Файл: Анализ принципов взаимодействия с клиентами предприятия.pdf

Предприятия торговли, которые используют разный уровень автоматизации обработки учетной информации и оснащенности вычислительной техникой, значительно выделяются среди подобных, которые не стремятся использовать автоматизированные решения. В первую очередь использование автоматизация бизнес процессов торгового предприятия дает возможность сокращения расходов, связанных с влиянием человеческого фактора – таких как недобросовестность ведения учета, штрафные санкции за несоответствие законодательству и пр.

Формирование прозрачной, обоснованной цены на товар, позволит укрепить работу с постоянными клиентами, а быстрое обслуживание и наличие правильных расчетов, будет способствовать укреплению репутации торгового предприятия. Построение программного решения, которое поддерживает взаиморасчеты с клиентами является актуальной темой.

Целью данной работы является разработка конфигурации «Взаиморасчеты с клиентами» средствами платформы 1С.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

выполнить анализ деятельности торгового предприятия «Мир кофе»;
рассмотреть существующие бизнес-процессы при работе с клиентами, с использованием средств проектирования;
спроектировать структуру базы данных;
выполнить программную реализацию и отобразить пример реализации проекта и его описание.

1 Анализ принципов взаимодействия с клиентами предприятия

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В качестве объекта исследования будет рассматриваться торговое предприятие «Мир кофе».

Целью любой компании, которая занимается торговлей, является получение прибыли. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи [3]:

увеличить объем продаж за счет добавления новых позиций в ассортимент товара;
определить статьи расхода, оптимизировать их, уменьшить затраты на производство или сопровождение товара;
заслужить доверие покупателей и получить репутацию надежного поставщика качественного кофе;
оптимизировать работу с поставщиками, стремиться найти поставщиков, которые предоставляют своевременно качественный товар в полном заказанном объеме.

Объектами реализации компании «Мир кофе» является качественный кофе, чай, какао, пряности, а также кофе-аппараты.

Компания предлагает три вида услуг:

продажа кофе, чая, какао и пряностей
прием заявок на продажу товара, определение наличие товара;
формирование заказов на продажу.

Компания «Мир кофе» сотрудничает напрямую с производителями, поэтому предлагает своим клиентам выгодные цены на весь ассортимент товара. Качество товара на высоте, потому что компания работает только с проверенными фирмами.

Важным элементом для получения максимальной прибыли является внедрение современных компьютерных технологий, которые основаны на надежном аппаратном обеспечении и качественном программном обеспечении.

Основной функцией предприятия является закупка товара, с дальнейшей подготовкой и последующей перепродажей, выбор данной функции обусловлен, тем, что она оказывает большое влияние на экономику предприятия.

Для качественного выполнения данной функции, перед началом закупки, необходимо тщательно проанализировать потребности покупателей в товарах или услугах, предоставляемых торговым предприятием [9]. Выбрать хорошо себя зарекомендовавших производителей или поставщиков товара. Для работы с такими поставщиками основным условием является честность, своевременность оплаты, прозрачность взаиморасчетов. Именно эти факторы способствуют установке продолжительного и плодотворного сотрудничества.

Особое внимание торговым предприятиям стоит обратить на затраты, наибольшие затраты при работе предприятия является стоимость используемых ресурсов и материалов, однако могут возникать еще дополнительные статьи расхода связанные с человеческим фактором – утаивание некоторой доли продаж, штрафы за несоответствующее законодательству ведение документации или самого процесса продаж, недобросовестность персонала. Однако при внедрении автоматизированных решений появляется возможность для частичного, а в некоторых случаях и полного сокращения такого вида затрат [3].

Перечисленные факторы подтверждают значение использования информационных технологий при работе с клиентами (покупателями) и осуществления взаиморасчета с ними, внедрение информационных технологий позволит [9]:

1. обеспечить динамику движения материальных и информационных потоков;

2. позволит снизить расходы за счет автоматизации основных процессов, уменьшению влияния человеческого фактора на торговлю;

3. позволит снизить время на обслуживание клиентов, даст возможность повысить качество его обслуживания, что должно привести к расширению клиентской базы;

4. позволит оптимизировать работу с клиентами-заказчиками, за счет более прозрачного вычисления взаимных расчетов;

5. позволит улучшить продаваемость товара, за счет определения наиболее неликвидных единиц, что будет способствовать осторожному заказу новых или неходовых единиц товара.

6. за счет автоматизации основных процессов, значительно ускориться процесс ведения учета как управленческого, так и хозяйственного [5].

На данный момент у компании «Мир кофе» нет единой программы для ведения взаиморасчетов с клиентами, поэтому нужен модуль, который бы выполнял:

заказ товара и расчет его стоимости;
прием товара;
перемещение товара между структурными подразделениями предприятия (складами, магазинами, торговыми точками);
вел учет продаж товара;
выполнение взаиморасчетов с клиентами.

