Файл: Особенности коммуникации в организации (Теоретические основы коммуникаций в организации).pdf

Следует отметить, что директор ООО «Юпитер» создал социальную сеть для сотрудников компании - ООО «Юпитер», что является огромным плюсом для деятельности компании и совершенствованию внутренних коммуникаций. Теперь он может регистрировать сотрудников в Москве и Московской области, а в течение месяца он доступен своим коллегам в других регионах. Это первый в России проект по созданию такой крупной бизнес-социальной сети. Сейчас в ООО «Юпитер» работает около 29 тыс. человек.

Пользователи могут использовать сеть заданий, например домашние компьютеры. Сегодня корпоративная социальная сеть закрыта и доступна исключительно сотрудникам компании. В дальнейшем возможно открыть доступ к ООО «Юпитер» всем тем, кто не является сотрудниками ООО «Юпитер».

Социальная сеть ООО «Юпитер» включает в себя часть блогов и позволяет создавать сообщества по интересам. Участники сети могут добавлять записи в общую новостную ленту, делиться информацией о своих любимых местах бесплатно, пометив их на карте и многое другое. ^[15]

Поэтому можно сделать вывод, что компания ООО «Юпитер» довольно успешно занимается коммуникацией, единственное, что можно дополнить-это использование современных технических средств и информационных технологий.

Коммуникация – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания.^[16] Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать.

3. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в ООО «Юпитер»

3.1 Построение эффективной системы коммуникаций

Для снижения негативного влияния выявленных в процессе исследования в компании ООО «Юпитер» проблем необходимо:

1. Обеспечить каждую торговую точку персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепить именные электронные почтовые ящики. Это сократит время доставки необходимой информации, не отрывая при этом от работы торговый персонал, что увеличит культуру обслуживания, и, следовательно, привлечёт дополнительных клиентов.

2. Использовать короткие текстовые сообщения (SMS), отсылаемые на мобильные телефоны. Способ послания сообщения можно выбирать либо через телефон, либо с использованием сайта телекоммуникационной компании.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.^[17]

3. Пройти курсы повышения квалификации, семинары или тренинги руководящему составу и специалистам по вопросам коммуникаций для эффективного информационного обеспечения организации.

4. Нанять бизнес-консультанта по вопросам организации эффективного коммуникационного процесса и дальнейшего обучения работников основным принципам работы с информацией.

Эффективность совместного обучения во многом зависит от оптимальной реализации личностных и групповых возможностей. Благоприятная атмосфера в группе не только продуктивно влияет на результаты, но и перестраивает человека, формирует его новые возможности и проявляет потенциальные.^[18]

5. Возместить работникам часть расходов по их обучению. Это позволит усилить приверженность сотрудников к данной организации.

6. Организовать еженедельные собрания офисных работников (например, по понедельникам). Это позволит и руководителям, и специалистам качественно готовится к предстоящим совместным обсуждениям деятельности и направлений компании.

7. Определить время для общения торгового персонала с менеджерами, для чего нужно установить систему видеоконференций в магазинах и офисе.

8. Организовать еженедельные отчеты и ящик предложений, который может быть размещен на сайте компании, для регулирования эффективной обратной связи.

9. Укрепить связи «офис-магазины» посредством совместных корпоративных мероприятий (спортклуб, театр, походы и т.п.).

Это мероприятия, рассчитанные на относительно узкую целевую аудиторию руководство фабрики, непосредственных руководителей, ключевых специалистов - всего около 100 человек.

Видеоновости - еще один инновационный PR-инструмент, который решили использовать в компании. Для этого в столовой и комнате отдыха на производстве были оборудованы две плазменные панели. Основное время здесь транслируется Philip Morris TV.

Помимо традиционных «ящиков для вопросов и предложений» и опросов мнения сотрудников в компании был введен так называемый информационный комитет. Задача комитета - рассматривать вопросы, адресованные непосредственно его членам или направленные через ящики для вопросов и предложений.^[19]

Для повышения эффективности коммуникаций предлагаются следующие принципы:

Правило 1. Обеспечьте поддержку официальной информации. Важно, чтобы люди получали информацию не в кулуарах, а из официальных источников.

Правило 2. Действуйте проактивно. Персонал имеет право узнавать о том, что происходит в компании, если не раньше, то одновременно с рынком, но не из внешних источников.

Правило 3. Используйте авторитет генерального директора. Сотрудников мотивирует общение с генеральным директором, его доступность. Важно, чтобы сотрудники принимали генерального директора, доверяли ему, для этого они должны его узнать.

Правило 4. Определяйте стиль коммуникаций. Разработайте индивидуальные стили общения для ключевых руководителей. Особенно важно это для осуществления письменных коммуникаций.

Правило 5. Умейте сообщать плохие новости. Основная задача коммуникации - убеждать. Важно, чтобы на той стороне информация была понята и принята. Сотрудники - это не масса и не толпа, которую нужно к чему-то призывать, зомбировать.^[20]

Правило 6. Развивайте каналы коммуникаций. Изменения в компании проходят успешно, когда внутренние коммуникации хорошо отлажены.

Правило 7. Формируйте корпоративную культуру. Идентификация сотрудника с компанией происходит в несколько этапов.

Таким образом, обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, визитные карточки и т.п., циркулирующие внутри организации и вне ее, необходимы для повышения уровня коммуникаций в организации.

