Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Моделирование бизнес-процессов «как есть»).pdf
Добавлен: 30.03.2023
Просмотров: 73
Скачиваний: 1
СОДЕРЖАНИЕ
Описание предметной области ООО «Простор». Постановка задачи
Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов «как есть»
Глава 2. Разработка направлений совершенствования документооборота
Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота
Моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть»
Для реализации скорректированного бизнес-процесса и его автоматизации необходимо внедрение в компании АИС «АН». Первым этапом до внедрения системы является формирование требований к системе. Формирование требований было выполнено на основе стандарта ГОСТ 34. В данной работе рассмотрены 3 группы требований, наиболее связанные с задачей автоматизации бизнес-процесса.
- Требования к функциям (задачам), выполняемым системой. Данные требования описывают предполагаемое протекание бизнес-процесса “Клиентская заявка” в информационной системе.
- Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами. Данные требования описывают связь данных связанных с взаимоотношениями с клиентами.
- Требования к численности и квалификации персонала системы. Данные требования позволяют определить количество сотрудников, задействованных в реализации и поддержке бизнес-процесса “Клиентская заявка” и основные задачи, выполняемые ими.
Заключение
В ходе выполнения курсовой работы была проанализирована деятельность агентства недвижимости. Построены: модель организационной структуры агентства недвижимости; модель потоков работ; модель потоков данных; модель документооборота.
На основе анализа предметной области и систем аналогов было предложено в целях совершенствования документооборота создание АИС «АН» для автоматизации деятельности агентства недвижимости.
Разработанная информационная система позволяет:
- Обеспечивать автоматическое заполнение документов, что в свою очередь должно привести к ускорению обмена информацией между подразделениями предприятия;
- Вести справочники: сотрудники, клиенты, реализованная недвижимость, недвижимость: покупка/продажа, обмен, аренда;
- Регистрировать контакты с клиентами, информация о каждом из которых заносится в базу данных;
- Регистрировать недвижимость, информация о которой заносится в базу данных;
- осуществлять быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
- осуществлять передачу данных между филиалами;
- обеспечивать возможность выдачи информации по запросам;
- обеспечивать возможность статистического и графического анализа данных;
- обеспечивать создание различных отчётов.
С внедрением автоматизированной информационной системы «АН»: увеличится скорость обработки данных; уменьшится время на поиск данных; уменьшится время на формирование и выдачу отчетов;
повысится надежность хранения данных.
Список литературы
- Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федер. закон [от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, в ред. от 13.07.2015 г.] // Российская газета. – 2006. – 29 июля. – С. 9–13.
- Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414.
- Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.
- Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2013. - 287 с.
- Бурмистрова, Е.С., Арасланова, В.А. Роль систем документации в современном информационном обществе // Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. - Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». - 2014. - С. 31-44.
- Васина Г. И., Масленников А. В., Калачев И. А., Кузьмин М. С. Автоматизированная обработка фотографии рабочего дня // Современные проблемы науки и образования. – 2012. – № 5. – С. 1–8.
- Галкина О. А. Управление требованиями пользователей при разработке СЭД: собираем, анализируем, используем // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 9. – С. 15– 19.
- Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 с.
- Дуплий Е.В. О некоторых проблемах в деятельности службы ДОУ Управления делами Министерства иностранных дел. // Материалы Ивановских чтений. 2016. № 2 (6). – С. 34-39.
- Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования // Социальные науки. 2016. Т. 1. № 1-1 (11). С. 14-17.
- Застрожнов И. И., Рогозин Е. А., Багаев М. А. Методологические основы безопасности использования информационных технологий в системах электронного документооборота: монография. -Воронеж: Научная книга, 2017. -251 с.
- Иванова М.Д. Современные тенденции формирования системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами организации / М.Д. Иванова, Д.Н. Уралов // Инновации в менеджменте. – 2015
- Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №5. – С. 12–26.
- Каймин В. А. Информатика: Учебник/Каймин В. А., 6-е изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 285 с.
- Кобелев Н. Б. Имитационное моделирование объектов с хаотическими факторами: Учебное пособие / Кобелев Н.Б. - М.: КУРС, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 192 с.:
- Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №11. – С. 69–77.
- Кожанова Е. Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. – 2015. – № 10. – С. 18–20.
- Кудрявцев Н.В., Лысова Т.В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. / Н.В. Кудрявцев, Т.В. Лысова. – Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. – 416 с.
- Лычкина Н. Н. Имитационное моделирование экономических процессов: Учебное пособие / Н.Н. Лычкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 254 с.
- Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2013. 207 с.
- Теоретико-прикладные аспекты управления персоналом в малом и среднем бизнесе: Колл. монография / Н.Н. Богдан, О.В. Горшкова, М.Ю. Дикусарова [и др.]. – Владивосток: ВГУЭС, 2015. – 240 c.
- Толстяков Р. Р. Информатика [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Р. Р. Толстяков, Т. Ю. Забавникова, Т. В. Попова. - 2-е изд., стер. - М.: ФЛИНТА, 2013. - 112 с
- Ульянцева, С.Э. Подготовка к автоматизации документооборота: быстро, эффективно, своими силами. – М.: Фирма «1С», 2014. – С. 15 – 21.
- Фионова Л. Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. – № 3. – С. 14–20.
- Царев Р. Ю. Теоретические основы информатики/ЦаревР.Ю., ПупковА.Н., СамаринВ.В. и др. - Краснояр.: СФУ, 2015. - 176 с.
- Blanchard B. S., Fabrycky W. J. Systems Engineering and Analysis. 5th Edition. -USA: Prentice Hall, 2010. -800 p.
- Elizondo D. A., Silanas A., Martinez-Balleste A. Computational Intelligence for Privacy and Security. -Berlin: Springer, 2012. -259 p.
- Vinichenko M.V., Melnichuk A.V., Kirillov A.V., Makushkin S.A., Melnichuk Y.A. Modern views on the gamification of business. // Journal of Internet Banking and Commerce. April 2016, vol. 21, no. S3.
Приложение 1
Модель потоков данных «как есть»
Модель потоков данных «как есть» для покупки/продажи
Рис.1 – Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.2 – Модель потоков данных первого уровня
Рис.3 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»
Рис.4 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора купли/продажи»
Рис.4.5 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»
Модель потоков данных «как есть» для обмена
Рис.6 – Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.7 – Модель потоков данных первого уровня
Рис.8 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»
Рис.9 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»
Рис.10 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»
4.3 Модель потоков данных «как есть» для аренды
Рис.11 – Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.12 – Модель потоков данных первого уровня
Рис.13 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»
Рис.14 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора аренды»
Рис.15 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»
Приложение 2
Таблица 1 – Модель документооборота агентства недвижимости «как есть»
Подразделения Документы |
Риэлторы |
Отдел аренды |
Отдел купли-продажи |
Отдел обмена |
Отдел оформления документации |
Директор |
Бухгалтерия |
Отдел юридической службы |
1. Заявки |
Составление |
Хранение |
||||||
2. Договор между клиентом и агентством недвижимости |
Сбор данных |
Оформление документов Хранение(1 экземпляр) |
Утверждение |
|||||
3. Договор аренды |
Составление |
Оформление документов Хранение(1 экземпляр) |
Утверждение |
Утверждение |
||||
4. Договор обмена |
Составление |
Оформление документов Хранение(1 экземпляр) |
Утверждение |
Утверждение |
||||
5. Договор купли-продажи |
Составление |
Оформление документов Хранение(1 экземпляр) |
Утверждение |
Утверждение |
||||
6. Квитанция об оплате услуги |
Составление Хранение(1 экземпляр) |
Подпись |
Приложение 3
АИС «АН»
Регистрация
клиентов
Отчёт по оказанным услугам
Ведение
справочников
Формирование
отчетов
Оформление
договоров
Отчет по количеству клиентов
Справочник «Сотрудники»
Справочник «Клиенты»
Справочник «Недвижимость»
Справочник «Аренда»
Справочник «Обмен»
Справочник «Купля/продажа»
Поиск подходящего варианта
Рис.1 - Диаграмма иерархии функции АИС «АН»
Приложение 4
Модель потоков данных «как будет» для покупки/продажи
Рис.2 - Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.3 - Модель потоков данных первого уровня
Рис.4 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»
Рис.5 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»
Рис.6 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»
Рис.7 - Модель потоков данных второго уровня для блока «Оформление договора купли/продажи»
Рис.8 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»
Модель потоков данных «как будет» для обмена
Рис.9 - Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.10 - Модель потоков данных первого уровня
Рис.11 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»
Рис.12 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»
Рис.13 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»
Рис.14 - Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»
Рис.15 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»
Модель потоков данных «как будет» для аренды
Рис.16 - Модель потоков данных нулевого уровня
Рис.17 - Модель потоков данных первого уровня
Рис.18 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»
Рис.19 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»