Файл: Особенности коммуникации в организации (Теоретические основы коммуникаций в организации).pdf

Функция информирования заключается в том, что коммуникация облегчает принятие решений. Данный процесс обеспечивает такую информацию, которая необходима конкретным людям или группам для принятия управленческих решений. Это позволяет с одной стороны, выявлять, а с другой стороны, оценивать определенные варианты.

Функция эмоционального выражения позволяет людям удовлетворять свои социальные потребности. Для многих людей группа является ключевым источником социального взаимодействия, поэтому именно благодаря групповой коммуникации члены группы могут показать, довольны ли они происходящими событиями или нет.

Функция контроля проявляется в том случае, когда сотрудники должны соблюдать инструкции и правила компании, действовать в соответствии с утвержденным регламентом.

Коммуникация также выполняет функцию мотивации. Она иллюстрирует то, насколько хорошо работники справляются со своими обязанностями и какие существуют пути повышения производительности труда. Можно повысить мотивацию путем формулирования конкретных целей для работников и обеспечения получения ими обратной связи.

Каждая из вышеперечисленных функций играет большую роль, поэтому нельзя выделить из них одну наиболее важную. Почти каждое взаимодействие в группе посредством коммуникации затрагивает одну из приведенных четырех функций.

Выполняя определенные функции, коммуникация представляет собой систему. Она подразумевает взаимодействие получателя и отправителя сообщения. В ходе коммуникационного процесса сообщение, во-первых, кодируется, то есть преобразуется в символическую форму, во-вторых, передается получателю информации с помощью какого-либо канала, и в заключение ретранслируется получателем.^[9] При коммуникационном процессе смысловое значение передается от одного субъекта к другому. Модель коммуникационного процесса можно представить в виде следующей схемы.

Рисунок 1. Модель коммуникационного процесса

Рассмотрим проиллюстрированные компоненты коммуникационного процесса. Данный процесс состоит из отправителя, сообщения, кодирования, канала, декодирования, получателя, помехов и обратной связи. Остановимся подробнее на каждом из этих частей. Отправитель инициирует сообщение путем кодирования своей мысли, которую он хотел бы донести для своего оппонента – получателя. Сообщение передается с помощью определенного канала его получателю. Получателем в этой системе выступает адресат сообщения. Стоит отметить, что перед тем, как данное сообщение будет получено, его необходимо декодировать, то есть преобразовать в такой вид, который будет понятен и усвоен получателем информации. Ни одна коммуникационная модель не обходится без помехов – преград для коммуникации. Они могут быть связаны как с перегрузкой информации, семантическими трудностями, так и с различиями в культуре. Завершающим компонентом процесса коммуникации выступает обратная связь, которая необходима для сопоставления оригинала с принятым сообщением и проверки эффективности коммуникации.

Не всегда в компаниях процесс коммуникации развивается поступательно и безошибочно. В организации могут существовать определенные барьеры, замедляющие процесс коммуникации и вносящие в него неточности. Остановимся подробнее на таких препятствиях, как эмоции, перегрузка информацией, гендерные различия и фильтрация.^[10]

Эмоциональное состояние объекта коммуникации играет большую роль в том, каким образом полученное сообщение будет интерпретировано. В случае, если получатель информации испытывает радость и восторг, то он воспримет информацию иначе, чем в состоянии грусти или тревоги. Также крайние проявления чувств и эмоций человека влияют на интерпретацию данных. Например, если объект испытывает эйфорию или горе, то он не способен в такой ситуации рационально и непредвзято мыслить.

Информационная перегрузка также приводит к препятствиям в коммуникациях между людьми. В первую очередь, это связано с тем, что способность человека обрабатывать информацию имеет ограниченный и не всеобъемлющий характер. Когда количество информации, которое получает человек, превышает «обрабатывающую способность», то происходит данная перегрузка. Если человек вынужден обрабатывать большее количество информации, чем он потенциально способен, то такой человек как осознанно, так и неосознанно пытается данное количество сократить. Такое сокращение происходит путем игнорирования, отсеивания или забывания информации, либо путем делегирования ее своим коллегам и подчиненным.

Третьим препятствием в коммуникациях выступают гендерные различия людей. В то время, как женщины применяют устную коммуникацию для установления контакта с собеседником, мужчины используют этот тип связи для подчеркивания своего социального статуса в обществе. С.П. Роббинз отмечает, что женщины слушают и говорят на языке близости и контакта, а мужчины, напротив, на языке независимости и статуса. В результате, когда женщина слышит о какой-либо проблеме, она делится своими переживаниями по этой теме, получая сочувствие и поддержку. Мужчина же, демонстрируя свою потребность в контроле, советует своему оппоненту вероятные пути решения сложившейся ситуации.^[11]

Последней преградой коммуникационного процесса служит фильтрация. Она подразумевает осознанное «манипулирование информацией со стороны ее отправителя». Такое воздействие применяется с целью предоставления информации именно с той стороны, которая наиболее выгодна и приемлема для ее отправителя. Немаловажную роль в появлении фильтрации играют многоуровневость организационной структуры и различия в статусе людей.

