Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие, сущность и виды коммуникаций).pdf

Задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию желаемой стратегической позиции в поведение организации, ее коммуникационные послания и символы на организационном, производственном и функциональном уровнях.

Связями с общественностью, внешними коммуникациями в организации занимается специальный маркетинговый отдел или PR-менеджеры - специалисты по внешним коммуникациям. [17, c.362]

PR-менеджеры должны четко решить, как они хотят представить организацию и ее продукцию, четко определив ключевые группы общественности, и понимать, каков имидж их организации. Затем они должны разработать комплекс средств создания корпоративного имиджа, который смог бы донести его до общественности, и при этом зорко отслеживать формирование корпоративного имиджа конкурентов и его изменения. [6, c.27]

Приемлемый набор таких средств должен включать:

• определение коммуникационных задач;
• выбор целевых групп (клиентов и представителей общественности, имеющих значение для организации);
• формулирование подходящего сообщения (сообщений);
• выбор средств и планирование;
• организация (координация) действий. [10, c.114]

Задача наружных корпоративных коммуникаций – уменьшение  разрыва  между желаемым  и фактическим нарядом компании; создание  поочередного  целостного ее портрета, разработка и использование  назначений по координации всех внутренних и наружных коммуникаций, а еще контроль и управление коммуникациями. Для  заслуги  целей  фирмы  так же подключаются и рекламные коммуникации. [11, c.169]

Корпоративная особенность (индивидуальность) - это стратегически планируемая и тактически (на практическом уровне) применяемая самопрезентация организации (корпоративного «я») на основе желаемого имиджа.

Мощная корпоративная индивидуальность способствует:

• повышению мотивации служащих;
• создает чувство уверенности у представителей ключевых групп внешней общественности;

- признает актуально весомую для организации роль, основываясь на неплохом познании превосходства и дефектов как собственных, например и иных поставщиков. Менеджеры обязаны улаживать, где и как соперничать. А теперь перейдет к внешним коммуникациям, относящимся к стратегическому планированию продвижения организации.

Наверное, самая бесспорная картина наружных коммуникаций – это связи со СМИ, дозволяющие сделать известность и благоприятный интерес  к  предприятию. И менеджеры обязаны достичь  их  уважение,  продемонстрировать осознание  сути новостей, показывать  конструктивность,  подходить навстречу корреспондентам и продюсерам, делать у СМИ доверие к предприятию. [12, c.68]

Как правило, журналисты ожидают:

• быструю реакцию на запросы;
• открытую и честную политику в отношении СМИ;
• готовность иметь дело и с негативными новостями;
• доступность именно менеджеров, а не отдела прессы и средств информации вообще;
• легко понимаемую и легко используемую информацию (не перегруженную излишними техническими или иными подробностями);
• проактивную политику поддержания контактов (регулярную, последовательную, персональную). [13, c.147]

Основные внешние коммуникативные темы сообщений для СМИ включают маркетинговые новости, освещение политики компании, новости, представляющие общий интерес, персоналии, текущие события. [6, c.472] Сообщения должны предназначаться в основном для статей по отдельным специальным темам, а не просто для самопродвижения компании.

Денежные наружные коммуникативные дела ориентированы на создание  отношений помощи и управления наружными коммуникациями с акционерами (как действительными, например и потенциальными) в направление  денежного года, а еще с инвесторами, адептами деловых кругов (в частности, с специалистами, брокерами фондового рынка, торговыми банками) и корреспондентами денежных журналов. [3, c.59]

Подготовка общественных мероприятий может включать планирование стратегических внешних коммуникаций и иметь дело на корпоративном уровне с различными аудиториями - с представителями правительственных и деловых кругов, прессой, общественными организациями, акционерами и профсоюзами и с широкой общественностью.

Лоббирование (правительственные мероприятия) имеет место быть и функционирует в среде законодателей и правительственных агентств в  определенных заинтересованностях  организации на  районном,  государственном  и  интернациональном уровнях. На самом деле для реального представления какого-нибудь вопроса, нуждающегося в лоббировании,  дабы  гарантировать систематическое мощное нажим на законодателей,  потребуется  широкомасштабное изучение, в том числе и поиск. Это больше  трудный  наружный процесс, ежели простой прогноз парламентской работы. [13, c.115] Цель лоббирования - оказать влияние на правительственные круги и законодательную власть и тем самым протолкнуть во внешнюю среду выгодные организации решения, которые могут серьезно повлиять в настоящем и будущем на эффективность ее деятельности.

Отраслевые внешние связи включают коммуникации с различными организациями в пределах одной отрасли, в которой действует компания, например торговыми ассоциациями, исследовательскими (экспертными) агентствами.

Корпоративная реклама рассматривает компанию как продукт и является «лицом и голосом компании». [4, c.163] Менеджеры часто мало понимают корпоративную рекламу и опасаются этой высокой технологии общественных коммуникаций, которая не обеспечивает непосредственно увеличение объема продаж или доли рынка и которую поэтому часто трудно оправдать. Исследования показали, что, несмотря на дороговизну, корпоративная реклама может усилить имидж компании.

