Файл: Выбор стиля руководства организацией.pdf

Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие. Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.

Рыночные отношения, а также сами процессы внутри торговой организации, достаточно динамичны. Постоянно меняется спрос на товары, темпы производства продукции, меняется себестоимость и издержки, производительность оборудования тоже не является неизменной величиной. В любой ситуации необходимо грамотное решение руководителя.

Без системы управленческого учета организация может столкнуться с тем, что для производства нужного количества товара не хватит сырья, закупку которого неправильно рассчитали. Тогда организация может потерять покупателей, в пользу своих конкурентов. Или возможна обратная ситуация, когда закупается лишнее сырье и материалы, не участвующие в обороте и не приносящие дохода. [10, с.68]

Внедрение системы учета ассортимента позволяет решить подобные проблемы.

Важной составляющей такой системы является стратегическое планирование. Любая торговая организация стремится к эффективному распределению своих средств с учетом изменений и возможностей рынка и своих возможностей в частности. [10, с.60]

Текущее управление является другой важной составляющей. Процесс текущего управления подразумевает непрерывное наблюдение за ассортиментом. Если возникает необходимость коррекции планов организации в связи с возникшей конкретной ситуацией, то это возможно сделать очень оперативно. Для управления ассортиментом в торговых организациях разрабатывают собственный классификатор товаров. Это особенно важно для организаций, ассортиментный перечень которых составляет тысячи наименований. Процесс такой классификации позволяет разделить товары на взаимозаменяемые и невзаимозаменяемые. [4, с.81]

Для быстрого анализа нежелательно заносить большое количество товара в каждый раздел классификатора, объемы продаж по позициям каждого раздела классификатора должны быть сопоставимы. Грамотное составление классификатора товаров позволит избежать стратегических ошибок в дальнейшей работе. Собранная и проанализированная информация позволит составить планы продаж и необходимых закупок.

Цель любой организации - получение наибольшей прибыли. Одна из возможностей ее достижения - выявление и сокращение издержек. Но бухгалтерская информация не позволяет сократить издержки в полной мере, поскольку бухгалтерский учет регистрирует только факты. [7, с.42]

Чтобы эффективно управлять затратами, нужно учиты[7, с.42]вать все детали для расчета себестоимости. При этом опять необходимо классифицировать затраты. Динамический метод расчета себестоимости предполагает следующие этапы: снабжение, производство и реализация продукции.

Процесс формирования себестоимости товара должен предполагать срочное принятие мер по снижению затрат на каждом этапе. Налаженная система управленческого учета поможет руководителю всегда знать, как меняется себестоимость любой товарной позиции, по группе наименований товаров или по всей продукции.

Анализ слагаемых себестоимости товара на каждом уровне поможет определить снижение накладных расходов и изменение разницы между ними и прибылью. Поэтому управленческий помогает учет сделать вывод о том, насколько эффективно производство товаров и их продажа.

Внедрение управленческого учета поможет распределить все денежные средства между структурными подразделениями организации, которым проще будет организовывать и контролировать их движение. Такие подразделения называются центрами финансовой ответственности (ЦФО).

Такой учет при помощи ЦФО позволяет менеджерам знать о положении дел в своем подразделении и принимать грамотные и быстрые решения, что не всегда способен сделать руководитель организации. Сотрудники более заинтересованы в результатах своего труда, в крупных компаниях топ-менеджеры освобождается от необходимости ежедневного решения мелких вопросов и сосредоточены на стратегических задачах.

Недостаток ЦФО в том, что руководитель подразделения может принять решение, которое соответствует целям его ЦФО, но не соответствует целям всего предприятия. [2, с.125]

Для устранения таких недостатков в организации создают сбалансированную систему показателей, в которой в цифрах описывают общие стратегические цели, которые перед ней стоят (например, увеличить за год продажи в два раза) и составляют план действий для достижения заданных ориентиров для руководителей всех подразделения. Это управленческий учет, при внедрении которого определяют, кто будет ответственным за его ведение. Чаще всего это финансовый директор компании, который должен будет выполнить три задачи: разработка динамического метода расчета себестоимости и применения его в работе; разработка системы классификации ассортимента и способов подсчета затрат; создание компьютерной системы учета и анализа данных о деятельности предприятия.

