Файл: Процессы принятия решений в организации (Аспекты принятия управленческих решений).pdf

Управление сроками проекта определяет мероприятия, обеспечивающие выполнение проекта в установленные сроки и включает определение состава операций и их взаимосвязей, оценку длительности операций, составление расписания и управление им.

Определяющим критерием успешности проекта является актуальность результата на момент его достижения и выполнения всех сроков на всех стадиях реализации проекта. Основными причинами срывов сроков проекта может быть[8,с.41]:

• неясные цели;
• недостаточное финансирование;
• изменение приоритетов бизнеса;
• слабая роль руководителя проекта;
• недостаточное эффективное взаимодействие команды проекта;
• отсутствие мотивации.

Следует сказать, что каждым проектом нужно управлять, определяя цели и сроки, выделяя под него ресурсы. Однако на предприятии существуют типичные, общие проблемы, возникающие на этапах планирования и выполнения проекта.

Информационные технологии, позволяющие существенно повысить управляемость предприятия, перестают восприниматься как дань корпоративной моде и привлекают все больше внимания, как средства решения бизнес-проблем[12].

Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов.

В последние годы для России характерны бурное развитие информационных технологий и рост интереса к компьютерным системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием. Особенно выделяется растущий спрос на интегрированные системы управления. На базе современных компьютерных технологий создано поколение систем управления, именуемое ERP (EnterpriseResourcePlanning – планирование ресурсов предприятия, то есть системы управления ресурсами). ERP-системы – набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий – планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности[19].

На рынке нашей страны в достаточно большом объеме представлены системы, работающие с базами данных. К числу ERP-систем можно отнести целый ряд продуктов российских компаний: 1C, БЭСТ, ФРЕГАТ, Лагуна, Парус, Галактика.

Однако зачастую небольшие предприятия работают по своей внутренней специфике и с небольшими базами данных. Для такого типа предприятий фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие» которая представляет собой интерпретатор и рабочий конфигуратор (программу), без которого работа системы невозможна – аналог языка BASIC.

Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями[20]. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам, на единой технологической платформе. Программный продукт может быть адаптирован к любым особенностям учета на любом специализированном предприятии[20].

Таким образом, сегодня мы являемся свидетелями того факта, что современная деятельность, и в особенности регулярные деловые операции, немыслимы без применения информационных технологий и информационных систем. Они помогут не только систематизировать работы в организации, но так же сократить сроки выполнения работы. На всех уровнях управления бизнесомменеджерам нужна актуальная, полная и достоверная информация – ведь только основываясь на понимании реальной ситуации со всеми необходимыми деталями, руководители смогут принимать своевременные и правильные решения, что является залогом успеха деятельности фирмы. Такой информационный сервис может быть сегодня обеспечен только комплексом эффективно взаимодействующих компьютерных информационных систем и приложений.

Таким образом, из можно сделать на вывод, что для проблема общественного до контроля над со разработкой, принятием за и реализацией да управленческих решений как государственными органами уже является актуальной бы на сегодняшний во день. Они, ни в отличие сам от производственных кто организаций, не он испытывают непосредственного он воздействия рыночных да механизмов, поэтому ты не стремятся же к достижению еще эффективных решений они с точки от зрения их два затратности (нет где конкуренции, почти при отсутствует критерий ли экономической эффективности); что но учитываются мы другиекритерии там – стабильность, социальная вы эффективность (хотя под их деятельность мы может быть за экономически неэффективной).

2. Анализ деятельности МБУ МФЦ «Мои документы»

2.1 Характеристика МБУ МФЦ «Мои документы»

Мкуниципальное бюджетное учреждение – Московский областной многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг «Мои документы» в г.Балашиха создан постановлением Правительства РФ от 01 декабря 2009 года.

Московский областной многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг «Мои документы», имеет сокращенное – название МБУ МФЦ «Мои документы».

МБУ МФЦ «Мои документы» имеет в оперативном управлении имущество, самостоятельный баланс, смету доходов и расходов, расчётный счет в территориальном органе Федерального казначейства, круглую печать со своим наименованием и изображением герба РФ, штамп, бланки, эмблему, знак обслуживания и другие реквизиты, утвержденные в установленном порядке.

МБУ МФЦ «Мои документы» расположен по адресу: г.Балашиха, ул. Советская, д.4.

Директором МБУ МФЦ «Мои документы» является Ломакина Наталья Владимировна. Услуги в МБУ МФЦ «Мои документы» предоставляются бесплатно по принципу одного окна. Обслуживание ведется с понедельника по субботу с 8.00 до 20.00. В городской сети МФЦ Большой Балашихи насчитывается 96 окон доступа: 50 окон в центральном офисе, 25 в филиале и 21 в ППВД.

Условия для клиентов и сотрудников соответствуют стандартам комфортности: открыт контакт-центр, функционирует электронная очередь, установлены платежные терминалы оплаты госпошлин, есть возможность сделать фото на документы, организовано ксерокопирование и сканирование документов, доступен вайфай, созданы условия для людей с ограниченными возможностями здоровья и клиентов с детьми.

