Файл: Особенности коммуникации в организации (Теоретические основы коммуникаций в организации).pdf

Введение

Коммуникация – это связь двух и более взаимодействующих субъектов друг с другом для обмена необходимой информацией.

Коммуникация выполняет функцию мотивации. Она иллюстрирует то, насколько хорошо работники справляются со своими обязанностями и какие существуют пути повышения производительности труда. Можно повысить мотивацию путем формулирования конкретных целей для работников и обеспечения получения ими обратной связи.

Коммуникации в организации включают в себя взаимодействие между людьми. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Каждая из вышеперечисленных функций играет большую роль, поэтому нельзя выделить из них одну наиболее важную. Почти каждое взаимодействие в группе посредством коммуникации затрагивает одну из приведенных четырех функций.

Выполняя определенные функции, коммуникация представляет собой систему. Она подразумевает взаимодействие получателя и отправителя сообщения. В ходе коммуникационного процесса сообщение, во-первых, кодируется, то есть преобразуется в символическую форму, во-вторых, передается получателю информации с помощью какого-либо канала, и в заключение ретранслируется получателем.

Уоммуникация это передача информации от одного субъекта к другому, которая позволяет доносить определенные факты, ценности, мысли и чувства до других людей. Целью коммуникации, по их мнению, является четкое понимание отправленного сообщения своим оппонентом. Также грамотно построенные коммуникации создают «мост взаимопонимания», при котором взаимодействующие стороны могут делиться информацией друг с другом.

Объект работы - компания ООО «Юпитер».

Предметом работы является система коммуникаций в компании ООО «Юпитер».

Целью курсовой работы является совершенствование системы коммуникаций.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

• Рассмотреть характеристику коммуникаций в организации;
• Изучить реализацию коммуникационного процесса в организации;
• Провести анализ коммуникации в ООО «Юпитер»;
• Рассмотреть построение эффективной системы коммуникаций;
• Проанализировать мероприятия по совершенствованию коммуникации в ООО «Юпитер» и т.д.

При написании данной работы были использованы современные научные и учебные источники.

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в организации

1.1 Характеристика коммуникаций в организации

Диалог невозможно осуществить, если собеседники говорят на различных языках. Так же нельзя понять суть предмета, если не обладать специфическими словами, обозначающими его понятия. Другие термины, требующие более подробного разъяснения, будут рассмотрены в отдельных разделах статьи.^[1]

Множество недоразумений и даже человеческих трагедий происходит из-за того, что объект не умеет правильно сформулировать и передать нужную информацию, или же ее восприятие субъектом неполное или искаженное.

Наиболее высокий уровень коммуникации наблюдается там, где ее объект и субъект:

• Умеют легко устанавливать межличностные контакты.
• Обладают культурой общения с отдельными людьми, с их группой или большой массой.
• Испытывают интерес к теме общения и к его результатам.
• Не безразличны друг другу.

Самый высокий уровень коммуникации наблюдается, когда партнеры связаны родственными, дружескими или духовными узами.

Качество общения зависит, конечно, и от того, как говорит или слышит человек, от его эмоционального состояния. Невнятная речь, малограмотная, насыщенная неизвестной лексикой, плохой слух у слушателя, непонимание невербальных сигналов говорящего и неправильное их толкование, предвзятое или враждебное отношение к участнику общения — есть причины искажения информации при ее передаче или восприятии.

Иная причина — отсутствие интереса к предмету обсуждения, когда, например, слушатель засыпает на скучной для него лекции. То есть это признаки низкого уровня коммуникации.

Отправителем информации, как и ее получателем, может быть не одно лицо, а группа лиц, коллектив, организация, общество. Объем коммуникационного процесса бывает небольшим (прохожие поздоровались друг с другом) и масштабным, глобальным, охватывающим много стран (решение территориальных притязаний).

Это определяет следующие уровни социальной коммуникации:

Аутокоммуникационная — общение со своим «Я». Человек наедине с собой познает, оценивает собственные возможности и способности.^[2]

Интерперсональная — межличностное взаимодействие двух или нескольких лиц.^[3]

Групповая коммуникация, отличающаяся количеством участников и содержанием общения (деловое, дружеское и пр.) в различных вариантах: индивида с группой, членов одной группы между собой, членов различных групп.

Личностно-групповая (лектор — аудитория).

Публичная — касается социальных проблем и интересов. Как правило, это общение представителей властных структур с народом, работников сферы торговли, обслуживания, образования, культуры с клиентами.

Межгосударственная — коммуникации между государствами на дипломатическом уровне по вопросам войны и мира, культурного обмена, торговли, науки и пр.

Глобальная охватывает громадные территории Земли, обеспечивает межнациональное общение ее населения.

Массовая коммуникация.

Организационная осуществляется между иерархическими уровнями управленческой пирамиды.

Потребности людей в информации удовлетворяются посредством массовой коммуникации — деятельности, имеющей свои функции, собственную систему знаний, приемы, нормы и правила, средства.

Основными задачами массовой коммуникации являются:

• просветительская;
• регулирующая — формирование общественного сознания и связей индивида и общества;
• контрольная — надзор за различными процессами в социуме, пропаганда желательных норм поведения;
• культурфилософская, или культурологическая — ознакомление с традициями, наследием, достижениями в области искусства, развитие интереса к творчеству.

