Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса"Складской учет”.pdf

Результатные показатели, Таблица 1.2

Продолжение таблицы 1.2

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим основные бизнес-процессы в ЗАО «Консультант Плюс» и дадим их характеристику.

1. Производство СПС КонсультантПлюс, которое в свою очередь включает бизнес-процессы:
   1. Программирование платформы СПС КонсультантПлюс;
   2. Отслеживание изменений в законодательстве РФ и других документах;
   3. Добавление документов в информационные банки СПС КонсультантПлюс.
2. Обеспечение технической поддержки РИЦ:
   1. Обеспечение повседневного доступа к обновленным информационным банкам;
   2. Обеспечение обновленным ПО.
3. Развитие и техническая поддержка онлайн-системы КонсультантПлюс (на сайте компании)
4. Управление развитием Сети Консультант Плюс:
   1. Проведение аудита деятельности РИЦ;
   2. Сертификация РИЦ;
   3. Выработка регламентов работы РИЦ.
5. Планирование и проведение рекламных акций и мероприятий
6. Обучение пользователей работе с СПС КонсультантПлюс
7. Производство информационных и рекламных материалов, а также сувенирной продукции
8. Хранение информационных и рекламных материалов, сувенирной продукции:
   1. Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика;
   2. Хранение ТМЦ на складе;
   3. Отгрузка ТМЦ в РИЦ и для нужд координационного центра.

Обследование предприятия указывает на то, что удаленный склад предприятия автоматизирован недостаточно: главные операции складского учета осуществляются вручную.

Модель функционирования склада приведена в Приложении 1 (Рисунок 1.1). Контекстная диаграмма модели деятельности показывает, что на склад поступают товарно-материальные ценности (ТМЦ) от поставщиков, и итогом деятельности склада является отгрузка ТМЦ клиентам фирмы.

Основные участники логистических процессов - работники склада. Все бизнес-процессы на складе выполняются в соответствии с регламентом работы склада.

Декомпозиция контекстной диаграммы приведена в Приложении 1 (Рисунок 1.2), она описывает основные бизнес-процессы склада: приемку товара, учет товаров на складе, хранение товара, комплектацию и отгрузку, управление складскими остатками.

На рисунке видно, что приемку товара на складе курирует отдел снабжения, так как этот отдел размещал заказ поставщику на производство и поставку товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под руководством отдела сбыта, так как данный отдел собирает заявки от РИЦ и отделов КЦ, и распределяет среди них товары. Кроме того отдел сбыта принимает участие в бизнес-процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.

Приемка товара на склад приведена в Приложении 1 (Рисунок 1.3), она происходит следующим образом:

1. После прибытия машины с грузом, кладовщик проводит проверку товарно-транспортных накладных и других документов. В случае оформления документов согласно требованиям ЗАО «Консультант Плюс», происходит разгрузка товара. В Журнале приемки грузов заносятся сведения о поступлении машины, в котором содержатся данные: дата, время прибытия машины, поставщик, название товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера, присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
2. Как только заканчивается разгрузка, начинается сверка наименований прибывшего товара с накладной, приемка по количеству и проверка целостности упаковки всего груза. Если есть несоответствия в количестве или нарушения целостности упаковки, это должно быть зафиксировано в Акте приемки товара, а повреждения сфотографированы. Поврежденные упаковки отправляются в сектор приемки по качеству, где осуществляется отбраковка испорченного товара и оформляется Акт о несоответствии.
3. Прибывший товар переходит в зону хранения на складе, но до приемки по качеству он будет изолирован.
4. Приемка по качеству, схема которой приведена в приложении 1 (Рисунок 1.4), проходит следующим образом: Контролеры качества планируют выборку товара с целью выполнения приемки по качеству. При этом применяются стандарты, технические условия и прочие нормативные документы. Особые указания для проверки по качеству отправляются по электронной почте от отдела снабжения. Согласно готовому плану выборки, товар отбирается со склада и отправляется в сектор приемки по качеству, в котором осуществляется проверка на соответствие критериям качества товара. При отрицательных результатах проверки происходит повторная выборка и проверка по качеству, при которой присутствуют представители поставщика. Итогом проверки будет акт, в котором указываются несоответствия по качеству. При положительных результатах проверки, товар признается прошедшим приемку по качеству, после чего возвращается на склад.
5. На поступившую партию, которая смогла пройти приемку по количеству и качеству, составляется приходная накладная. В ней содержатся перечисленные далее сведения: номер накладной, дата приемки, номенклатурный номер, наименование, количество, учетная цена, сумма. Копия этой накладной передается в бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. В карточку учета материала вносится информация о прибытии товара: наименование товара, поставщик, дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете), учетная цена, сумма.

Бизнес-процесс хранения товара показан в приложении 1 (Рисунок 1.5), он включает следующие действия:

1. Должна поступить заявка на отгрузку товара, но до тех пор он будет храниться на складе. Если по заданию кладовщиков возникнет необходимость переместить товар внутри склада, этим займутся грузчики.
2. На складе постоянно происходит инвентаризация, то есть проверка соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает плановая и неплановая. В момент инвентаризации пересчитывается фактическое число товаров на складе и сверяется с учетными данными по БД бухгалтерии.
3. По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное количество товара, имеющегося на складе.

Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» представлен в Приложении 1 (Рисунок 1.6) и характеризуется следующими положениями:

1. Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь, создает заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая следующие сведения: номер накладной, дату составления документа, номер заявки и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер товара, наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. В карточку учета товара заносится информация об отгрузке.
2. Заказы от отделов КЦ также поступают через отдел сбыта компании. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Складской учет в ЗАО «Консультант Плюс» характеризуется немалым объемом оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от поставщиков, 10 раз в день отгружается. При учете используется значительное число документов, подготавливаемых вручную. Схема документооборота складских документов представлена в Приложении 2.

Операции, производимые сотрудниками склада, довольно утомительны для самих сотрудников, за счет большого объема обрабатываемой информации. Данный аспект не может не сказаться на производительности труда сотрудника: работа замедляется, появляются ошибки в оформлении документов. На проверку информации расходуется огромный объем времени. При подборе товара для отгрузки могут появляться ошибки, пересортица. Часть товара может «затеряться» на складе, из-за чего он в дальнейшем потеряет актуальность и будет утилизирован. За счет этих факторов вероятность получить оперативную и надежную информацию снижается.

Итак, недостатками существующей системы являются:

1. многократное дублирование информации в документах;
2. низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, так как подбор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3. неизбежные просчеты при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, вследствие чего этот товар теряет актуальность;
4. большие затраты времени на составление отчетов;
5. высокая трудоемкость обработки данных;
6. неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.

Для того чтобы ликвидировать перечисленные недочеты, нужно автоматизировать складской учет - это даст возможность надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом стремительно уменьшить трудоемкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.

Автоматизация склада является одной из главных задач на предприятии, она обеспечивает: повышение качества данных, повышение прозрачности склада, снижение операционных расходов.

Потребность в информации, создание «прозрачного» склада - ключевая задача автоматизации складского хозяйства компании. Сведения о реальном количестве товаров на складе, которые способна предоставить складская система, критически важна при планировании закупок и при распределении товаров согласно заказам. Детальная аналитика по товару даст возможность в любой момент времени получить необходимую информацию и избавиться от потерь и рисков, вызванных ее отсутствием.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению