Файл: Прием наличных денег и инкассаторской выручки (Порядок ведения кассовых операций в РФ и прием наличных денег).pdf

Несколько лет назад порядок ведения кассовых операций упростили. Изменения ведения кассовых операций в 2019 году касаются определенных групп предпринимателей. Ведение кассы в 2019 году в упрощенном порядке касается:

• малых и микропредприятий;
• индивидуальных предпринимателей.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»^[12].

Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

• приходные ордера;
• расходные ордера;
• кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У^[13].

Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

• прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
• хранение наличных в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• ведение кассовой книги;
• сдачу наличности в банк.

Порядок ведения операций по кассе закрепите в отдельном документе. Например, вы можете утвердить специальное Положение о ведении кассовых операций.

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Малые и микропредприятия могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. То есть деньги в кассе могут храниться в любых размерах.

1.3 Прием и выдача наличных денег

Операции по оприходованию наличных денег и их выдаче оформляют^[14]:

• при поступлении денег в кассу — приходным-кассовым ордером (форма КО-1);
• при выдаче денег из кассы — расходным кассовым ордером (форма КО-2).

Приходный ордер (ПКО) состоит из двух частей:

• первая — остается у организации и подшивается к кассовой книге;
• вторая (отрывная часть) — выдается лицу, которое внесло наличные.

Расходный ордер (РКО) не имеет отрывной части. Его бланк остается в кассе. В нем указывают:

• ФИО того лица, которое получило наличные;
• основание для выдачи денег (например, заявление);
• сумму цифрами и прописью;
• приложения к документу (если такие есть).

Ордер может выглядеть так (образец Приложение 2).

Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы — кассового лимита. Это правило вправе не применять:

• малые предприятия и потребительские кооперативы;
• индивидуальные частные предприниматели.

Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским учреждением, где открыт расчетный счет.

Кассовые операции являются одной из основных операций, которые проводятся бухгалтерией любой организации. Для осуществления кассовых операций с наличными средствами предприятие должно иметь кассу, правила организации, которой описаны в регламенте, разработанном Центральным Банком Российской Федерации. Денежные средства на счета предприятия могут приходить как в безналичной, так и в наличной форме^[15].

Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.

Любое применение наличных денег в деятельности экономического субъекта обязывает к соблюдению кассовой дисциплины. Все категории операций разделены по содержанию, и для каждой группы предусмотрены свои правила и ограничения.

Выделяют следующие категории:

1. Выручка или поступление оплаты по реализации. Например, когда организация принимает оплату за реализуемый товар/услугу/работу, наличными деньгами. Такие операции должны проводиться через специальные кассовые аппараты, работающие в режиме онлайн. Но для некоторых бизнесменов и категорий сделок действуют исключения.
2. Расчеты с персоналом. Категория выплат в пользу подчиненных имеет тенденцию к уменьшению. Большинство компаний и ИП предпочитают перечислять зарплаты на банковские карты работников. Но сотрудник может решить получать вознаграждения наличными.
3. Расчеты с контрагентами. В данную категорию операций попадает самая значимая часть расчетов. Ведь контрагентами и подрядчики, и поставщики, и прочие партнеры организации. Для расчетов с контрагентами установлен лимит в рамках одного договора.
4. Подотчетные средства. Группа операций предусматривает выдачу денег работникам на командировочные расходы, либо на закупки для хозяйственных нужд организации. Выдача средств производится не только наличными. В последнее время все чаще применяются корпоративные карты^[16].

Если в деятельности компании или ИП присутствует хоть один из перечисленных категорий операций, то соблюдение кассовой дисциплины — ключевая задача. За малейшее нарушение предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность.

Общий алгоритм ведения кассовых операций устанавливает Центробанк России. Так, в Указаниях №3210-У закреплены действующие нормы. Основные правила предусматривают:

1. Применение контрольно-кассовой техники при поступлении наличных от выручки.
2. Оформление приходных кассовых ордеров при поступлении денежных средств в кассу.
3. Составление расходного ордера при выдаче наличных на любые траты и нужды фирмы.
4. Соблюдение установленных ограничений и лимитов в порядке ведения кассовых движений.
5. Оформление кассовой книги. Отражение всех движений наличности в хронологическом порядке.

Допуск к наличным имеет специальный работник компании. Например, это кассир, бухгалтер, операционист, либо иной сотрудник компании. С ответственным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. И если вдруг деньги из кассы пропадут, то кассир будет возмещать убытки^[17].

Работодатель обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций. Иначе привлечь к ответственности сотрудника не получится. Допускается положения и нормативы включить в должностные инструкции кассового работника, и ознакомить с ними специалиста под роспись.

Конкретная сумма денежных средств, которая может ежедневно храниться в кассе организации, называется лимитом остатка кассы. Любое превышение не допускается. Излишки должны быть сданы в банк на расчетный счет компании.

Превысить допустимый лимит можно только в дни выплаты заработной платы, пособий и стипендий. На этот период допускается, что наличных будет больше. В остальные дни нарушать предусмотренный лимит нельзя.

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят^[18].

2. Особенность осуществления инкассаторской выручки

2.1 Понятие и сущность инкассации денежных средств

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями.

Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик»^[19]. Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки.

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют^[20]:

• перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
• доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
• транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
• пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
• организовывать перевозку документации и ценных вещей.

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться^[21]:

1. напрямую в кассы банка;
2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
4. при помощи федеральной почтовой связи;
5. напрямую в автоматические сейфы.

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.^[22]

Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.

1 Кодекса об административных правонарушениях РФ^[23]:

• для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
• для организаций – 40000-50000 рублей.

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки.

Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании.

Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит^[24]:

• пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
• составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
• вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

2.2 Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица 2.1 показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств.

Таблица 2.1

Порядок проведения инкассации денежных средств