, направленного на извлечение прибыли. Составленные на предыдущих этапах схемы взаимодействия подразделений помогут детализировать шаги основного процесса новой модели, определение конечного продукта каждого этапа верхнего уровня нового бизнес-процесса поможет определить функциональный и ресурсный состав этого процесса. Определение заказчика продукта и владельца процесса на каждом этапе позволит усилить контроль качества производимого продукта уже в процессе его производства, распределив ответственность за конкретные части бизнес-процесса на конкретных исполнителей и внутренних заказчиков, повысив качество оказываемой услуги или производимого товара в целом. При достаточном уровне декомпозиции внедрение процессорного подхода в бизнес-процесс компании может пройти достаточно гладко, если он не затрагивает значительное изменение в последовательности передачи конечного продукта между элементами процесса, а лишь оптимизирует их внутренний процесс. Таким образом становится возможным создание механизма поэтапного внедрения процессорного подхода, не нарушающего и не останавливающего функционирование организации в целом. Кроме того, внедрение процессорного подхода подразумевает регулярное сравнение существующего процесса с эталонным, внесение в эталонный процесс корректировок под воздействием изменения внешних факторов, таких как изменение рынка, появление новых направлений деятельности, создание новых инструментов автоматизации бизнес-процессов и производства конечного продукта. Данное сравнение влечет за собой внесение изменений в процессы компании, но уже не носит такой глобальный характер, так как изменения затрагивают внутренние механизмы подпроцессов, не ломая структуру основного бизнес-процесса и не меняя конечный ценный продукт основных этапов этого процесса. Исходя из данных заключений, можно определить, что внедрение процессорного подхода возможно без полной остановки основного бизнес-процесса организации, не влечет значительных перебоев в ее функционировании. Внедрение процессорного подхода позволит оптимизировать ресурсы и модернизировать компанию, сделав более прибыльной и отвечающей актуальным требованиям заказчиков как внутренних, так и внешних.