Внедрение управленческого учета сопровождает детальное изучение деятельности каждого подразделения организации, при котором может выясниться, например, дублирование отделов или целей подразделений, при этом важные вопросы остаются без рассмотрения. Управленческий учет предполагает изменение при необходимости организационной структуры организации на более рациональную и экономичную. Возможно появление новых подразделений, например, маркетингового отдела. [1, с.64]

Проведение первичной диагностики и анализ ситуации в организации позволяет разработать механизм сбора информации и провести обучение сотрудников, которые задействованы в учете хозяйственной деятельности организации. Это поможет создать базу данных, с помощью которой будут периодически проводиться необходимые расчеты.

Данные в цифровом выражении, показывающие развитие и функционирование организации, можно рассчитывать еженедельно или ежемесячно. Идеален вариант, при котором руководитель торговой организации всегда может посмотреть и проанализировать текущее состояние всей экономики своей фирмы. Поэтому необходимо как можно чаще обновлять всю информацию. При этом не важно, как она будет выглядеть. Каждая отдельно взятая организация должна определить эти сроки, соответствуя внутрифирменным стандартам. Полученные данные должны быть удобны и понятны для принятия управленческих решений.

Сбор и обработка информации в маленькой торговой фирме может проводиться вручную, но это всегда трудно и неэффективно. Спектр компьютерных технологий предлагает широкий спектр специально созданных программ, которые позволят осуществить быстрое внесение в память компьютера данные, иллюстрирующие движение товаров и денежных средств. [2, с.234]

Выбор автоматизированной системы управленческого учета осуществляется в прямой зависимости от величины организации, также имеет значение специфика торговой деятельности и отрасль торговли компании. Стоимость такой системы не может быть выше самого эффекта её использования для целей управленческого учета. Поэтому выбор программного продукта для автоматизации управленческого учета в организации должен тщательно продумываться руководителем организации.

Таким образом, внедрение управленческого учета в любую торговую отрасль поможет руководителям и сотрудникам снизить затраты на производство и организацию продаж, грамотно рассчитать необходимые затраты, соответственно, урегулировать работу всей организации и ее подразделений, и увеличить прибыль.

Российская торговая отрасль постоянно развивается, конкуренция в этой отрасли увеличивается, учредители и директора уже поняли, что для эффективной работы необходимы точные данные, позволяющие оценить результативность бизнеса. Такая информация может быть получена только при помощи системы управленческого учета.

Управленческий учет является атрибутом рыночной экономики и в российскую торговлю пришел из Западной Европы и США. Основой классического управленческого учета является управление затратами, которые разделяют на постоянные и переменные (по связи с объемом производства), на прямые и косвенные (по способу отнесения на себестоимость). Такая классификация позволяет решить ряд проблем: расчет себестоимости продукции, понять распределение затрат при производстве и продаже товаров; провести анализ зависимости между затратами и объемом реализации; рассчитать финансовый результат от продажи каждого продукта; и узнать уровень рентабельности и деловой активности предприятия. Вся перечисленная информация позволяет организациям принимать обоснованные управленческие решения для эффективного развития своего бизнеса.

На современных российских торговых предприятиях управленческий учет не ограничен анализом перечисленных факторов и управлением затратами. Неотъемлемая и важная часть управленческого учета - это планирование и бюджетирование, позволяющие грамотно распределить средства и ресурсы организации. Само понятие «бюджетирование» означает не только процедуру формирования бюджетов, но и контроль за их исполнением, а также анализ отклонений.

