Файл: Реинжиниринг бизнес-процессов (Понятие бизнес-процесса и процессного подхода).pdf

На сегодняшний день процессный подход приобрел широкую огласку, и его принципы используются в компаниях и организациях по целому миру. Он кроме того является одним из восьми ключевых основ менеджмента качества.

Интерес к бизнес-процессам и процессному подходу увеличился значительно уже после выхода серии стандартов ISO 9000, в которых очерчены требования к системам менеджмента качества. Двухпроцессный подход считается одним из восьми основных принципов менеджмента качества [8].

Главной концепцией процессного подхода считается идентификация имеющихся процессов компании, и управление системой данных бизнес-процессов, которые в свою очередь непосредственно взаимодействуют между собой. При этом, важна системность подхода, при которой управление ведется с точки зрения рассмотрения всех имеющихся бизнес-процессов как общей системы. Каждый бизнес-процесс – составляющая целой системы. Модифицирование одного проводит к изменению другого.

Таким образом, с точки зрения процессного подхода, бизнес-процессами нужно управлять как общей концепцией посредством формирования сети процессов и их взаимодействия.

Процессный подход предполагает рассмотрение деятельности и ресурсов компании как составляющих систему процессов. Организация в этом случае управляет процессами. Что касается функционального подхода, он подразумевает, что главным предметом управления считаются определенные функции подразделений компании.

1.2 Бизнес-процессы управления персоналом

Одним из основных бизнес-процессов считается процедура управления персоналом.

Далеко не всегда руководство персоналом осуществляется системно и на плановой основе. Основы и ценности, которые лежат в основе работы с персоналом могут быть не сформулированы, либо совсем не объединены со стратегией компании. Концепции мотивации бывают сложны для осмысления и расчетов, а их результативность не отслеживается.

В результате эффективность работы компании падает, текучка сотрудников увеличивается, некоторые должности остаются много месяцев не закрытыми. Опускается качество сервиса клиентов, увеличиваются реальные расходы на персонал (даже в случае, если фонд заработной платы уменьшается).

Майкл Армтсронг в книге «Практика управления человеческими ресурсами» дает вот такую трактовку: «Управление человеческими ресурсами (УЧР) возможно определить как стратегический и логически последовательный подход к управлению более значимым активом компании: трудящимися там людьми, которые коллективно и индивидуально вносят вклад в решение вопросов компании. При этом главная задача УЧР – это гарантировать достижение успеха данной компании с помощью людей»19.

Определенные авторы разделяют понятие УЧР и «управление персоналом».

Структура бизнес-процессов – это форма бизнес-процессов компании, которая отображает иерархию действий и взаимосвязи между ними, подразделениями и внешним окружением через входы и выходы. Все без исключения входы/выходы имеют собственного поставщика/получателя: процесс, подразделение, конкретного сотрудника, внешнего контрагента 16.

Бизнес-процесс – периодически возобновляемая, управляемая деятельность, итогом которой считается определенный ресурс, имеющий ценность для определенного покупателя (клиента). Потребитель может быть как внутренний, так и внешний.

Поэтому проанализируем в первую очередь структуру процессов УЧР, их взаимосвязь между собою, прочими процессами и стратегией фирмы.

Так как концепция управления персоналом включает конкретные элементы, выходящие за определение бизнес-процессов, будем использовать дополнительное понятие. Его рабочее название – универсальная процедура. Это регламентированная деятельность, которая может схожим способом выполняться в рамках каждого проекта либо бизнес-процесса. Её итогом может быть материальный либо информационный продукт, который используется далее в процессе либо проекте.

Например, в программировании некоторая стандартная функция или процедура – скажем, сложение строк – может использоваться в самых разных случаях: при описании классов, объектов, других процедур и функций.

Применение подобных процедур в целом может облегчить регламентацию процессов. Их возможно описать один раз. Если они снова встретятся, в других регламентах процессов, достаточно будет сделать ссылку на нужный акт. За счет этого упрощается чтение регламента, экономится время, а кроме того, достигается конкретное однообразие в деятельности.

Рассмотрим общую схему управления человеческими ресурсами (УЧР) (рис. 1 приложение 1) 18.

Кратко суть системы УЧР можно выразить следующим образом:

(1) В компании существует явные или неявные видения деятельности, стратегические цели и задачи, которые определяют принципы и стратегические цели управления персоналом.

(2) Стратегические цели управления персоналом в свою определяют конкретные бизнес-процессы УЧР.

(3) Также они определяют универсальные процедуры УЧР.

(4) В соответствии с правилами и принципами, установленными в процессах и процедурах, осуществляются конкретные акты управления персоналом.

(5) При этом для работы с информацией о персонале используется специальная база данных (далее «БД Персонала»).

Рассмотрим отдельные элементы приведенной схемы.

Видение, стратегия и цели компании – влияют на все процессы, связанные с управлением персоналом. Они составляют базовые принципы, на которых строятся конкретные процессы и процедуры, также они необходимы для планирования и целеполагания деятельности по УЧР.

Два важных принципа стратегии УЧР:

1. Она должна быть частью стратегии целой фирмы. Все принципы и ценности должны быть едиными и не противоречить друг другу. Упрощенно, если компания ориентирована на предоставление уникального продукта в высшем ценовом секторе, то и политика УЧР должна ориентироваться на такой результат, учитывать высокий профессиональный уровень персонала, низкую текучку кадров, сохранение творческого потенциала и т.д.

