Файл: Процессы принятия решений в организации (Аспекты принятия управленческих решений).pdf

Таблица 4

Характеристики внедряемого проекта «1С: «Документооборот»

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта.

Содержание проекта – это работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями проекта. Планирование содержания проекта. На основании данных паспорта проекта определяется главная цель проекта. Далее проводится декомпозиция (разбиение) цели на основные подцели и задачи. Рекомендуется выделять не менее 3-х уровней декомпозиции. Цели и основные задачи проекта представлены в табл. 5.

Таблица 5

Цели и основные задачи проекта 1С

Источник: Составлена автором

Из анализа приоритетов таблицы мы видим, что не задействован приоритет «С» это обусловлено важностью всех трёх вех и их содержанием.

Следующий шаг разработка иерархической структуры работ. Иерархия структуры работ (ИСР) – это согласованная с результатами поставки иерархическая декомпозиция работ, которые команда проекта должна выполнить для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов поставки. С ее помощью структурируется и определяется всё содержание проекта. Декомпозиция этапов проекта представлена в табл. 6.

Для соблюдения сроков выполнения проекта необходимо составить расписание проекта. Расписание проекта поможет четко соблюдать установленные сроки и не выходить за рамки плана. Расписание проекта представляется в форме «диаграммы Ганта».На основании исходных данных полученных в табл. 6 составляется диаграмма Ганта (рис. 7).

Диаграмма Ганта проекта – показывает как даты начала и окончания, так и продолжительность работы, используется для представления хода реализации проекта. Данная диаграмма поможет управлять сроками проекта, что очень важно для успешной реализации проекта. Необходимо точно придерживаться данных сроков.

Таблица 6

Декомпозиция этапов проекта 1С «Документоооборот» с учётом трудоёмкости работ проекта(внедрение и апробация)

Источник: Составлена автором

График трудоемкости работ проекта поможет в решении проблемы по выполнению сроков проекта. В данной таблице указана трудоемкость в днях, чтобы каждый менеджер проекта, ответственный за определенный этап, понимал, сколько необходимо отвести времени для решения той или иной проблемы.

Таблица 7

График работ проекта по внедрению и апробации программы 1С

Рисунок 7 – График Ганта проекта 1С «Документооборот

Так, если существуют задержка по выполнению какого-либо этапа или задачи проекта, необходимо оценить эту задержку по отношению к другим задачам проекта, которые могут быть затронуты, перераспределить ресурсы или привлечь новые необходимые ресурсы, таким образом, чтобы выполнить конечные сроки проекта, диаграмма Ганта поможет решить данную проблему. Смета стоимости работ проекта – содержит расходы, связанные с выполнением работ (электромонтажные работы, строительно-монтажные работы, отделка помещения, монтаж пожарной сигнализации, монтаж оборудования и т.д.). По сути, данный проект направлен на приобретение и адаптацию программного продукта для совершенствования управленческой деятельности МБУ МФЦ «Мои документы». Поэтому основной сметой затрат, которая представлена в табл. 8, можно считать стоимость программы.

Таблица 8

Смета бизнес-проекта

Источник финансирования – это владельцы МБУ МФЦ «Мои документы». То есть это 100% собственный капитал. Стоимость всего проекта 141649 рублей.

Смета бизнес-проекта необходима для решения одной из проблем управления сроками проекта. В случае появления данной проблемы – несоблюдение сроков, необходимо определить причину, а также перераспределить обязанности сотрудников в рамках реализации проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Следует сказать, что каждым проектом нужно уметь управлять, определяя цели и сроки, выделяя под него ресурсы. Однако на предприятии существуют типичные, общие проблемы, возникающие на этапах планирования и выполнения проекта.

В курсовой работе, нами была проведена оценка деятельности Московского областного многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг «Мои документы».

В настоящее время все услуги в МБУ МФЦ «Мои документы» предоставляются бесплатно по принципу одного окна. Обслуживание ведется с понедельника по субботу с 8.00 до 20.00. В городской сети МФЦ Большой Балашихи насчитывается 96 окон доступа: 50 окон в центральном офисе, 25 в филиале и 21 в ППВД.

В соответствии с соглашением о взаимодействии между МБУ «МФЦ городского округа Балашиха» и Администрацией городского округа Балашиха утвержден перечень муниципальных услуг. Разработка административных регламентов позволила систематизировать полномочия органов местного самоуправления и упорядочить административные процедуры.

Активно внедряется Региональный стандарт организации деятельности МФЦ в Московской области, который позволят сделать услуги более доступными и повысить качество их предоставления.

Но при оказании услуг в процессе документооборота, часто возникают трудности по доступу и анализу поступившей информации в МБУ МФЦ «Мои документы». Для этого предлагается внедрить 1С «Документооборот» – программное обеспечение на МБУ МФЦ «Мои документы» для сокращения времени документооборота.

