Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса"Складской учет”.pdf

Область 2 отображает процесс ведения справочников ИС.

Область 3 отображает процессы обрабатывания данных при проведении складских операций инвентаризации и резервирования товаров:

• начальник склада вводит в систему данные инвентаризации;
• на основании результатов инвентаризации редактируется учетное значение товара на складе;
• с помощью формы «Управление резервом» кладовщик создает резерв товаров за отделами Координационного центра, и если нужно изменяет значение резерва.

Область 4 отображает процесс отгрузки товаров клиентам:

• файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» импортируются из ИС отдела сбыта;
• кладовщик заполняет исходными данными форму ввода документа «Накладная на перемещение»;
• информация об отгрузках сохраняется в таблице «Расход»;
• число отгруженного товара автоматически вычитается в таблице «Остатки»;
• на основании таблицы «Расход» создается результатный документ «Журнал отгрузок».

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1) Справочники системы

1. Справочник «Группы номенклатуры» - содержит обобщающую информацию о группах товаров: печатная продукция, сувенирная, канцелярские товары и др. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2. Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, прибывающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности номенклатуры». Так как номенклатура зачастую изменяется, в справочнике нужно иметь признак активности, чтобы помечать товары, потерявшие актуальность.
3. Справочник «Категории» - включает в себя дополнительные сведения о категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (то есть имеет символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код», «наименование» и «описание».
4. Справочник «Единицы измерения» - содержит список единиц измерения, использующиеся для указания числа товара. Пример: «шт.», «кг», «г» и так далее. Содержит данные: «код» и «наименование».
5. Справочник «Группы дефектов» содержит в себе наборы дефектовочных признаков для некоторых видов продукции. Например, «Дефекты брошюр», «Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-дисков» и другие. Содержит данные: «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
6. Справочник «Дефекты». Содержит представление всевозможных дефектовочных свойств. Например, «царапины», «смещение рисунка» и так далее. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
7. Справочник «Поставщики» - содержит список поставщиков товаров. Содержит реквизиты «код», «наименование» и «комментарий».
8. Справочник «Клиенты» - содержит список РИЦ, которые приобретают товары в Координационном центре. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город» и «адрес доставки».
9. Справочник «Должности» - включает в себя список должностей работников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и другие. Содержит реквизиты «код», «название» и «описание».
10. Справочник «Отделы» содержит список отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и так далее. Содержит реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11. Справочник «Сотрудники» - содержит перечень работников КЦ, которые имеют отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».

В таблице 2.1 описан реквизитный состав всех справочников системы.

Таблица 2.1

Актуализация справочников системы

Продолжение таблицы 2.1

2. Входные файлы

• 1. Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из информационной системы отдела снабжения.

Файл «Планируемые поставки» включает в себя следующие первичные показатели: ожидаемая дата поступления, поставщик, основание поставки (номер и дата договора на поставку), ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит сведения о поступаемых товарах: артикул, количество товара, категория товара, ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из информационной системы отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 25 записей, а файл «Планируемые поставки» - 5 записей.

Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их последующего применения при приемке грузов, приведена в Приложении 4 (Рисунок 2.2).

В перечне товаров отображаются реквизиты: порядковый номер; артикул; наименование товара; заказанное количество товара; единица измерения; цена по договору; стоимость товара; группа номенклатуры товара.

Выбрав поставку в верхней таблице, и нажав кнопку «Приемка», пользователь переходит к регистрации поступившей партии товара (форма «Приход»). При этом данные выбранной поставки автоматически попадают в форму «Приход».

В случае если нажать кнопку «Новая», то форма «Приход» откроется с незаполненными полями, таким образом, позволяя ввести информацию о поставке, для которой не было записи в файле ожидаемых поставок.

1. Файл «Заказы» поступает из информационной системы отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели: дата заказа, номер заказа, номер РИЦ или номер отдела, фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файл «Заказанные артикулы» содержит сведения о товарах, участвующих в заказе: артикул, количество товара.

Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» в день поступают в систему 1 раз. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные артикулы - 20 записей.

Форма «Заказы» для просмотра импортированных данных и их последующего применения при отгрузке товаров, приведена в Приложении 4 (Рисунок 2.3).