Разработка конфигурации «Взаиморасчеты с клиентами» позволит:

повысить производительность труда работников ООО «Кофевар»;
увеличить качество и достоверность хранимой информации;
автоматизацию ведение приема и обработки заказов клиентов;
хранение актуальной информации по заказам;
формирование информации по оплатам и взаиморасчетам с клиентами;
поддержка процесса ведения анализа данных;
поддержка ведения необходимой документации, которая возникает при функционировании компании «Мир кофе»;
поддержка возможности оперативного поиска информации;
обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа.

Построенная, конфигурация «Взаиморасчеты с клиентами» должна выполнять следующие функции [8]:

1. Ведение следующей информационно-справочной информации:

по товару;
по поставщикам;
по сотрудникам;
по клиентам кафе;

Ведение документов, которые формируются при функционировании компании «Мир кофе»:
- - - расходная накладная;
    - приходная накладная;
    - накладная на перемещение;
    - возврат товара поставщику;
    - счет.

3. Формирование печатных форм вышеописанных документов.

4. Разграничение прав пользователей, в соответствии с их функциями в кафе.

5. Авторизация пользователей при входе в систему.

Для эффективного управления работой компании должна формироваться следующая отчетная информация:

реестр договоров за выбранный период времени;
отчет по взаиморасчетам с клиентами;
отчет по эффективности менеджеров;
отчет по остаткам товара;
отчет по товародвижению и движению денежных средств компании.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для характеристики существующих бизнес процессов воспользуемся нотацией IDEF0. IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы [10]. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма «Деятельность торгового предприятия по продаже кофе».

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Деятельность торгового предприятия по продаже кофе»

На диаграмме представлены следующие информационные потоки:

1. Входы:

заказанный товар у поставщика;
прайс-лист;
данные о заказе клиента;
возвращенный товар покупателем.

2. Выходы:

возвращенный товар поставщику;
проданный товар;
денежные средства;
выходные документы;
взаиморасчеты с клиентами;
отчеты.

3 Управление:

внутренние инструкции;
законодательство.

4. Механизмы:

персонал;
ИС – информационная система.

Рассмотрим дальнейшую детализацию процесса, путем создания декомпозиции родительской диаграммы [17] (см. рисунок 2).

Данная диаграмма состоит из следующих блоков:

получение товара;
подготовка товара к продаже;
продажа товара;
учет продаж товара.

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции 1-го уровня

Для полного представления процесса анализа деятельности торгового предприятия, выявления особенностей бизнес-процессов, необходимо разработать декомпозицию для каждого блока.

На рисунке 3 представлена декомпозиция блока «Получение товара».

Рисунок 3 – Декомпозиция блока «Получение товара»

Данная деятельность состоит из пяти блоков:

формирование заказа поставщику;
поставщик доставил товар;
сверка заказа с доставленным товаром;
товар не соответствует заказу, в таком случае выход данного блока является возврат товара поставщику;
товар соответствует заказу, тогда осуществляется прием товара.

На рисунке 4 представлена декомпозиция блока «Товар соответствует заказу».

Рисунок 4 – Декомпозиция блока «Товар соответствует заказу»

Данная диаграмма разработана в стандарте DFD, представлена следующими процессами [10]:

разгрузка товара;
создание документа «Приходная накладная»;
есть новые единицы;
если да – процесс «Добавить новый товар»;
если нет – «Указать количество поступившего товара»;
перечень товара торгового предприятия;

Кроме этого, было определено хранилище данных – «БД товар», в этом хранилище будет храниться информация о товаре, которым торгует предприятие.

На рисунке 5 представлена детализация блока «Подготовка товара к продаже». Деятельность «Подготовка товара к продаже» представлена следующими блоками:

размещение товара на складе;
фасовка товара;
передача товара в торговый зал;
размещение товара на витрине.

Рисунок 5 – Блок «Подготовка товара к продаже»

Следующий блок «Продажа товара» представлен на рисунке 6.

Процесс состоит из следующих блоков:

подобрать товар клиенту;
работа с клиентом;
внесение суммы оплаты;
формирование чека;
списание проданного товара.

Рисунок 6 – Декомпозиция блока «Продажа товара»

Блок «Работа с клиентом» представлена на рисунке 7. Работа блока представлена следующей последовательностью:

проверить оптовый клиент или нет, данное действие выполняет блок «Бухгалтер»;
для этого необходимо ввести данные клиента;
если клиент не является оптовым покупателем, то будет проведен взаиморасчет как с розничным покупателем;
иначе, взаиморасчет осуществляется как с оптовым покупателем.

Рисунок 7 – Детализация блока «Работа с клиентом»

Следующий блок «Учет продаж товара» представлен на рисунке 8.

Рисунок 8 – Декомпозиция блока «Учет продаж товара»