Особенности отечественного бизнеса оказали существенное влияние на организацию управленческого учета на российских торговых предприятиях. Многие средние отечественные компании представляют собой неформальные холдинги, являющиеся совокупностью организаций, юридически независимых друг от друга, но принадлежащих одному собственнику. Чтобы снизить риски, такие торговые компании поделены на три условные группы: компании-активодержатели, на балансах которых учитываются недвижимость и наиболее ценные объекты основных средств; компании-операторы, осуществляющие производственную деятельность, арендуя при этом на льготных условиях основные средства у фирм-активодержателей; технические фирмы, используемые для управления денежными потоками и оптимизации налогообложения.

Бухгалтерский и налоговый учет в таких организациях является вполне грамотным и законным, но не дает важной информации для руководства. Чтобы получить верное представление о работе своей организации, должен быть организован очень грамотный управленческий учет, в котором отражается актуальная информация на основе данных о движении денежных средств; и анализируется информация о реальных финансовых результатах.

Российские торговые компании понимают управленческий учет как систему сбора и анализа информации о деятельности организации, которая отражает результаты хозяйственных операций и ориентируется на потребности руководителей и учредителей. А затем полученная информация используется для управления затратами на уровне центров ответственности и видов деятельности организации. Именно поэтому система управленческого учета российских торговых организаций базируется на основных бухгалтерских принципах.

Все последние версии отечественных бухгалтерских систем имеют такие возможности, поэтому используются на большинстве российских торговых предприятиях.

Перенос консолидированной информации из бухгалтерской базы данных в базу данных управленческого учета возможен для тех операций, юридическое содержание которых соответствует их реальной экономической сути. В противном случае необходимо обрабатывать каждую проводку, которая переносится в управленческие регистры, поскольку управленческий учет не предусмотрен в базовых конфигурациях отечественных бухгалтерских систем, которыми пользуются практически все российские торговые организации.

Ведение информационной базы управленческого и бухгалтерского учета у российских торговых компаний обычно организуется следующим образом: все первичные данные вводятся в бухгалтерскую программу «1С: Предприятие». При этом более 80% введенной информации используется в управленческом учете. При этом в организации существует еще одна информационная база, в которую происходит электронная выгрузка данных из бухгалтерской базы и содержащая только данные управленческого учета. Чаще всего информацию в эту базу приходится частично вводить вручную. Вместе описанные базы бухгалтерского и управленческого учета данных позволяют руководству ежедневно обладать актуальными данными, позволяющими оценить состояние дел в организации.

В российских торговых организациях существует другой способ управленческого учета, в котором за основу берут данные оперативного учета (а именно, данные о движении товаров, денежных средств и т. д.). Тогда возможно получать управленческие отчеты по отдельным аналитическим срезам, то есть можно узнать фактический остаток товаров, данные о кредиторской или дебиторской задолженности организации, но невозможно получить информацию о финансово-хозяйственной деятельности всей организации. Крупные торговые компании приобретают мощные дорогостоящие финансовые системы западного производства, специально предназначенные для ведения управленческого учета. Они позволяют вести так называемый «многомерный» анализ по всем видам деятельности организации для получения любых отчетов. Это позволяет организациям отследить все мельчайшие изменения, влияющие на финансовое состояние данной конкретной организации.

Внедрение на российских торговых компаниях управленческого учета чаще всего сопровождается некоторыми трудностями, которые вызваны разными причинами. Основные причины таковы:

• руководители центров ответственности не хотят своевременно предоставлять полную информацию о деятельности своих подразделений;
• отсутствуют локальные компьютерные сети, отсутствует единая система документооборота, а также четкая организационно-функциональная структура;
• некоторые сотрудники не хотят каким-то образом менять стиль своей деятельности и заниматься составлением управленческой отчетности из-за непонимания роли управленческого учета;
• не хватает квалифицированных специалистов, хорошо знающих не только бухгалтерский, но и налоговый, и управленческий учет;
• нежелание финансистов и бухгалтеров сотрудничать со специалистами по управленческому учету из-за непонимания важной роли управленческого учета в торговле и человеческого фактора.