В соответствии с соглашением о взаимодействии между МБУ «МФЦ городского округа Балашиха» и Администрацией городского округа Балашиха утвержден перечень муниципальных услуг. Разработка административных регламентов позволила систематизировать полномочия органов местного самоуправления и упорядочить административные процедуры. Активно внедряется Региональный стандарт организации деятельности МФЦ в Московской области, который позволят сделать услуги более доступными и повысить качество их предоставления.

Источником формирования имущества МБУ МФЦ «Мои документы», в том числе финансовых средств, являются:

1. Недвижимое имущество и особо ценное движимое имущество, закрепленное за Бюджетным учреждением на праве оперативного управления.

2. Имущество, приобретенное за счет финансовых средств Бюджетного учреждения.

3. Имущество, приобретенное Бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему учредителем на приобретение такого имущества.

4. Субсидии, переданные учредителем Бюджетному учреждению в качестве финансового обеспечения выполнения государственных программ.

5. Целевые средства, переданные учредителем или уполномоченным им органом на финансовое обеспечение развития Бюджетного учреждения в рамках программ.

6. Поступления от деятельности, приносящей доходы, предусмотренным настоящим уставом.

7. Безвозмездные или благотворительные взносы организаций, граждан.

Управление МБУ МФЦ «Мои документы» осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом учреждения. Высшим должностным лицом учреждения является его директор, назначаемый и освобождаемый от должности актом Администрации г. Балашиха, по согласованию с Агентством РФ по Управлению имуществом. Он действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.

Организационная структура управления МБУ МФЦ «Мои документы» представлена на рис. 4, согласно которому видно, что организационная структура характеризуется несколькими уровнями управления. Ступени управления в МБУ МФЦ «Мои документы» строятся в вертикальном соотношении и подчиняются по иерархии друг другу. При этом единоличным исполнительным органом является директор. Срок полномочий директора не ограничен.

Директор

Зам. генерального директора

Главный бухгалтер

Специалисты окон-доступа

It-специалисты, специалисты информационных технологий

Начальники отделов

Бухгалтер по расчетам

Инженеры-техники

Зам. начальников отделов

Водитель

Рисунок 4 – Организационная структура управления МБУ МФЦ «Мои документы»

Источник: Составлена автором

На директора МБУ МФЦ «Мои документы» возлагаются общеорганизационные функции. Он ведет работу с основными заказчиками, подписывает и заключает договора, разрабатывает основные экономические и социальные направления деятельности организации, координирует работу подчиненных, осуществляет контрольные функции по отношению к работникам организации, утверждает структуру организации.

В непосредственном подчинении директора находятся: заместитель генерального директора и главный бухгалтер. Заместитель генерального директора занимается управлением, контролем, планированием деятельности отделов.

Заместитель генерального директора занимается поиском наилучших поставщиков, определяет объем закупок, проводит переговоры с поставщиками, обсуждая условия доставки, форму оплаты и возможность получения отсрочек платежа и т.д.

Главный бухгалтер несет ответственность за соблюдение методологических основ ведения бухгалтерского и налогового учета, обеспечивает контроль и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, формирует оперативную информацию и бухгалтерскую и налоговую отчетность для ее представления в установленные адреса и сроки.

Начальники отделов МБУ МФЦ «Мои документы» обеспечивает правильную работу отделов, организуют основные процессы, определяют оптимальные методы выполнения работ. Также ведет документацию по организации процессов.

Важной характеристикой организационной структуры МБУ МФЦ «Мои документы» является иерархичность или величина расстояния между высшим и низшим звеном организации.

Так как в организации прослеживается линейный стиль управление, то рекомендуется рассмотреть внедрение отдельного подразделения в виде проектного управления (проектный офис). Данное подразделение сможет контролировать вопросы, касающиеся управления сроками проекта, а именно:

1. Эффективно проведенный тайм-менеджмент;
2. Правильно составление расписание проекта;
3. Четкое соблюдение сроков реализации проект;
4. Распределение обязанностей между всеми участниками проекта.

На сегодняшний день в МБУ МФЦ «Мои документы» реализован ряд инвестиционных проектов в рамках государственно-частного партнерства, с использованием информационных технологий и эффективной работы проектного офиса. В данных проектах управление сроками осуществлялось с помощью: контроля за исполнением, планирования действий, прогнозирования выполнения.

В организации МБУ МФЦ «Мои документы» разработана и применяется стратегия развития, которая подразумевает:

• повышение уровня лояльности к организациисо стороны ключевой аудитории;
• разработка и внедрение дополнительных мер по оптимизации деятельности, сокращению издержек и повышению рентабельности.

Динамика клиентской базы организации МБУ МФЦ «Мои документы» показана в таблице 1.

Таблица 1

Динамика объема клиентской базы МБУ МФЦ «Мои документы» в 2016-2018гг.