Файл: Основы и организация управленческого контроля (Понятие управленческого контроля, его сущность).pdf

В зависимости от предмета контроля выделяют финансовый и административный контроль.

Финансовый контроль связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Он ориентирован на конечные экономические результаты деятельности. Объектом финансового контроля могут быть прибыль, издержки, объемы производства и продаж, финансовое состояние организации.

Существует ряд средств, которые могут быть использованы для финансового контроля. Это может быть анализ финансовых отчетов, анализ коэффициентов (аудит).

Административный контроль распространяется на процессы деятельности и управление ими. Он имеет иерархическую структуру. Объектами такого контроля являются производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные составляющие, выполнение плановых заданий, сроки поставок, ситуация в рабочих группах.

По масштабу контроль может быть полным и выборочным.

Полный контроль предполагает наличие целостной, постоянно функционирующей в рамках принятой организационной структуры системы контроля.
Выборочный контроль осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер, например, соблюдение нормативных требований, правил дисциплины труда.

По форме осуществления контроль может быть внутренним и внешним.
Внутренний контроль предполагает наличие в организации собственной системы контроля.
Внешний контроль осуществляется внешними контрольными органами (вышестоящими, государственными, независимыми частными органами).
С точки зрения подхода к контролю выделяют традиционный бюрократический контроль и децентрализованный контроль. В современных организациях, как правило, существуют определенные аспекты и бюрократического, и децентрализованного контроля, при этом один из них, в зависимости от корпоративной культуры и собственных воззрений руководителя относительно методов контроля, является доминирующим.

Вне зависимости от вида системы контроля в процессе контроля существует четыре основных этапа.

1. Установление стандартов и нормативных показателей. На первом этапе процесса контроля происходит установление стандартов и критериев оценки деятельности объекта управления. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей, которые выбираются из целей и стратегий развития организации.

2. Измерение показателей деятельности. На втором этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации. Основное условие качественного выполнения этого элемента процесса - выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения стоящих определенных целей.

---

3. Сравнение достигнутых результатов с нормативными показателями. Третьим этапом процесса контроля является сравнение достигнутых показателей и установленных стандартов, во время которого происходит определение интервалов допустимых отклонений от установленных стандартов и выявление существенных отклонений, требующих принятия корректирующих мер.
4. Осуществление корректирующих действий. Заключительным этапом процесса контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, требуют особых аналитических и диагностических навыков управляющего.

Контроль реализуется при соблюдении ряда принципов:

• всеохватность;
• централизованность (руководитель должен первым знать о всех серьезных отклонениях, сбоях от установленного плана, а если это невозможно, то контролировать самые важные участки работы;
• адекватность содержанию деятельности (система контроля должна быть приспособлена к характеру деятельности конкретной организации);
• контроль должен быть прямым (осуществляется непосредственным руководителем, отвечающим за выполнение соответствующих планов);
• стратегическая направленность (отражение общих приоритетов организации и их поддержка);
• объективность (недопустимость использования личных симпатий и антипатий руководителя в отношении кого-либо из подчиненных; достигается введением системы контроля по объективным показателям, понятным и принятым всеми членами коллектива, составление и соблюдение коллективного договора способствует объективности при оценке действий сотрудника);
• гибкость (приспособление к происходящим изменениям);
• контроль должен быть опережающим (должен давать сигнал об отклонениях еще до того, как они произойдут, для оперативного реагирования, направленного на поправление положения);
• нацеленность на решение проблемы, а не на ее выявление и констатацию;
• простота (обеспечивает лучшее понимание целей и инструментов контроля, а значит, и поддержку существующей системы контроля персоналом организации);
• приоритетность мониторинговых точек (руководителю нет необходимости проверять все до мелочей, достаточно сосредоточить внимание на ключевых моментах деятельности, по которым можно анализировать ход выполнения работ);
• постоянство (чем меньше промежуток времени между операциями контроля, тем выше эффективность контроля и тем более действенные меры можно принять);
• соблюдение стандартов (критерии эффективности работы должны быть выражены в поддающихся проверке количественных или качественных показателях, дающих четкое и однозначное представление о результативности деятельности);
• экономичность (затраты на осуществление контроля не должны превышать затраты на ее функционирование);
• автоматизация (должен осуществляться автоматически при минимальном вмешательстве руководителя);
• адекватность системы контроля личности руководителя (система контроля должна выбираться индивидуально для каждого руководителя с учетом его организационных качеств);
• ориентация на человеческий фактор и т. д.

