Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ).pdf

Основной задачей почтовых отделений является оказание почтовых и иных договорных услуг населению и организациям.

Организационная структура определяет взаимосвязь между функциями, выполняемыми работниками организации, а также проявляется в таких формах, как разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархия должностей и т. д.

Кольский почтамт имеет следующую организационную структуру (рис. 1).

Начальник почтамта

Отдел кадров

Планово-экономический

отдел

Заместитель

начальника

почтамта

Главный инженер

Бухгалтерия

Группа

механизации

Отдел

подписки

Отдел

продаж

Отдел

эксплуатации

Отделения почтовой связи

Рис. 1 Организационная структура Кольского почтамта

Системный анализ позволяет нам рассматривать персонал как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам. Функциональное управление заключается в том, что руководитель предприятия передает часть своих полномочий функциональным заместителям или руководителям подразделений. Например, заместитель начальника почтамта, являясь заместителем начальника почтамта, от своего имени издает приказы, распоряжения по всем вопросам, связанным с получением, обработкой, хранением и выдачей почты и т. д., не запрашивая разрешения у руководителя.

Функциональное управление позволяет рассредоточить административную и управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированному персоналу. Недостатком является необходимость комплексных согласований между руководящими органами при подготовке практически каждого документа, что снижает своевременность работы, удлиняет время, необходимое для заполнения документации и время для принятия решений. Руководитель почтамта - начальник, работающий по доверенности с УФПС Мурманской области - АО «Почта России» сроком на 5 лет. Начальник действует от имени предприятия, представляет его во всех экономических и государственных учреждениях. В соответствии с законом, лицензией, уставом предприятия он издает приказы, принимает и увольняет работников, налагает штрафы или определяет стимулы за хорошую работу. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры со сторонними организациями, выдает доверенности другим лицам от ее имени, открывает расчетные счета в банках и управляет средствами на счетах.

Заместитель начальника Почтамта организует работу почтовых отделений, порядок перевозки почтовых отправлений, руководит следующими отделами: отделом эксплуатации почтовой сети; отделом обработки переводов и зачисления денежных средств; отделом учета регистрируемых почтовых отправлений и квитанционного материала; диспетчерской группой. Плановый отдел разрабатывает текущие планы предприятия и доводит их до почтовых отделений, определяет экономическую эффективность производства для оказания определенных услуг, проводит анализ хозяйственной деятельности предприятия и почтовых отделений. Разрабатывает планы доходов и расходов. Отдел управления персоналом нанимает и увольняет работников, следит за соблюдением рабочего дня и трудовой дисциплины, следит за соблюдением трудового законодательства, нормализует и учитывает персонал предприятия, производит расстановку штата в отделениях почтовой связи, разрабатывает процедуры нормирования труда персонала. Бухгалтерия учитывает поступление и расходование материальных и финансовых ресурсов, управляет финансовыми операциями предприятия, контролирует поступление средств на текущий счет и порядок их расходования, производит расчет и уплату налогов в бюджет.

Основной задачей руководителя почтового отделения является своевременное и качественное предоставление почтовых и договорных услуг населению, предприятиям, фирмам и т. д.

Начальник ОПС

Заместитель начальника

почтальон

оператор

Рис. 2 Схема управления отделения почтовой связи

В то же время начальник ОПС и его подчиненный персонал несут ответственность за сохранность денежных средств и почтовых отправлений, соблюдение сроков обработки и отправки принятых почтовых отправлений и других услуг, технику безопасности, соблюдение установленных стандартов для материалов, энергии, трудовой дисциплины и реализацию договорных услуг.

Функциональное управление осуществляется совокупностью подразделений, специализирующихся на выполнении определенных видов работ, необходимых для принятия решений в линейной системе управления. Идея заключается в том, что выполнение определенных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, то есть каждый орган управления (или исполнитель) специализируется на выполнении определенных видов деятельности. В организациях, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, отдел планирования, бухгалтерию и т. д.

Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня по функциональному критерию. Функционально управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение исполнителей. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны, когда аппарат управления должен выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций со сравнительной стабильностью задач и функций управления: через жесткую систему соединений обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом. В то же время имеются существенные недостатки, среди которых, в первую очередь, были отмечены следующие: сопротивление изменениям, особенно под влиянием научно-технического и технического прогресса; жесткость системы взаимоотношений между отделами и работниками административного аппарата, которые обязаны строго соблюдать правила и процедуры; медленная передача и обработка информации из-за различных согласований (как по вертикали, так и по горизонтали); замедление процесса принятия управленческих решений.

Таблица 1

Сравнительная таблица характеристик кадров

Таблица 2

Сведения о принятых и уволенных

Анализируя данные этих таблиц, мы можем сделать следующие выводы. Фактическая численность работников Кольского почтамта в 2017 году составляла 2278 человек, в 2018 году - 2193 человека, таким образом, численность уменьшилась на 85 человек (3,7%). Руководством Кольского почтамта была поставлена цель увеличения объемов оказываемых услуг, улучшения качества их предоставления, что при уменьшении численности работников возможно за счет повышения квалификации и уменьшения текучести кадров. На рынке труда спрос на вакансии предприятия имеется. Многих устраивает скользящий график, но низкая оплата труда не позволяет им принять предложения предприятия. Усложняет ситуацию с персоналом то, что в штате Почтамта трудятся 110 работников пенсионного возраста, которые в любой момент могут уволиться в силу преклонного возраста, состояния здоровья и восполнить некомплект будет сложно. Перед службой по управлению персоналом стоят задачи: активно содействовать занятости выпускников отраслевых вузов, техникумов, училищ, что позволит поддержать оптимальный, работоспособный возраст кадров и создать высокопрофессиональный кадровый резерв на замещение должностей руководителей и специалистов; повысить качество персонала путем обучения и повышения квалификации; совершенствовать работу по подбору персонала.

ГЛАВА III СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ КОЛЬСКОГО ПОЧТАМТА УФПС МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ – АО «ПОЧТА РОССИИ»

3.1 Предложения по совершенствованию деятельности службы управления персоналом УФПС Мурманской области - АО «Почта России»

Вследствие того, что руководителям предприятия стало понятно, что есть главное в управлении предприятием, а это - именно персонал (высокопрофессиональный и квалифицированный) намечен план мероприятий по усовершенствованию работы службы по управлению персоналом на предприятии. Основными задачами службы управления персоналом являются:

• организация работы по формированию кадровой политики почтамта, определение основных направлений в соответствии с единой политикой АО «Почта России» в области управления персоналом;
• организация учета личного состава и ведение кадрового делопроизводства в почтамте в строгом соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами АО «Почта России»;
• совершенствование форм и систем оплаты труда почтамта, выработка мер по повышению производительности труда, улучшению условий труда и отдыха работников почтамта;
• удовлетворение потребностей структурных подразделений почтамта в профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации руководящего состава, начальников и заместителей начальников отделений почтовой связи (далее - ОПС), служащих, специалистов, операторов, почтальонов;
• разработка и реализация социальной политики почтамта, методов решения социальных проблем, направленных на формирование благоприятных условий работы;
• методологическое сопровождение организационных изменений и разработки структурными подразделениями почтамта локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность работников, контроль их взаимосвязи и непротиворечивости;
• организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению структурных подразделений почтамта;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив почтамта в соответствии с требованиями действующих нормативных документов.