Информационные услуги - это существенно важная часть внешнего коммуникативного процесса создания взаимного доверия и взаимопонимания между компанией и другими группами общественности. PR-отдел должен возглавить процесс координирования поставки информации для СМИ о деятельности компании, а это часто требует сопроводительного разъяснительного материала, который помог бы общественности больше узнать о компании и сфере ее деятельности. [3, c.45]

Советы и консультации - также одно из важнейших направлений деятельности PR-команд во многих компаниях. Профессионалов PR все чаще привлекают для оказания консультаций и рекомендаций по управленческим вопросам и проблемам политики организации.

Управление внешними коммуникациями воспринимается все более серьезно и все шире признается как важная компетенция в бизнесе, PR-специалистов все чаще привлекают в качестве советников менеджеров по вопросам общения с «внешним миром», также для обеспечения технической стороны соответствующих выбранных специалистом PR-коммуникаций. [1, c.9]

Кризисное управление рассматривает будущее с точки зрения прогнозирования вероятных событий, которые могут разрушить важные для организации взаимоотношения, и подготовки к ним. Здесь сфера обязанностей PR-специалиста может распространяться на широкий спектр деятельности, в том числе планирование на случай непредвиденных обстоятельств, ограничение ущерба, учет уроков предыдущих кризисных ситуаций, упорядочение и управление представлениями менеджеров о кризисе и их отношением к ним, вплоть до управления самим кризисом.

Управление проблемами - это систематическое выявление возможных проблем, вызывающих беспокойство компании, и действия, направленные на корректировку ее политики в условиях их возникновения. От кризисного менеджмента управление проблемами отличается только временными рамками и чувством паники. Менеджеры должны научиться рассматривать проблемы с точек зрения различных групп общественности. PR в своей деятельности должен предвидеть возможность возникновения этих проблем и уметь управлять реакцией организации на них.

Разработка и написание печатных материалов - также одна из обязанностей PR-отдела по внешним коммуникациям. [7, c.147] Это специальная литература по PR, брошюры и буклеты, издаваемые компанией (ежегодный отчет и история компании, а также рассказ об основных продуктах компании). Все больше требуется подготовка аудио- и видеоматериалов. Большая часть этой работы планируется как обеспечивающая продвижение, и поэтому необходимо тесное сотрудничество специалистов по маркетингу и PR, обеспечивающее последовательность в создании и поддержании корпоративной индивидуальности. [9, c.47] Анализируются коммуникационные потребности организации, и охватывается все ключевые группы общественности.

Существует целый ряд причин, чтобы рассматривать внутренние коммуникации как важнейшую задачу функционирования организации. В то время как в более широком контексте внутренние коммуникации обеспечивают возможность для создания менее конфликтного общества, более ориентированного на всеобщее согласие, внутренние коммуникации являются средством создания более демократичной организации, ориентированной на достижение гармонии. [9, c.53] С этой точки зрения внутренние коммуникации тесно связаны с понятием рассмотренных ранее человеческих отношений. Основная идея заключается в том, что сотрудники только тогда могут работать с полной отдачей, когда налажены внутренние связи между коллегами и руководством.

Внутренние коммуникации - это всевозможные коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. [13, c.43]

Эффективные внутренние коммуникации: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой организации. Отличная внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и разделить ответственность сотрудников.

Коммуникацию часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может участвовать большое количество людей. В структуре организации требование двусторонней коммуникации означает способность менеджмента прислушиваться к работникам, и верно интерпретировать передаваемые им сообщения. Это позволяет определить сильные и слабые стороны производственного процесса, и соответственно корректировать управленческие решения. [2, c.137]

Корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись в недрах кадровых, за длительные годы развития организаций приобрели самостоятельность. Там же, где этого до сих пор не произошло, функции внутренней коммуникации могут по старинке выполнять кадровики, либо топ-менеджмент, либо отделы маркетинга и PR.

Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать корпоративную культуру, цели и ценности. Задача: помочь сотрудникам оценить цели и направление, в котором движется организация, обеспечить свободный доступ к необходимой информации и наладить систему коммуникаций в организации является первоочередной. [4, c.217] Публикации для сотрудников, доски объявлений, совещания, справочники для персонала, электронные средства связи являются наиболее часто используемыми средствами коммуникаций, направленными на сотрудников. Прямая коммуникация (индивидуальное общение) наряду с политикой открытых дверей является лучшим средством для установления вертикальных каналов связи в иерархической структуре организации, в которых информация движется снизу вверх, и для налаживания хороших рабочих отношений с сотрудниками. Внутренняя коммуникация связывает все отделы компании воедино, через все уровни, и формирует чувство общности. [14, c.206]

Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от разных групп интересов, которые существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности. [10, c.107]

Во внутренних коммуникациях важны суть, каналы и даже форма информации. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес. Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые технологии для того, чтобы обеспечить себе PR - то есть отношения с общественностью - то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям. Тяжелее всего - найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников. [19, c.287]

Признаки хорошей внутренней коммуникации:

1. Информативность - это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
2. Ясность - сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
3. Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.
4. Независимость и беспристрастность - любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.
5. Лаконичность.