Файл: Проектирование организации (Теоретические аспекты проектирования организации).pdf

Условные обозначения: О – ответственность за принятие решения, постановку цели, формирование задач; К – контроль; У – участие, информирование, сбор данных.

По данным таблицы 5 видно, что за контролем и управлением каждой функцией закреплен один конкретный отдел, но участвовать в реализации определенных процессов могут несколько департаментов одновременно.

Контроль за исполнением каждой функции осуществляет руководитель организации, который также ответственен за организацию системы управления, построение и развитие стратегии развития организации в целом. По данным матрицы распределения ответственности в том числе видно, что некоторые отделы не принимают участия, не контролируют и не являются ответственными за выполнение некоторых функций. Например, бухгалтерия не участвует в планировании и управлении техническим развитием и качеством выпускаемой продукции, в разработке новой модели товара и так далее, а в управлении стратегией развития организации и организации системы управления отсутствует контроль, а в управлении производственным процессом ни за каким отделом не закреплена ответственность.

Данная матрица позволяет еще на начале функционирования компании ООО «Пряникоф» определить кто является ответственным за контроль или участие в определенных функциях.

Для выполнения определенных функций управления зачастую требуются совместные действия работников, обладающих различными квалификационными признаками. Характер их взаимодействия в соподчиненности графически отображается в виде структуры управления на рисунке 4. По данным рисунка 6 можно отметить, что за каждым отелом закреплено определенное количество рабочих, которые подчиняются конкретному отделу.

Далее рассмотрим должностные обязанности сотрудников организации в таблице 6.

Менеджер по снабжению

Уборщик

Водитель

Упаковщик

Глазировщик

Кондитер

Пекарь

Грузчик

Заместитель директора по коммерческим вопросам

Дизайнер- разработчик

Программист

Главный кондитер

Технолог

Маркетолог

Менеджер по сбыту

Заведующий складом

Бухгалтер

Заместитель директора по разработкам и IT

Заместитель директора по производству

Заведующий отделом кадров

Главный бухгалтер

Директор

Рисунок 4. Структура управления организации «Пряникоф»

Таблица 6

Должностные обязанности сотрудников организации

---

Должность	Должностные обязанности
Директор	Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами
Заведующий отделом кадров	Возглавляет работу по обеспечению кадрами руководителей, специалистов, технических исполнителей и рабочих требуемых специальностей и квалификации в соответствии с тематическими направлениями работы и структурой учреждения (организации). Принимает работников по вопросам найма, перевода, увольнения, правильности их использования. Руководит работниками отдела
Заместитель директора по коммерческим вопросам	Осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания. Осуществляет контроль за реализацией продукции. Организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции
Менеджер по сбыту	Организует сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям. Ведет переговоры с потребителями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки. Организует подготовку партий продукции к отправке потребителям в установленные сроки и в полном объеме. Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, объемов отгрузки, остатков нереализованной продукции
Водитель	Обеспечивает профессиональное вождение автомобиля
Заместитель директора по производству	Возглавляет производственную работу в компании. Создает оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения возлагаемых на них задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы, технологией производства продукции. Обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производства и его постоянный рост, повышение эффективности производства, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых)
Заведующий складом	Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров. Обеспечивает сохранность складируемых товаров. Обеспечивает соблюдение режимов хранения

---

Продолжение таблицы 6

Должность	Должностные обязанности
Грузчик	Осуществляет погрузку, перевозку, перенос и выгрузку внутрискладского груза и других товарно - материальных ценностей, его сортировку
Уборщик	Осуществляет уборку служебных помещений
Главный бухгалтер	Организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета компании в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении
Бухгалтер	Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.
Маркетолог	Определяет спрос на товары и услуги, предлагаемые фирмой и ее конкурентами, и выявляет потенциальных покупателей. Разрабатывает стратегию ценообразования с целью максимизации доходов компании или доли рынка, одновременно обеспечивая и контролируя удовлетворенность клиентов компании. Следит за разработкой продуктов или за тенденциями, указывающими на потребность в новых продуктах и услугах
Менеджер по снабжению	Разрабатывает политику предприятия по вопросам материально-технического обеспечения. Руководит разработкой проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы. Принимает участие в расчетах нормативов производственных запасов
Технолог	Следит и занимается технологией промышленного производства
Программист	Осуществляет подготовку компьютеров и отдельных устройств к работе, их технический осмотр, проводит проверку наличия неисправностей, устраняет неисправности и предотвращает появление неисправностей в будущем. Занимается созданием сайта и его заполнением
Главный кондитер	Контролирует работу своих прямых подчиненных и занимается разработкой рецептов
Глазировщик	Занимается разработкой глазированного рисунка и его нанесением
Кондитер	Непосредственно разрабатывает рецепт и начинку для сувенира
Пекарь	Разработка рецептуры теста, его замес и выпекание кондитерских заготовок
Упаковщик	Разработка упаковки и сама упаковка товара
Заместитель директора по разработкам и IT	Руководит технологическими разработками, внедрением проектов автоматизации производства и управления, созданных в других организациях, и сопровождением в процессе опытной и промышленной эксплуатации систем, которые развиваются и изменяются по новым требованиям к ним.