Действуя на всех уровнях коммуникации, массовая коммуникация посредством убеждения, просвещения, внушения через СМИ формирует общественное мнение, организует социальную деятельность как индивидуальную, так и различных групп населения.^[4]

Внешние проявления доброжелательности к собеседнику или к аудитории, открытость, хорошие манеры и речь вызывают ответные чувства симпатии и готовность к общению. Установление деловых отношений требует от их инициатора некоторых специальных знаний и навыков, определенной подготовки. Они касаются и речевого, и неречевого поведения во время общения.

Если субъект хочет добиться собственных целей, то он должен хорошо подготовиться к разговору, предварительно изучив цели и особенности поведения противоположной стороны. Это поможет подобрать аргументы для защиты своих интересов, предусмотреть спорные, конфликтные моменты и компромиссные решения.

Понимание психологического состояния партнера по невербальным сигналам, знание манипулятивных приемов и способов их нейтрализации, умение сдерживать или демонстрировать собственные эмоции — это малая часть навыков, составляющих коммуникативную компетентность.

Война любого масштаба — в большинстве своем есть результат неумения противников цивилизованно решать спорные вопросы. Успешность бытовых, профессиональных — любых! — контактов зависит от того, как человек общается с окружающими, что демонстрирует и что прячет глубоко в себе.^[5] Можно сказать, что наука налаживания коммуникативных связей — это есть наука побеждать. Целенаправленное изучение психологии общения должно стать обязательным, если кто-то хочет научиться успешно отстаивать свои интересы. Она раскроет в каждом человеке психолога-практика, внутренне готового к любым жизненным подаркам и неожиданностям.

1.2 Реализация коммуникационного процесса в организации

На всем пути следования от субъекта к объекту информация может исказиться, исчезнуть, быть неправильно понятой, в результате чего цель общения не достигается. Организатору коммуникативного процесса следует знать, когда, как и почему может произойти такой сбой.

Уровни организации коммуникации соответствуют этапам ее прохождения от объекта к субъекту.

1 этап — подготовка субъектом, то есть инициатором, целей, содержания, формы, средств коммуникации. Он должен серьезно продумать, насколько адекватно способен воспринять его информацию объект. Например, наиболее ярким, эмоциональным, наглядным изложение научных данных будет для учеников школы. И более насыщенным научной терминологией, техническими фактами, схемами и графиками — для студентов вуза.

2 этап — выбор кодировки сообщения: устное, письменное, в виде плана, графика, видео и пр., с учетом численности адресантов (для индивидуального пользователя, для группы или для большой массы населения) и уровня их подготовленности. Существенно будет различаться подготовка, к примеру, сообщения о достижениях медицины для специального журнала и для населения в СМИ.^[6]

3 этап — выбор наиболее эффективных средств коммуникации. Устное или письменное сообщение, распоряжение, приказ с использованием технических средств или через посредников. Директор учреждения издает письменный приказ и на совещании делает устное распоряжение руководителям подразделений довести его до сведения персонала, дать разъяснения в случае возникновения вопросов.

4 этап — декодирование, расшифровка, осмысление полученной информации объектом и принятие решений о каких-то действиях.

5 этап — обратный сигнал от объекта к субъекту о приеме информации и реакции на нее.

Ответные действия объекта меняют местами его с субъектом: первый теперь становится отправителем, источником, а второй приемником информации.

Коммуникация между уровнями управления предприятием, организацией тем эффективнее, чем меньше помех («шумов»), искажающих ее смысл, возникает на пути ее следования от источника к объекту. Это могут быть неисполнительность, самовольные умышленные или неумышленные действия исполнителей, технические сбои и т. д.

В настоящее время  важнейшим показателем эффективности деятельности любой организации является её прибыль. Как известно, невозможно демонстрировать высокие финансовые показатели, если компания не будет функционировать как слаженная система. Чтобы этого достичь, необходимо построить в организации эффективную систему коммуникаций.

Коммуникация – это связь двух и более взаимодействующих субъектов друг с другом для обмена необходимой информацией.^[7]

Д.В. Ньюстром и К. Дэвис характеризуют коммуникацию как передачу информации от одного субъекта к другому, которая позволяет доносить определенные факты, ценности, мысли и чувства до других людей. Целью коммуникации, по их мнению, является четкое понимание отправленного сообщения своим оппонентом. Также грамотно построенные коммуникации создают «мост взаимопонимания», при котором взаимодействующие стороны могут делиться информацией друг с другом.

М.А. Василика понимает под коммуникацией «обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями», которые способны не только принимать и накапливать информацию, но и преобразовывать ее. Более того М.А. Василика подчеркивает, что при таком обмене информацией происходит передача интеллектуального и эмоционального содержания.

Г.Г. Почепцов описывает коммуникацию как процесс перекодирования вербальной сферы в невербальную и наоборот. Стоит отметить, что для коммуникации в таком понимании характерен переход от говорения одного субъекта к действиям другого. Именно с данной целью происходит передача значений между двумя людьми.

Приведенные выше определения свидетельствуют о многоаспектности такого понятия, как «коммуникация». Но несмотря на этот факт, практически все они основываются на процессе обмена информацией между субъектами взаимодействия.^[8] Коммуникации в любой группе выполняют четыре ключевые функции: информирование, эмоциональное выражение, контроль и мотивацию. Рассмотрим подробнее каждую из этих функций.