Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие, сущность и виды коммуникаций).pdf

Сотрудники, занимающиеся установлением внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами: [13, c.152]

1. Открытость - что подразумевает умение говорить с любой аудиторией и выслушать любое предложение.
2. Честность.
3. Способность к диалогу.

Фактически, отдел внутренних коммуникаций становится модератором взаимодействий между руководством и сотрудниками. [17, c.362] Он отвечает за поддержание в рабочем состоянии определенного количества каналов коммуникации, например, таких, как:

1. внутренний веб-сайт (интранет);
2. регулярные собрания - в том числе: неформальные встречи, на которых работники могут поговорить с начальством напрямую;
3. виртуальные собрания;
4. конференции;
5. корпоративная пресса и непериодические печатные материалы;
6. внутренняя email-рассылка;
7. доски объявлений.

Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы:

1. Нацеленный подход - коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. [17, c.46] Чем более точно составлено сообщение, тем больше вероятность его верного восприятия. Главная ошибка - это считать, что информация передается только с помощью слов и что получатель просто пассивно принимает сообщение.
2. Круговой подход - коммуникация устанавливается с помощью хороших человеческих отношений, а также работы над тем, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от работы. [17, c.375]Такую систему можно установить только через длительные и открытые дискуссии. Предполагается, что сущность коммуникации - в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления о том, что понимание приводит к соглашению, и в этом единственная цель общения. Необязательно разделять точку зрения человека, чтобы уважать ее и учитывать в работе. [18, c.63]
3. Подход активного действия - коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация - это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов.

Среди наиболее важных аспектов внутреннего общения в организации можно отметить следующие:

- стремление выразить собственное мнение; jkilj xfgbfgf

• «доступность» и доверие высшего руководства;
• приоритет внутренних коммуникаций над внешними;
• точность во внутренних коммуникациях. Все материалы, предназначенные для внутренних коммуникаций, должны быть изложены ясным языком;
• для того чтобы добиться успеха, команда должна быть дружной и действовать слаженно;
• сохранять чувство юмора, использование этого качества. [19, c.273]

Различные аспекты формирования благоприятной, располагающей сотрудников к общению атмосферы сводятся к соблюдению принципа доверительного общения. Цель менеджмента - не просто убедить сотрудников, что общение необходимо, что руководство стремится к общению с ними, но убедить, что общение должно происходить в атмосфере взаимного доверия. [5, c.43]

В практике обычно выделяют три вида внутренних коммуникаций, принципиально отличающихся один от другого характером восприятия информации: печатный, вербальный и вербально-визуальный. Развитие новых технологий привело к появлению более совершенных форм взаимосвязи, однако до сих пор печатные публикации остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций. Xtcyj rytj trctvyj aw

В этом случае реализуются следующие цели:

• информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации;
• обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно;
• развитие у сотрудников более высокой социальной ответственности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы;
• признание достижений сотрудников.

Любая объявление, каждое напечатанное текст выступают частью коммуникационной программы фирмы, предназначенной для  заслуги  определенных  целей в отношении отмеченных установок и правил организации.  По причине их воздействия и значения публикации в рамках  фирмы назовут «рабочими лошадками» [9, c.53] fogs fat esrsegf sethgcb

Внутренние публикации компании носят универсальный характер. Они могут быть отредактированы таким образом, чтобы удовлетворять интересы ее спонсора. С другой стороны, они могут быть представлены так, чтобы осветить вопросы, важные для определенной контактной аудитории, и т.д. Внутренние публикации организации являются, следовательно, полностью контролируемым средством коммуникации.

Наиболее часто используемая форма внутренней периодической публикации информационный бюллетень. Информационные бюллетени широко используются организациями. Из-за недорогого и упрощенного технологического процесса создания они выпускаются очень оперативно, доступны всем и недороги.

В последнее время увеличивается смысл вербальных коммуникаций.  Например,  личный руководитель более желательный ключ информации, как  демонстрируют изучения, для больше, чем 90% служащих.

Так в некоторых компаниях практикуется проведение совещаний, на которых присутствуют как сотрудники, так и их непосредственные руководители. Многие эффективно применяют разно уровневые совещания, на которых разрыв между участниками в иерархической структуре компании составляет две и более ступеней. Как и в других способах коммуникации, эффективность таких совещаний заключается в их регулярности и прямом общении сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. В любом общении ключевым моментом в улучшении внутренних коммуникаций является постоянное прямое взаимодействие между руководителем и подчиненным.

Особую роль играют совещания, собрания сотрудников компании. Собирая людей вместе, обеспечивая им, способность говорить и способность слушать, они гарантируют двустороннюю коммуникацию. Собрания рабочих групп, обсуждение результатов работы отдела контроля качества, сессии с участием менеджмента - все это примеры небольших совещаний, ориентированных на решение определенных задач.