---

Продолжение таблицы 6

Должность	Должностные обязанности
Дизайнер - разработчик	Разработка общего стиля сайта, осуществление подготовки оригинал-макетов в соответствии с технологическими требованиями полиграфического производства, макетов кондитерских 3D изделий с использование инновационного оборудования.

2.3. Координация деятельности организации и построение

системы коммуникаций

На предприятии будет использоваться регулирующая и стимулирующая координация, которая направлена на поддержание систем управления в установленных пределах и повышение эффективности систем управления. В организации «Пряникоф» наиболее частые виды координации – неформальная непрограммируемая, программируемая без личной координации, индивидуальная и групповая координация. Осуществляться будут данные виды через механизм прямого контроля.

В организации «Пряникоф» процесс координации будет проявляться посредством еженедельных собраний сотрудников, обсуждений необходимых действий для достижения поставленных целей. Данные совещания планируются проводиться в начале рабочей недели, с целью подведения итогов за прошедшую неделю, и планирование работы на текущую неделю. Координация деятельности всех элементов организации также достигается путем формирования эффективной системы коммуникаций.

В организации имеют место внешние и внутренние коммуникационные потоки.

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Из внешней среды в организацию поступает информация о состоянии рынка сувенирной кондитерской продукции, динамике спроса данный вид изделий, изменение потребительских предпочтений, состоянии рынка труда, информация, регламентирующая определяющая рамки отношений как внутри организации, так и с субъектами внешней среды в виде различного рода законодательных и нормативных актов и пр. В свою очередь, во внешнюю среду из организации поступает информация, отражающая качественные, количественные и ценовые характеристики производимой продукции, отчетность о результатах деятельности организации и пр.

Внутренние потоки коммуникационных связей протекают по двум направлениям – горизонтальному и вертикальному. В организации «Пряникоф» для обеспечения эффективного обмена информацией используются информационные технологии. Вертикальные коммуникационные потоки представляют собой обмены информацией между вышестоящими и нижестоящими элементами в структуре управления. При этом взаимодействие происходит по восходящим и нисходящим направлениям (рисунок 5).

---

Нисходящий коммуникационный поток используется руководителями для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Наиболее характерным примером нисходящего коммуникационного потока является общение начальника со своим подчиненными. Восходящий коммуникационный поток предполагает перемещение информации в организации от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах и служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных нерегламентированных отношениях.

Директор

Менеджер по снабжению

Уборщик

Водитель

Упаковщик

Глазировщик

Кондитер

Пекарь

Грузчик

Заместитель директора по коммерческим вопросам

Дизайнер- разработчик

Программист

Главный кондитер

Технолог

Маркетолог

Менеджер по сбыту

Заведующий складом

Бухгалтер

Заместитель директора по разработкам и IT

Заместитель директора по производству

Заведующий отделом кадров

Главный бухгалтер

Рисунок 5. Вертикальные коммуникации в организации «Пряникоф»

Условные обозначения это восходящие вертикальные коммуникации, а это нисходящие вертикальные связи.

Директор

Производственный отдел

Финансовый отдел

Отдел кадров

Отдел разработок и IT

Коммерческий отдел

Рисунок 6. Горизонтальные коммуникации в организации «Пряникоф»

В организации «Пряникоф» имеют место определенные виды полномочий, которые представлены в таблице 7.

Очень важным является сохранение информации, так как предприятие производит необычные товары, идеи которых могут быть украдены конкурентами. Потери информации минимальны, так как контроль за этим осуществляется на всех ветвях коммуникации (вертикальных, горизонтальных, в том числе неформальных). Передача информации происходит через технические средства, которые повышают эффективность передачи информации.

Таблица 7

Виды должностей и полномочия сотрудников организации

Должность	Виды полномочий
Генеральный директор	Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные.
Заместитель директора по производству	Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные.
Главный бухгалтер	Распорядительные. Согласительные. Координационные. Контрольно-отчетные.
Заведующий отделом кадров	Координационные.
Заместитель директора по коммерческим вопросам	Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные.
Заместитель директора по разработкам и IT	Распорядительные. Координационные. Контрольно-отчетные.

---