После оценки трудоемкости работ проекта 1С «Документооборот», сделан вывод, что наиболее трудоемким является подготовительный этап проекта, так как от качества его выполнения зависит качество самого проекта и его результата и, напротив, наименее трудоемким является этап реализации.

1С «Документооборот» позволит решить ряд таких вопросов как:

1) оптимизировать нисходящие и восходящие потоки распорядительной документации;

2) закрепить зоны ответственности между менеджерами среднего звена;

3) оптимизировать документооборот и формирование промежуточной отчетности.

На сегодняшний день реализация проекта 1С предприятие дает такие неоспоримые преимущества, как:

1. Ускорение процесса работы;

2. Повышение эффективности труда сотрудников;

3. Успешное развитие проектов.

Для улучшения качества обслуживания и работы данной системы требуется:

1. Проведение обучающего курса с внедренной программой,

2. Предложить сотрудникам работу в открытом доступе.

Проведенный анализ сроков проекта даст возможность в организации четко распределить бюджет проекта, а так же четко распределить обязанности и сроки выполнения проекта. Это будет благополучно влиять на выполнение сроков проекта, что позволит эффективно внедрить проект в работу МБУ МФЦ «Мои документы» и приведен к сокращению срока документооборота.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Асаул, А. Н. и др. Теория и практика разработки принятия и реализации управленческих решений в предпринимательстве: монография / Асаул А. Н., Грахов В. П., Коваль О. С., Рыбнов Е. И.; под ред. Заслуженного деятеля науки РФ, д-ра экон. наук, профессора А.Н. Асаула. – СПб.: АНО «ИПЭВ», 2014 – 314 с.
2. Балдин, К. В., Управленческие решения: учебник для бакалавров / К. В. Балдин, С.Н. Воробьев, В.Б. Уткин. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2018 – 495 с.
3. Гуськова, Н. Д. Инвестиционный менеджмент. Учебник Н.Д. Гуськова, И. Н. Краковская, Ю. Ю. Слушина, В. И. Макосов. – М.: НКОРУС, 2018.–456с.
4. Иванилова, С.В. Управление инновационными проектами [Электронный ресурс]: учебное пособие для бакалавров/ Иванилова С.В. – Электрон. текстовые данные.– М.: Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2018. – 188c. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/66843.html. – ЭБС «IPRbooks»
5. Карасёв, М. А., Котлярова, Л. Д., Сытина, А. А. Принятие управленческих решений в условиях неопределённости внешней среды // Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 8, №2 (2016)http://naukovedenie.ru/PDF/50EVN216.pdf
6. Лукичева, Л. И, Егорычев Д. Н. Управленческие решения/ под ред. Анискина Ю.П. – М.: Издательство Омега-Л, 2017.– 383с.
7. Основы проектного управления: учеб. пособие / ред.кол.: Ф. Л. Шаров (науч. рук.) [и др.]. – М.: МИЭП, 2018. – 159 с.
8. Попов, Р. А. Региональное управление и территориальное планирование : учеб. для вузов / Р. А. Попов. – М. : ИНФРА-М, 2019. – 286 с.
9. Петровский, А. Б. Теория принятия решений/Под общ ред. А.Б.Петровский. – М.: Издательский центр «Академия», 2019. – 400с.
10. Скопин, А. А. Управленческие решения: Учебно-методическое пособие. – Я., 2016.
11. Соколова, Л. Е. Разработка управленческого решения: конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2018.–188с.
12. Управление инвестиционными проектами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://sprintinvest.ru/upravlenie-investicionnymi-proektami(Дата обращения 29.12.2019).
13. Фатхутдинов, Р. А. Разработка управленческого решения: Учебное пособие. – М.: 2017. – 255с.
14. Фахрутдинова, А. З.Модели рациональности в основаниях теории принятия решений// Теория и методология науки и техники. – 2019. – Т. 24. – № 1. – С.131-144.
15. Шавкунова, И. С.Рациональность как характеристика процесса принятия решений: сравнительный анализ разнопарадигмальных подходов / И.С. Шавкунова // Известия Байкальского государственного университета. – 2019. – Т. 29, № 2. – С. 289-296.
16. Эффективное управление инновационными проектами / Биктяков К. С.// Машиностроитель. – 2017 № 5.– С. 24-25
17. Юкаева, В. С. Принятие управленческих решений [Электронный ресурс]: Учебник / В. С. Юкаева, Е. В. Зубарева, В. В. Чувикова. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017. – 324 с.
18. Якобсон А. Я. Инновационный менеджмент: учеб. пособие / А. Я. Якобсон. – 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2019. – 176 с.
19. ERP-системы [Электронный ресурс]. URL: http://www. kpms.ru/Automatization/ERP_system.htm (дата обращения 09.01.2020).
20. 1C: Предприятие [Электронный ресурс]. URL: http://www.1c.ru/rus/products/1c/predpr/why-predpr.htm (дата обращения: 06.01.2020).