Файл: Процессы принятия решений в организации (Аспекты принятия управленческих решений).pdf

Источник: Составлена автором

Развитие предприятия продолжается: расширяется список обравтившихся за документами и получивших необходимые документы (рисунок 5).

Рисунок 5 – Динамика объема клиентской базы организации МБУ МФЦ «Мои документы» в 2016-2018гг.

Результаты оценки услуг организации МБУ МФЦ «Мои документы» клиентами приведены в таблице 2.

Таблица 2

Оценка услуг МБУ МФЦ «Мои документы»

Источник: Составлена автором

Наибольшее отрицательное влияние на деятельность МБУ МФЦ «Мои документы» » оказывают следующие факторы:

1. высокая степень зависимости от бюджета;
2. слабая деятельность МБУ МФЦ «Мои документы» в области предложения своих услуг.

Наибольшее положительное влияние на деятельность МБУ МФЦ «Мои документы» оказывают следующие факторы: высокая оценка качества основных и сопутствующих услуг;

Обычно все решения в области рекламы МБУ МФЦ «Мои документы» принимаются по схеме, которая представлена на рисунке 6.

Принятие решения о необходимости создания рекламы

Директор

Разработка возможных рекламных обращений

Рекламное агентство

Выход рекламногосообщения

Рисунок 6 – Общая схема принятия решений МБУ МФЦ «Мои документы» в области рекламы

Источник: Составлена автором

Центр государственных и муниципальных услуг «Мои Документы» городского округа Балашиха постоянно совершенствует свою деятельность в соответствии с провозглашенным федеральным и региональным правительством принципом: «На все случаи жизни»!

2.2 Сравнительный анализ систем управления сроками для МБУ МФЦ

«Мои документы»

Но при оказании услуг и пероцессе документооборота, часто возникают трудности по доступу и анализу поступившей информации в МБУ МФЦ «Мои документы». Для этого предлагается внедрить 1С «Документооборот» – программное обеспечение на МБУ МФЦ «Мои документы» для сокращения времени документооборота.

Для решения данной проблемы мы рассмотрим современные системы управления сроками проекта и аспекты планирования внедрения систем управления проектами (СУП) нужно использовать как уже апробированные в западных, так и российских компаниях, изучив подходы к реализации организационных изменений:

1.Чтобы процесс стал исполняться, должны быть выделены сотрудники, контролирующие соблюдение регламентов по данному процессу и эскалирующие проблемы на руководство.

2.Руководство должно поддерживать происходящие преобразования не только с формальной точки зрения (утверждать новые процедуры и наказывать за их несоблюдение), но и быть лидером во внедрении новых подходов (соблюдать внедряемые подходы в каждодневной работе, убеждать сотрудников на практических примерах в преимуществах новой системы управления).

3.При формировании процессов «как должно быть» нужно максимально использовать устоявшиеся в компании успешные практики для выполнения данного процесса. Ведь уже внедренные успешные практики учитывают специфику деятельности компании и привычны участникам процесса.

4. До автоматизации процесс должен быть формализован и понятен его участникам.

5. Запрос информации от участников процесса должен проводиться только в том случае, если полученная информация используется для тех или иных решений. Назначение сбора информации должно быть понятно участникам процесса.

6. Любое организационное преобразование должно по возможности быстро приносить выгоды предприятию, иначе будет потеряна административная поддержка проводимых изменений

С учетом перечисленных подходов планируется организовать внедрение СУП на современных бюджетных организациях с помощью реализации семи этапов.

Этап 1. Организация проекта внедрения СУП. Должна быть сформирована команда проекта, спланированы работы и выделены ресурсы для внедрения СУП.

Этап 2. Обследование проектной деятельности. Необходимо идентифицировать имеющиеся практики организации проектов, узкие места при их реализации. Проводится оценка уровня зрелости компании для того, чтобы после внедрения СУП оценить, какие улучшения были действительно получены.

Этап 3. Разработка методологии управления проектами. Необходимо разработать комплект нормативных документов, описывающих процессы по управлению проектной деятельностью, которые в дальнейшем должны будут исполняться всеми участниками проектной деятельности.

Этап 4. Внедрение информационной системы управления проектами. Нужно выбрать программное обеспечение для автоматизации процессов по управлению проектами, настроить программное обеспечение, разработать регламенты и инструкции для пользователей.

Этап 5. Формирование проектного офиса. Должны быть назначены сотрудники, ответственные за поддержку и координацию проектной деятельности, определено положение проектного офиса в организационной структуре предприятия.

Этап 6. Апробация СУП на пилотных проектах. Для проверки новых для компании инструментов и методов управления проектами, разработанных на предыдущих этапах, рекомендуется несколько типовых для компании проектов реализовать в СУП, чтобы убедиться в удобстве и полезности предлагаемых процедур.