Таким образом, коммуникация представляет собой сложный процесс, который зависит от многих факторов, поэтому для того, чтобы менеджеры успешно взаимодействовали со своими подчиненными, а последние между собой, необходимо знать особенности коммуникационного процесса и принимать их во внимание во время выполнения обязанностей на рабочем месте.

Глава 2. Анализ процесса коммуникаций в организации на примере ООО "Юпитер"

2.1 Краткая характеристика ООО «Юпитер»

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» является компанией оптово-розничной торговли. Форма собственности – индивидуальная, частная. ООО «Юпитер» образовано и стабильно работает на рынке товаров с 2010 года.

Организация имеет право продавать и передавать другим предприятиям, организациям, учреждениям и гражданам, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование, либо в займы имущество, а также списывать его с баланса с согласия собственника или уполномоченного им органа, если иное не предусмотрено законодательными актами РФ. Таблица 1 дает характеристики изменения финансового положения предприятия, приводятся основные финансово-экономические показатели за 3 года.

Таблица 1

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Юпитер»

Сумма основных фондов в 2018 г. увеличилась на 227 тыс. руб., вследствие покупки нового торгового оборудования для открывшихся магазинов, что является положительной тенденцией развития финансово-хозяйственной деятельности. Это стало причиной увеличения выручки от реализации в 2018 г. (на 1088 тыс. руб.).

Основной причиной увеличения чистой прибыли предприятия (на 154 тыс. руб.) явилось увеличение выручки в 2018 году и увеличения прибыли от реализации с 237 тыс. руб. до 241 тыс. руб. Чтобы понять, как происходят коммуникации в ООО «Юпитер», рассмотрим структуру управления компанией (рисунок 1). Структура управления имеет два уровня управления.

Рисунок 2 - Структура управления компанией (в скобках указано число сотрудников)

2.2 Анализ коммуникации в ООО «Юпитер»

Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными.

Для начала рассмотрим схему информационного взаимодействия подразделений в подразделениях организации.

Рисунок 3 Коммуникационные сети компании

Эта система называется многоканальной или многоканальной. Все блоки соединены между собой по принципу "каждое деление, когда все остальные". Запросы (задачи) могут поступать из любого отдела и направляться непосредственно в отдел, информация о котором необходима для работы.

Преимущество такого общения в сети: высокая надежность обратной связи. Кроме того, анализ полученных данных показал, что у рабочих было много сторон, не свойственных обоснованности работы и трое из пяти экспертов изъявили желание освободить их от ненужной работы, причем почти все работники указали на недостаток информации. Причиной этому может быть отсутствие программного обеспечения для ведения баз данных. С учетом этого необходимо улучшить связь путем совершенствования новых информационных систем.^[12]

Результаты исследования одного из магазинов ООО «Юпитер» показали, что в предмете и средствах коммуникации доминируют навыки взаимодействия, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий.

Рисунок 4 Виды коммуникаций ООО «Юпитер»

По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные.

Рисунок 5 Виды коммуникаций ООО «Юпитер»

Наряду с формальным общением, неформальным они присутствуют и через каналы коммуникации. Этот тип неформального общения распространен в организации такого типа. Кроме того, неформальное общение распространяется на празднование Дней рождения, встреч, "Нового года", "Восьмого Марта". Ежегодно организация отмечает "День создания компании ООО «Юпитер». Эти меры отвечают интересам всей команды. Также организуются совместные поездки по туристическому направлению и прогулки на природе.

Такая система коммуникаций позволяет менеджеру обезопасить себя от ненужных сплетен, организовать эффективную передачу формальной (деловой) информации между подразделениями, сократить, насколько это возможно, утечку информации.^[13] При этом он уделял внимание своим подчиненным и, при условии, что это все возможные средства "обратной связи". Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть своих начальников не только руководителей ордена, но и просто людей. Это было достигнуто коллективным праздником.

Рисунок 6 Виды коммуникаций ООО «Юпитер»

По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в компании ООО «Юпитер» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

Рисунок 7 Виды коммуникаций ООО «Юпитер»

В конце каждого месяца начальникам отделов пишется отчет о работе директора. Также в отчете представлены предложения, пожелания и просьбы от самих докладчиков, а работники являются их подчиненными. Предварительно их запросы и пожелания будут обсуждаться с менеджером. Таким образом, в организации организована восходящая вертикальная связь.

Директор, принимая во внимание доклад руководителей, в первый день следующего месяца организует встречу с помощью секретаря, чтобы по каждому пункту доклада дать указания для будущей работы, а также для управления и передачи информации, полученной из внешней среды.^[14]

Также нисходящее и восходящее общение осуществляется на ежегодных собраниях всего трудового коллектива компании ООО «Юпитер», на которых обсуждаются успехи, достижения, неудачи и будущие перспективы как организации, так и сотрудников.