Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие, сущность и виды коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Все виды управленческой работы основаны на обмене информацией,  вследствие этого, коммуникации и есть связывающие процессы. [2, c.74] Руководителю приходится понимать огромные  размеры  информации,  между которой есть информация, не влияющая на процесс управления. В результате этого в работе делается выговор на эффективность коммуникаций, т.е. замен информацией, которая оказывает конкретное воздействие на управление организацией. Менеджер, который умеет быстро отнять  действенные коммуникации, т.е. нужные для процесса управления  называют результативным менеджером. [4, c.38] Цель данной работы - оценить воздействие коммуникаций на эффективность управления в ООО «АвтоЗапчасть КАМАЗ».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить понятие, сущность и виды коммуникаций.
2. Рассмотреть внешние и внутренние коммуникации организации.
3. Разобрать характеристику коммуникационных сетей.
4. Проанализировать эффективность коммуникаций на ООО «АвтоЗапчасть КАМАЗ».
5. Дать организационно-экономическую характеристику ООО «АвтоЗапчасть КАМАЗ».
6. Разработать пути совершенствования коммуникаций в ООО «АвтоЗапчасть».

Предмет исследования – влиение коммуникаций на эффективность управления организаций.

Объект исследования – управление организацией в ООО «АвтоЗапчасть».

В ходе написания работы для реализации поставленных целей и задач применялись такие методы исследования как разбор и синтез.

При проведении исследования были использованы периодические издания, учебные пособия и работы таких авторов как: Лариной Т.В., Нахимовой Е.А., Шаркова Ф.И. и др.

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографии и приложений. В первой главе раскрываются теоретические основы коммуникационного процесса в организации. Во второй главе рассматривается эффективность коммуникаций на примере ООО «АвтоЗапчасть», а так же на основании данной компании разработаны пути совершенствования коммуникаций.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие, сущность и виды коммуникаций

Каждый менеджер должен обладать организаторскими и коммуникативными качествами. Представители данной профессии, постоянно взаимодействуют с людьми, а значит, должны уметь доносить до них свои мысли всеми возможными способами. [6, c.412]

Коммуникацией принято считать процессом передачи и получения какой-либо информации, обмен сведениями или опытом. Она необходима для того, чтобы предприятие функционировало именно так, как нужно.

Менеджер тратит на нее большую часть своего времени. Коммуникация в менеджменте имеет большое значение по той причине, что предоставляет возможность координировать деятельность всех сотрудников предприятия. Также она позволяет налаживать внешние контакты.[7, c.39]

Внутренние коммуникации в менеджменте делятся на две группы: горизонтальные и вертикальные. Сами по себе вертикальные коммуникации делятся на восходящие и нисходящие. Восходящие коммуникации это процесс передачи информации от подчиненных непосредственно начальникам.

Под нисходящими коммуникациями понимается передача информации от руководителей к их подчиненным. [10, c.126] Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сведениями и информацией между сотрудниками, находящимися на одном и том же уровне. При помощи горизонтальных связей, как правило, происходит передача опыта, личной информации, данных о результатах работ. Межличностные коммуникации в менеджменте важны, так как в значительной мере именно при помощи них устанавливается психологический климат внутри любого коллектива. Внешние коммуникации - это происходящий вне предприятия обмен информацией. Иначе говоря, контакты предприятия и внешней стороны.

Данный вид коммуникации помогает привлекать новых клиентов, улучшать взаимодействие со старыми, анализировать желания потребителей, получать информацию о новых технологиях и так далее. [2, c.114] Очень часто именно от скорости передачи информации зависит эффективность работы предприятия. Все имеет возможность быть отлично лишь только за это время, когда  важная  надежная  информация доставляется, куда  надо  без  запозданий и каких-то задержек. Недостоверная информация может стать причиной больших проблем. Она не только станет причиной сбоя в работе предприятия, но может и привести к его разорению. Все получаемые любым образом сведения должны подвергаться моментальной проверке. [3, c.97] Сотрудники, которые могут дать недостоверную информацию, должны находиться под особым контролем. Коммуникации могут быть разделены на группы и на основании других признаков.

Например, существуют вербальные и невербальные коммуникации в менеджменте. Вербальные коммуникации понимаются, как процесс, при котором передача информации осуществляется при помощи слов. Сразу же отметим, что имеются в виду не только произнесенные слова, но и написанные. Письменная форма для предприятия имеет большое значение. С ней связан весь документооборот. Не трудно поверить, что при заключении сделок акцент делается не на устные заверения, а на документальное оформление.

При невербальных коммуникациях используются всевозможные жесты, мимика, взгляды и прочее. [4, c.171] В большинстве случаев и оба перечисленных вида коммуникаций дополняют друг друга. В некоторых же ситуациях можно наблюдать определенные противоречия. Они могут быть связаны с тем, что человек сам не верит в то, что говорит, скрывает свое истинное отношение к этому и так далее. Зачастую невербальные коммуникации выдают людей, целиком или частично раскрывают их ложь.

