Файл: Основные функции в системе менеджмента (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ФУНКЦИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

6. Функция контроля осуществляется в виде влияния на сотрудников посредством нахождения, соединения, учета, исследования итогов производственной активности каждого отделения. Необходимо доведение данных сведений до руководства компании, которое проведет оценку системы управления организацией и подготовит определенные управленческие решения [2, с. 110].

7. Функция регулирования работы компании осуществляется напрямую с контролированием. Вследствие влияния наружной и внутренней среды на промышленную деятельность образуется несоответствие установленных характеристик работы производства, обнаруженных в процессе контролирования и своевременного учета, что в итоге потребует регулирования хода изготовления и дальнейшего исследования систем управления организацией [26].

1.3. Этапы и виды контроля в системе менеджмента

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль, как и планирование, с которым он теснейшим образом связан, был непрерывным процессом. Контроль состоит из трех основных элементов [21, с.175]:

• установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;
• измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с его помощью; корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Без надежной системы контроля в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, в системе управления которой он решает несколько задач [24, с. 51].

Во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубина, что позволяет создавать более обоснованные и надежные планы деятельности, особенно на перспективу.

Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею [2, с. 111].

---

Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях. Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным [9, с. 56].

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, при-носимые контролем, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством организации реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути. Эффективный контроль требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей; учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации, поисков «козлов отпущения» и пр., существенно ухудшающих морально-психологический климат. Все это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения [15, с. 5].

Существует разная классификация контроля в организации. В зависимости от времени осуществления выделяют предварительный, текущий и заключительный или итоговый контроль [8, с. 216].

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например: входной контроль качества сырья и материалов, направляемых в производство; ознакомление с документами кандидата на вакантную должность.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники. Для того, чтоб осуществить текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь - данные о полученных результатах. Например: контроль качества выполнения операций по обработке предметов труда; регулярные проверки работы подчиненных [8, с. 217].

---

Текущий контроль осуществляется в двух формах [9, с. 58]:

- стратегический – имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и проводится по количественным и качественным показателям. Сам процесс сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, об уровне внедрений научно технического прогресса, новых методов работ, новых технологий в организации и ее подразделениях;

- оперативный – ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда). В ходе данного контроля проверяется загрузка оборудования, соблюдение общего графика работ, наличие запасов сырья, материалов и топлива, а так же уровень текущих работ и расходования денежных средств.

Заключительный контроль проводится по окончании работ и основывается на обратной связи [24, с. 55]. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Например: испытание готовой продукции; утверждение проекта [25, с. 13].

Контроль так же делится на внешний и внутренний.

1. Внешний – осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками – контролерами [24, с. 55]. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Это происходит по следующим причинам:

- по результатам контроля происходит оценка деятельности сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания и продвижения по службе;

- постоянный контроль говорит о том, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, следовательно, необходимо проявлять хотя бы показное усердие, чтобы выделится на фоне остальных;

- итоги контроля обычно обсуждаются в коллективе и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, то есть удовлетворить свое честолюбие.

Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

---

- должна быть предусмотрена «защита от хитреца», то есть от того, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью манипулирования показателями. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем.

- цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми.

- по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание.

Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более экономически и трудоемко невыполнимой.

2. Внутренний (самоконтроль) – исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача – вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать, чтобы другим было не повадно. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения [6, с. 302].

Условия внедрения самоконтроля [3, с. 302].:

- групповые формы работ и принятия решений;

- здоровый морально – психологический климат в коллективе;

- демократический стиль руководства.

Выбор соотношения внутреннего и внешнего контроля зависит от:

1. От стиля управления организацией.

2. От возможности получать надежную объективную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за выполненные задания. Если это возможно, преобладает внешний контроль.

3. От характера подчиненных.

4. От микроклимата в коллективе.

5. От принятой системы вознаграждений. Индивидуальная – внешний, коллективная – внутренний [3, с. 303].

Выводы по главе 1.

Менеджмент – это профессиональный вид деятельности, направленный на достижение целей организации, путём использования различных ресурсов. Под системой менеджмента подразумевается система управления разного рода ресурсами: человеческими, финансовыми, техническими и другими с целью решения бизнес-задач.

Процесс эволюции обусловил синтез концепции управления в процесс взаимозависимых функций. Управленческое содержание раскрывается в этих возникших в результате разделения и специализации труда функциях. Под функцией следует понимать состав определенных видов управленческой деятельности, характеризующихся единством целей и действий. Концепции и школы менеджмента предлагают различные версии относительно их состава и содержания. Несмотря на разнообразие мнений и версий существует одна общепринятая модель функций в системе менеджмента: общие и конкретные функции управления. Это планирование, организация, мотивация и контроль, также следует добавить координацию и регулирование. Особенность функций управления состоит в их единстве. Это говорит о том, что например, планирование не может правильно функционировать без организации и контроля, а организация без планирования, контроля и мотивации.

---

ГЛАВА 2. ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРЕМЬЕРСТОМ»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «ПремьерСтом»

Организация ООО «ПремьерСтом» зарегистрирована 07.07.2000 г. регистратором: Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве. После регистрации, компании присвоены: ОГРН: 1167746639180, ИНН: 7733292188 и КПП: 773301001.

Юридический адрес ООО «ПремьерСтом» — 125362, Москва, ул. Свободы, д. 35, строение 5.

Учредителем является Ибрагимова Зинаида Александровна.

Организация в правовом отношении является Обществом с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью ООО «ПремьерСтом» создано в соответствии с действующим законодательством РФ на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ и иного действующего законодательства РФ.

Основной вид деятельности общества — «Торговля оптовая фармацевтической продукцией», также организация имеет 6 дополнительных вида деятельности.

Свою деятельность общество осуществляет под брендом «Эль-Дент».

Компания «Эль-Дент» осуществляет оптовые поставки стоматологического оборудования и материалов. Предприятие является официальным дистрибютером многих известных производителей техники и аппаратуры для стоматологических клиник и центров. В ассортименте реализуемой продукции длинный перечень профильных материалов: световые композиты, жидкотекучие композиты, гемостатические препараты, временные пломбы, гипсы, матрицы и клинья и пр. Компания «Эль-Дент» предлагает оборудование производителей мирового уровня: израильские Апекс Лораторы и загубники, профессиональные запечатывающие устройства, китайские и итальянские стоматологические пескоструйные аппараты, скалеры и насадки, автоматические машины для надевания бахил и другую технику.

«Эль-Дент» принимает участие во всех стоматологических выставках в России и Европе. Для удобства клиентов действует интернет-магазин, в котором отображена позиция наличия товара на складе. Компания проводит акции, позволяющие получить существенные скидки. Предоставлена возможность заказать обратный звонок.

---