Этап 7. Развертывание СУП на всю проектную деятельность. Должен быть составлен реестр проектов, проектных инициатив, все проекты должны быть переведены в новую систему управления при поддержке проектного офиса.

Для того чтобы определить какую же систему управления выбрать для МБУ МФЦ «Мои документы», нам необходимо сравнить альтернативные решения по системе критериев (табл. 3).

Таблица 3

Система рейтинговой оценки проектов, баллы

Источник: Составлена автором

1С «Документооборот» – адаптация известного программного обеспечения предприятия под конкретную организацию – МБУ МФЦ «Мои документы» с учетом всех особенностей деятельности.

В первый столбец табл. 9 записываются критерии оценки. В пустые строки при необходимости, можно добавить другие важные критерии оценивания для заинтересованных сторон проекта.

Во втором столбце оценивается общая важность критериев по 10-ти бальной вербально-числовой шкале математика Е. Харрингтона: 1) очень высокая оценка (8 – 10); 2) высокая оценка (6,4 – 8); 3) средняя оценка (3,9 – 6,4); 4) низкая оценка (2 – 3,9); 5) очень низкая оценка (0,1 – 2).

В столбцах 3, 5, 7 оценивается каждый критерий для каждого проекта.

В столбцах 4, 6, 8 производится перемножение общей важности (столбец 2) на частную важность (столбцы 3, 5 и 7). Выбирается тот проект, который в сумме набрал наибольшее количество балов в столбцах 4, 6 и 8.

По мнению экспертов и нашего мнения, нам следует выбрать проект под номером 3 – 1С «Документоооборт».

Согласно проведенным исследованиям можно сделать вывод, что при внедрении в организацию МБУ МФЦ «Мои документы» – «1С: Документооборот предприятия» будет:

1. налажена система бухгалтерского учета;
2. контроль за исполнением;
3. увеличена работоспособность;
4. сокращена занятость сотрудников.

Таким образом, можно сказать, что в данном процессе отсутствует управленческое воздействие аппарата управления, поэтому есть гипотеза, что это как раз и является слабым местом на предприятии. Реализация бизнес-проекта по внедрению системы управления предприятием должна обеспечить взаимосвязь управления с основным бизнес-процессом предприятия это приведет к эффективности в работе и сокращению времени обслуживания клиентов в МБУ МФЦ «Мои документы».

3. Разработка и внедрение управленческого решения по модернизации программы системы управления сроками проектов

3.1 Проблемы и пути решения при внедрении системы управления сроками проектов

Важная составляющая серьезного подхода к началу проекта – это наличие у клиента четкой организации своих бизнес-процессов, корректная постановка целей и задач внедрения, четкое понимание всеми пользователями конечных результатов автоматизации.

При внедрении платформы 1C прежде всего необходимо определиться, будет ли решение типовым или адаптированным. Для того чтобы определиться с этим моментом, нужно уяснить, подходит ли функционал решения к способам бизнес-деятельности компании и применяемым в ней методам учета. В том случае, если предприятие, где происходит внедрение 1C-платформы, невелико по размерам, то, вполне возможно, что ему подойдет то или иное типовое решение. Кроме того, типовые решения отличает гибкость, они доступны пользователю и не требуют привлечения специалистов по информационным технологиям.

Пути решения при внедрении системы управления сроками проекта:

1. провести предварительное обучение среди группы ключевых менеджеров и специалистов, имеющих прямое отношение к работе с внедряемой системой.
2. проектная группа, включающая как специалистов со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, должна провести предварительный анализ бизнес-процессов

Таким образом, выбор типового решения и типовой конфигурации при внедрении 1C- системы удовлетворяет большинству требований по автоматизации бизнеса и является чрезвычайно гибким и доступным, но серьезной отдачи от него можно ждать лишь при надлежащей подготовке персонала и подгонке работы системы под имеющиеся бизнес-процессы.

Внедрение программы 1С «Документооборот» для МБУ МФЦ «Мои документы» позволит решить ряд таких вопросов, касающихся сроков, как:

1) оптимизировать нисходящие и восходящие потоки распорядительной документации; закрепить зоны ответственности между менеджерами среднего звена;

2) оптимизировать документооборот и формирование промежуточной отчетности и повысить эффективность сотрудников, снизив срок занятости.

3.2 Разработка и внедрение программы 1С для МФЦ «Мои документы»

Разработаем бизнес-проект внедрения системы управления сроками принятия решений для МБУ МФЦ «Мои документы». В таблице 4 рассмотрим основные характеристики внедряемого проекта «1С: «Документооборот».