Коммуникация представляет собой процесс обмена информацией, происходящий между двумя людьми или группой. [15, c.84] В любой организации эффективность работы во многом зависит от того, насколько персонал осведомлен в том или ином вопросе. Важное место в менеджменте занимает момент делегирования обязанностей и полномочий, при этом также основную роль играет общение. Рассмотрим виды коммуникаций. В менеджменте их подразделяют на внутренние и внешние. К первому виду можно отнести коммуникации, которые происходят между подразделениями, отдельными работниками организации. [12, c.62] Обычно подобное общение происходит в связи с координацией действий внутри предприятия. Внешние коммуникации возникают при контакте организации с внешней средой. К ним относят: общение с потребителями, с государственными структурами, с общественностью.

По иерархической организации виды коммуникаций можно подразделить на горизонтальные, вертикальные и диагональные. К горизонтальным относят обмен информацией между работниками. [13, c.43] Данные коммуникации  актуальны  для координирования  поступков людей, занимающихся одним производственным процессом. В  данном  случае  трудящиеся  почаще  всего имеют совместного менеджера, директора. Горизонтальные коммуникации помогают в оптимальном распределении ресурсов, в сбыте товаров и т.п. Они также позволяют установить равноправные связи между всеми подразделениями одного уровня. [15, c.93]

Вертикальные коммуникации - обмен информацией между руководством и подчиненными. К ним можно отнести: рекомендации, приказы, распоряжения. Данные документы помогают руководителю эффективно доносить информацию до работников. В свою очередь, подчиненные отчитываются в том, что распоряжение принято к сведению или порученное задание выполнено. [18, c.65] К вертикальным коммуникациям также относят общение между подразделениями, которые находятся на разных уровнях иерархии. Диагональные коммуникации совмещают в себе признаки двух предыдущих видов. Происходит общение между начальниками и подчиненными разных отделов.

Внутренние виды коммуникации подразделяются на межличностные и организационные. [14, c.207] Первые происходят между двумя или более людьми. Организационные отношения подразумевают под собой общение между группами. Но к данному виду коммуникаций также относят обмен информацией одного человека с группой людей. Можно выделить следующие виды коммуникаций: неформальные и формальные. Неформальные обычно не имеют отношения к иерархии организации, они образуются в рамках одной группы. Подобные коммуникации возникают в любой компании. Руководство может с большой для себя выгодой использовать подобное общение. При неформальных коммуникациях передача информации происходит очень быстро, чаще всего в форме сплетен.

Вследствие этого начальник имеет возможность всякую прибыльную для него новость пустить как раз в облике слухов. Например, информация дойдет до подчиненных  проворно, но  временами  с  переменами  и дополнениями в виде  фантазий  служащих. Формальные коммуникации связывают между собой различные элементы в структуре организации. [4, c.106] Они устанавливаются официальными правилами, нормативами, распоряжениями, инструкциями. Данные документы регламентируют взаимодействие подразделений и работников. Виды коммуникаций в менеджменте можно также рассматривать с точки зрения средств передачи информации. Люди общаются вербально (письменная и устная речь) и невербальные (жесты, мимика, изображения и прочее).

Теоретическая значимость исследования заключается в расширении представления об организационных коммуникациях как инструменте повышения эффективности управления. [3, c.83] Результаты исследования являются базой для дальнейшего изучения проблемы.

Практическую значимость имеют разработки, касающиеся оценки  производительности коммуникаций фирмы, определения направлений их  становления  и формирования  важного  организационно-экономического  инвентаря. К числу основных результатов, определяющих научную новизну исследования, относятся следующие:

- уточнено понятие управления организационными коммуникациями;

- предложен методический подход к интегральной оценке состояния организационных коммуникаций. [18, c.62]

Виды организационных коммуникаций можно разделять в зависимости от потребностей участников:

- коммуникация с целью получения какой-либо информации;

- для передачи информации кому-либо;

- коммуникация, чтобы удовлетворить эмоциональные потребности собеседников;

- направленная на согласование каких-либо действий между людьми или группой. [13, c.124]

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что коммуникации важны в каждой организации, не только в качестве общения, но и для правильного взаимодействия между структурными подразделениями предприятия.

1.2. Внешние и внутренние коммуникации в организации

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы. [15, c.136]

Огромное внимание уделяется созданию в  социальном мировоззрении  подходящего вида организации, для чего в  больших компаниях  формируются  особые отделы по связям с  населением («паблик рилейшнз»), знатоки  которых, применяя различные способы, раздают нужную для этого информацию. [16, c.323] Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

В течение долгого времени внутренние коммуникации в организации рассматривались как «приемыш» PR, но сейчас все изменилось - сейчас отделы PR и корпоративных коммуникаций в организациях следуют старой, поговорке: «хороший PR начинается дома». [11, c.157]

Более подробная схема разновидностей коммуникаций представлена на рисунке 1.2.1.

коммуникации

организационные

межличностные

внешние

внутренние

вербальные

невербальные

неформальные

формальные

вертикальные

горизонтальные

Рис. 1.2.1. Виды коммуникаций.

Внешние коммуникации - это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. [15, c.161] Каждая организация есть не обособленно, а в содействии с собственной наружной средой. И от такого, какие моменты  данной среды оказывают наибольшее воздействие на работу организации и ее итоги, находятся в зависимости нрав и методы ее коммуникаций. Наружные  коммуникации работают грядущим целям: прогноз правовой среды (законы, указы и т.д.), прогноз финансовой среды (поставщики, соперники, цены),  прогноз общественной среды (СМИ, демография, склад ума, главные  значения и предпочтения). [14, c.203]