3.2 Мероприятия по совершенствование коммуникации в ООО «Юпитер»

В процессе коммуникаций люди получают знания о взглядах или намерениях других. Коммуникация – это двусторонний процесс: информацию, которую мы хотим сообщить другим не всегда идентична воспринятой информации. Один из путей выявления стратегии коммуникации предусматривает анализ требований к сотрудникам компании и целей коммуникации. Б. Куирк проиллюстрировал последовательность различных целей коммуникации – от осведомленности до приверженности, – которая определяется в зависимости от масштаба изменений и степени требуемого вовлечения сотрудников (рисунок 8).

Рисунок 8 - Последовательность целей коммуникации

Таким образом, последовательное развитие сотрудников, характеризующееся увеличением изменений и усилением вовлечения, определяет цели коммуникации. Все цели коммуникации связаны с потребностями развития и обучения. В таблице 2 описаны основные характеристики различных видов коммуникационных стратегий.

Таблица 2

Коммуникационные стратегии

Цели коммуникации	Ожидаемое влияние на цели компании	Средства коммуникации	Методы создания каналов коммуникаций	Методы проверки эффективности коммуникаций	Потребности в обучении
1	2	3	4	5	6
Осведомленность	Информирование об основных стратегических целях	Корпоративное единство, доски объявлений, рассылка меморандумов, проведение корпоративных мероприятий	Электронные и почтовые рассылки, доски объявлений, видеоконференции	Проверка факта получения информации и ее правильного понимания. Анкетирование	Навыки обучения, творческой работы, составления деловых писем, эффективного распространения информации
Понимание	Мышление с позиций управления, уточнение обязанностей, осознание общественных интересов, честность в решениях	Активная обратная связь	Личные контакты, конференции – представление аргументов и получение обратной связи	Обеспечение обратной связи и уверенность в ее правильном восприятии информации	Информирование и презентации, круглые столы
Поддержка	Понимание целей, приоритет личных контактов, умение слушать, ставить и достигать цели, правильное восприятие информации	Общение, фокус на образовании, привлечение внешних консультантов	Семинары, тренинги, выступления приглашенных консультантов, обмен опытом, дискуссии	Анкетирование с целью оценить восприятие коллективом информации, степень поддержки и риска	Развитие навыков межличностного общения, эффективного лидерства, принятия управленческих решений
Вовлечение персонала	Формирование коллектива единомышленников, расширение сети коммуникаций, создание возможностей для исследований,	Развитие диалога, накопление опыта, сотрудничества между под-разделениями	Совещания с последующим принятием решений, собрания коллектива с целью доведения мнений сотрудников до руководства,	Контроль за выполнением принятых на собраниях решений, чувство при-частности коллектива и оценка уровня участия каждого	Командное лидерство, навыки ведения собраний и со-вещаний, руководство работой группы
Приверженность	Гордость за свою компанию и чувство патриотизма, раскрытие потенциала каждого сотрудника, постановка целей и чувство собственника	Участие в разработке стратегии компании, общение, анализ сценариев развития событий, гибкость и адаптация	Выездные совещания, дни творчества, неформальные встречи топ-менеджеров с коллективом, распространение	Исследования распределения прав собственности и приверженности сотрудников	Формирование конструктивных взаимоотношений, чувства доверия и взаимной поддержки

Данная таблица показывает, что разработка стратегии коммуникаций требует учета целей, информации, отношения и ресурсов, в частности, ресурсов времени, энергии, активности, знаний и способностей к обучению сотрудников организации.

Заключение

Связь контактная информация, коммуникации главная цель - обмен идеями, мнениями и информацией в устной или письменной форме, символами или действиями. Цель общения - добиться от принимающей стороны точного восприятия отправленного сообщения.

Успех общения заключается в фактическом получении отправленного сообщения. Чем ближе декодированное сообщение является намерением, выраженным отправителем, тем эффективнее сообщение.

В результате коммуникационного исследования компания ООО «Юпитер» достигла своих целей и задач.

В первой главе рассмотрены теоретические основы коммуникации в организации.

Во второй главе проанализированы коммуникации компании ООО «Юпитер» и получены следующие результаты: основными внутренними коммуникациями компании ООО «Юпитер» являются: коммуникативные, межличностные, лингвистические, горизонтальные, а также имеющие неформальную связь с особенностями структуры и специфики деятельности. И мы выяснили, что компания ООО «Юпитер» довольно успешно занимается коммуникациями, единственное, что можно дополнить-это использование современных технических средств и информационных технологий.

В ходе анализа внешних коммуникаций было отмечено, что у компании ООО «Юпитер» нет никаких трудностей, поскольку она уже давно успешно работает на рынке.

В третьей главе разрабатываются меры по улучшению коммуникации компании ООО «Юпитер», которые заключаются в следующем.

Выполнение связи внутри организации должно осуществляться несколькими способами, такими как:

Личный разговор с сотрудниками

Распространение информации с использованием электронных каналов связи.

Для формирования позитивного имиджа в сознании сотрудников и донесения ключевых сообщений сотрудникам необходимо использовать следующие формы внутренних коммуникаций организации:

Новость.

Ежеквартальные, годовые отчеты сотрудникам.

Доска объявлений.

Веб-сайт организации.

Общие собрания сотрудников.

Также для эффективности внутреннего коммуникационного процесса необходимо использовать такие информационные технологии, как: