Файл: Прием наличных денег и инкассаторской выручки (История кассовых операций).pdf

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Таким образом если инкассация осуществляется сотрудниками банка, ставят подпись в двустороннем договоре, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.^[23]

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:

— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;

— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;

— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:

— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация соответственно оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;

— заявка на проведение инкассации;

— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

Таким образом с учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке отдаётся индивидуальный номер. Управляющим инкассации по координированию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

— порожние сумки;

— доверенности на транспортирование и инкассацию наличных денег;

— штамп;

— ключи;

— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:

— документы, удостоверяющие личность;

— доверенность на транспортирование наличных денег (инкассацию наличных денег);

— явочную карточку;

— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована таким образом, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и соответственно пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор контролирует соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Таким образом неверная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и отдает квитанцию кассиру. Если инкассатор раскрыл нарушение целости сумки или пломбы или неверное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении сопроводительной ведомости к сумке ликвидируются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации выполняется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись соответственно заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассатором отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский сотрудник контролирует соответствие записей в сопроводительных документах:

— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;

— накладной и квитанции, если сумка отдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);

— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;

— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, показанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки соответственно составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При обнаружении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала совершается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она соответственно отдается организации сообща с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:

— фирменное наименование кредитной организации (фирменное название кредитной организации и название филиала);

— дата;

— наименование организации;

— реквизиты упаковки;

— причина вскрытия упаковки;

— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;

— сведения о помещении, в котором реализовывался пересчет наличных денег;

— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, открытые при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если работник банка примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он соответственно, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он обязан иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом устанавливается способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.

1. Клиент заводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу или другим договором идентифицирующие его данные.

2. после вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, свидетельствующую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.^[24]

Бухгалтерский учет

Приёмка наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Соответственно употребление указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1

Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Таблица 1 Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

В настоящее время довольно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег соответственно зависит от состава пакета. Обычно в пакет подключен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено награда, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:

- постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;

- переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.

Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.

Используя данные примера, определим стоимость услуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблица 2 Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы

Пример 3

Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3 Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо соответственно несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.