---

Помимо разнообразных видов и принципов управленческого контроля также выделяют формы контроля. Основная из современных форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу).

В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. В России на данный момент руководителям организаций не хватает достаточного опыта для проведения внутреннего аудита. Администрация разрабатывает политику компании таким образом, что ограничивает понимание персоналом целей и задач, что не способствует эффективной ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок, определяют направления деятельности, нуждающиеся в особом внимании руководства, и возможности устранения будущих недостатков и ошибок, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены.

1.3 Субъекты, процедуры и характеристика эффективного контроля

Управленческий контроль являет собой сбор, регистрацию, обобщение и представление информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений для осуществления учета, планирования, контроля и управления этой деятельностью.

Для достижения эффективности организации управленческого контроля необходимо соблюдать основные и неотъемлемые характеристики, а именно:

• Стратегическая направленность контроля;
• гибкость;
• систематика;
• комплексность;
• экономичность;
• гласность;
• своевременность;
• простота[2,с. 55]

Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля.

Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей.

---

Систематичность. Контроль должен проводиться постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность. Регулярность проведения контроля способствует своевременному обнаружению ошибок.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.

Экономичность. Любой контроль, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

Гласность. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

Самым главным фактором повышения эффективности контроля, а значит, и изменения характера управления является развитие партнёрства – привлечение всего персонала, как следствие - расширение границы полномочий персонала.

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

а) на основе детально разработанных и утвержденных должностных инструкций определение порядка деятельности (действий и взаимоотношений) и закрепление сфер ответственности определенного круга работников организации в процессе планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

б) определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка документооборота или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

---

в) для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации необходимо определись сферы деятельности, наиболее подверженные влиянию внешних факторов; установить параметры объектов контроля;

г) выбор типов и методов проведения контроля.

Таким образом, в заключении необходимо отметить что, управленческий контроль обладает большим количеством характеристик, которые необходимы для эффективности его проведения. Управленческий контроль очень широкое понятие, которое можно рассматривать в различных аспектах. Теоретические знания должны быть подкреплены знаниями практического ведения управленческого контроля на организациях.

Глава 2. Организация управленческого контроля на примере предприятия

2.1 Общие сведения об исследуемом предприятии

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад «Колосок» реализует основные общеобразовательные программы дошкольного образования, осуществляет присмотр и уход за детьми. Местонахождение учреждения: Ярославская обл., г. Переславль-Залесский, ул. Московская, д. 115.

Учреждение находится под ведомством Управления образования Администрации города Переславля-Залесского, которое является учредителем МДОУ «Детский сад «Колосок» и главным распорядителем бюджетных средств (далее ГРБС).

Детский сад “Колосок” построен в 1985 году. Здание принадлежало предприятию ПРПО «Сельхозтехника». Было открыто 7 групп для 160 детей. Детский сад расположен в живописном месте, имеет зеленую ухоженную территорию, благоустроенные площадки.

В 1991 г. дошкольное учреждение было передано Управлению образования. 

В 2014 году детский сад успешно прошел лицензирование и аккредитацию и вышел на вторую категорию с приоритетным направлением по социально-личностному развитию детей.

В настоящее время в д/саду функционируют 7 групп со спальными помещениями, музыкально-физкультурный зал.    Групповые комнаты, спальни и другие помещения снабжены необходимым оборудованием, эстетически оформлены. Компоненты предметно-развивающей  среды включают оптимальные условия для полноценного физического, эстетического, познавательного и социального развития детей.

---