2. Базовые основы управления персоналом в части найма, мотивации, обучения, управления карьерой должны быть определенными, четкими, ясными. К примеру, принцип премирования персонала, определенный как «за труд мы платим справедливо», для сотрудников на самом деле не выражает ничего определенного. Так же, как и принцип, положенный в основу обучения персонала «мы не скупимся на обучение сотрудников». И наоборот, принцип «в нашей компании нет переменной части оплаты труда, а постоянная – вводится один раз в год по итогам аттестации», хотя и может не отвечать чьим-то суждениям о системе мотивации, но зато станет простым и понятным. При условии, что и основы проведения аттестация будут также определены.

Определенные стратегические цели фирмы предпочтительно выражать в цифровом виде. Они нужны для планирования и целеполагания процессов УЧР. Увеличение производства, продаж, внедрение новейших технологий и т.д. должны быть предварительно запланированы не только лишь в части оснащения, программного обеспечения, маркетинговых промоакций, финансирования и т.д., но и в части найма, обучения, мотивация, карьерного роста сотрудников.

Плановые значения показателей процессов управления персонала также должны быть объединены с общими стратегическими целями.

Пример стратегического плана работы с персоналом основанного на основных пунктах плана развития компании.

Для каждой ячейки определяем основные цели, мероприятия по достижению целей, критерии достижения целей, плановые значения целевых показателей 16.

Таким образом, в соответствии с общей схемой, к бизнес-процессам УЧР относятся те, что непосредственно связанны с управлением персоналом – найм и отбор персонала, проведение обучения, планирование карьеры и т.д. Приведенный перечень бизнес-процессов не является полным и окончательным. Компании на практике сами выделяют те или иные процессы, исходя из своего масштаба, особенностей культуры управления, видов деятельности и т.д.

Аналогичным образом остальные процессы управления персоналом связаны между собой с другими бизнес-процессами компании.

1.3 Понятие и особенности реинжиниринга и оптимизации бизнес-процессов

В литературе выделяют два подхода к улучшению бизнес-процессов: революционные (реинжиниринг) и эволюционные (оптимизация).

Реинжиниринг представляет собой преобразования, которые инициируются высшим руководством в императивном, приказном порядке. В то время как оптимизация напротив является преобразованием, которое инициируется и осуществляется сотрудниками [14].

В своём классическом понимании реинжиниринг определяется в качестве переосмысления и перепроектирования бизнес-процессов организации, направленные на достижение улучшений основных показателей. Изначально, реинжиниринг создавался не теоретиками, а людьми, занимающимися бизнесом и решающими те или иные возникающие проблемы.

Руководители различных компаний с мировой известностью, экспериментировали, изобретали, проектировали и перепроектировали бизнес-процессы. Термин реинжиниринг появился после обобщения имевшегося опыта, и создания на основе этого теорию.

Реинжиниринг бизнес-процессов представляет собой радикальное перепроектирование большей части деловых процессов, чтобы достигнуть скачкообразных, резких улучшений основных показателей финансово – хозяйственной деятельности компании.

Данная технология позволяет достаточно качественно описать исходную модель действующих бизнес-процессов и разработать комплекс мер по ее модификации с учетом круга выявленных проблем и имеющихся в распоряжении организации ресурсов, чтобы внести изменения в исходную структуру бизнес-процессов.

Необходимо отметить, что зачастую главная проблема, препятствующая развитию конкретной организации, может лежать за пределами таких технологий, как организационно-кадровый аудит и реинжиниринг бизнес-процессов. Это могут быть проблемы, связанные с доставкой товарно-материальных ценностей, сферой маркетинга или бухгалтерского учета, с недостаточными профессиональными или личными компетенциями персонала, или с низким качеством принятых в организации стандартов, норм и правил.

Следовательно, применение одной из описанных технологий недостаточно, чтобы провести успешную диагностику существующего состояния организации и выявить ключевую проблему. Вместе с тем, полное применение обоих технологий является достаточно затратным мероприятием [4].

В процессе реинжиниринга текущая деятельность предприятия «раскладывается» на составные элементы, выявляются и устраняются процессы, не добавляющие стоимость, определяется состав необходимых изменений, на основе чего создаются новые адекватные бизнес-процессы.

Для наглядного сравнения в таблице 1 представлен сравнительный анализ двух этих подходов в зависимости от различных параметров.

Одной из концепций оптимизации производства является японская философия/практика Кайдзен (kai – изменение, zen – улучшение). Фокус данной практики направлен на непрерывное совершенствование процессов производства, сервиса и управления [11]. Данный подход предполагает небольшие, последовательные и постоянные улучшения.

Таблица 1 - Два принципиальных подхода к улучшению бизнес-процессов

Концепция Кайдзен предполагает фокусировку не на результате, а на самом процессе. Кайдзен сосредотачивается на человеческих усилиях. Контрастом к данной концепции можно считать западный образ мышления, ориентированный на результат.

Практика Кайдзен рассматривает следующие виды потерь: а) брак; б) избыток запасов; в) излишняя обработка; г) перемещение; д) движение; е) ожидание; ж) перепроизводство (лишняя работа).