В то же время  становление  технологии  информации  становит  под колебание надобность этих совещаний. Аудио-видео инструментарий, компьютерные системы обмена информацией, спутниковые соединения,  электрические доски оглашений, факсимильная  ассоциация и  иные  продукты  свежих технологий теснят данные способы общения. Чтобы  брать на себя массовые заключения, почти все организации уже в данный момент пользуют современные заслуги свежих телекоммуникационных технологий, чтобы собрать людей и идеи совместно.

Например, внутреннее видео. это эффективное средство для распространения информации, но к нему нужно подходить с осторожностью, доверять создание видеоматериалов только Профессионалам. Как и к любому ответственному процессу, к созданию видеоматериалов следует приступать только после глубокого исследования целей и задач, поставленных компанией. Если организация не в состоянии создать видеоматериалы высокого качества, этим вообще не следует заниматься.

Все чаще имеют место телеконференции. Технологические преимущества спутниковой коммуникации расширили возможности для различных встреч и выступлений. Так, выступления основных спикеров, не имеющих времени для того, чтобы лично приехать и присутствовать на встрече, могут транслироваться через спутниковые средства телекоммуникаций. Одновременные деловые совещания в нескольких городах могут быть таким же образом связаны со спикерами, выступления которых демонстрируются на крупноэкранном телевизионном оборудовании. Экономия на времени и стоимости коммуникации, организации встречи и размещении участников может многократно превзойти расходы на использование такой технологии.

В завершение отмечу, что вскоре все коммуникации будут осуществляться путем использования электронных средств связи, которые в итоге совершенно могут вытеснить живое общение. Уже сегодня организации все чаще широко используют внутренние компьютерные сети для того, чтобы общаться быстро и эффективно. Однако, любые способы внутренних коммуникаций, тем не менее, дополняют, а не заменяют прямолинейное персональное общение, необходимое для успешных деловых взаимоотношений.

Сегодня можно смело утверждать, что экономика современного предприятия, его динамика и результативность зависят, прежде всего, от того, как действует в этом отношении вся совокупность занятых на нем людей. Практика доказала, что хорошо налаженная деятельность в области внутренних отношений на предприятии является непременным условием успешного решения любой хозяйственной задачи, перед ним стоящей

1.3. Характеристика коммуникационных сетей

Эффективность коммуникаций во многом ориентируется  количеством каналов связи в сети и ее нравом. Для сокращения  вероятных шумов в организации целенаправленно владеть  малое  количество каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого  положения  рассмотрим главные вероятные композиции каналов связи  меж  сотрудниками  и/или отрядами организации. Они имеют все шансы быть сгруппированы в 3 ведущих на подобии коммуникационных сетей: последовательную, веерную и круговую (рис. 1.3.1.). [16, c.163]

Общее число каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя для последовательной и веерной сетей коммуникации формулу

Լmin=P-1, (1.3.1)

Где Р — число работников (подразделений), а для круговой сети коммуникации — формулу

L_max=P(P-1)/2 (1.3.2)

Рисунок 1.3.1. наглядно свидетельствует о том, что минимальное число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это, казалось бы, одобряет одно из ведущих плюсов организаций, построенных по строго иерархическому принципу, — исключительно обычная и ясная сеть коммуникации. Впрочем,  на самом деле все не,  например,  элементарно. Иерархическая  конструкция  выделяет  малое  количество  лишь только  официальных каналов, а, как мы уже говорили, в всякий организации есть и неофициальные, неформальные каналы связи.

Рис. 1.3.1. Основные типы коммуникационных сетей

Официальная сеть коммуникации часто относительно стабильна, но она быстро устаревает, и люди ищут возможности сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. [18, c.65] Вследствие этого на практике фактическая сеть коммуникаций в всякий организации, а что больше платной, дает собой не поочередную или же веерную, а, быстрее всего, радиальную систему, в которой вблизи с официальными, до этого всего вертикальными, коммуникациями (руководитель—подчиненный)  есть огромное количество неформальных. Не считая  такого, изучения, проведенные социологами в небольших группах, зарекомендовали, собственно, что всевозможные сети коммуникации неравноценны по  собственным высококачественным чертам и, значит, их эффективность для организации неодинакова. Эти характеристики и их оценки приведены в табл. 1.3.1.

Таблица 1.3.1. Качественные характеристики различных типов коммуникационных сетей

Основные типы коммуникационных сетей изначально необходимо оценить и охарактеризовать так, чтобы при формировании, а также при развитии организационной структуры руководство смогло правильно сформировать цели для дальнейшей работы.

Таким образом, рассмотрели характеристики коммуникационных сетей. Если точно знать характеристику коммуникационных сетей, то организационная структура будет функционировать наилучшим образом в организации. ₴₷ ℊ ℋℌ℟℞₷₺₻₼₽₾₿℁ℂ™ℱ