Форма показывает импортированные данные из ИС отдела сбыта, и позволяет перейти к созданию отгрузочных документов на партию товара.

Форма содержит две таблицы. В верхней таблице отмечаются данные о заказах, а в нижней таблице - список заказанных товаров. Форма отображает данные из таблиц «Заказы», «Остатки», справочников «Номенклатура», «Сотрудники» и «Клиенты».

Таблица заказов содержит следующие данные: номер заказа, дата заказа, отдел КЦ (если заказ для РИЦ – то в этом поле указан отдел сбыта), клиент - номер РИЦ (если заказ внутренний для отделов КЦ, то в этом столбце указан прочерк), город (если заказ внутренний для отделов КЦ, то в этом столбце указан прочерк), статус заказа, менеджер (ответственный за заказ), телефон ответственного менеджера.

Таблица товаров содержит реквизиты: артикул, наименование товара, заказанное количество, доступное количество, общее количество товара данного артикула на складе, резерв КЦ - суммарное количество зарезервированного разными отделами товара данного артикула.

3. Входные документы системы

1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад формируется документ приходная накладная.

Важнейшие реквизиты документа: номер накладной, дата поступления товара, поставщик, основание, ФИО сотрудника склада, принявшего товар, ФИО менеджера, ответственного за поставку, ФИО водителя, доставившего груз. Данные табличной части: артикул, наименование, единицы измерения, количество, цена, сумма без НДС, сумма с НДС.

При поступлении товара, первичная информация заносится в форму «Приход». Экранная форма и макет документа «Приходная накладная» приведены в Приложении 4 (Рисунок 2.4 - 2.5). Частота возникновения документа - 5 раз в день. Количество строк табличной части - в среднем 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной формируется автоматически.

Номер накладной создается автоматически. Если в систему успешно импортировались данные из ИС отдела снабжения, то большинство полей формы будет заполнено автоматически. Это поля «Дата», «Поставщик», «Основание», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». Если нужно, кладовщик может изменить эти значения. Значения полей «Сумма», «В т.ч. НДС», «Итого» высчитываются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз принял», «Груз получил», «Экспедитор/водитель» заполняются вручную. Приходную накладную можно распечатать.

2) Накладная на перемещение. Документ формируется при отгрузке товара отделам КЦ. Дальнейшее оформление продажи клиентам реализовывает отдел сбыта.

Документ включает следующие данные: номер накладной, номер заявки, получатель, дата отгрузки, ФИО работника склада (выполняющего отгрузку).

В табличной части документа есть следующие реквизиты: артикул, наименование, единицы измерения, количество, цена, сумма без НДС, сумма с НДС.

При отгрузке товара, первичная информация вносится в форму «Накладная на перемещение». Номер накладной создается автоматически. Экранная форма и макет документа представлены в Приложении 4 (Рисунок 2.6-2.7).

Частота возникновения документа - примерно 10 раз в день. Количество строк табличной части - около 20.

Если в систему успешно перенеслись данные из ИС отдела сбыта, то значительная часть полей этой формы будет заполнена автоматически. Это поля «Дата», «Получатель», «Для клиента», «Город», «Номер заказа», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». Если будет нужно, кладовщик сможет отредактировать эти значения. Значения полей «Сумма», «Итого» высчитываются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз отпустил», «Груз получил» заполняются вручную. Накладную на внутреннее перемещение можно распечатать.

4. Формы ввода первичной информации

1) Приемка по количеству. Форма нужна с целью ввода данных о приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом совершается пересчет поступившего товара и проверка упаковок на наличие повреждений. Частота возникновения документа - 5 раз в день.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и справочника «Номенклатура».

Описание экранной формы приведено в Приложении 4 (Рисунок 2.8).

В данной форме ввода кладовщик вводит для каждого артикула поступившего товара сведения о проверке количества. При этом в верхней части окна отмечается вспомогательная информация из приходной накладной. Вручную вводится параметр «Фактическое количество», и заполняется таблица «Повреждения». Параметры «Расхождение» и «Расхождение в %» высчитываются автоматически при редактировании значения «Фактическое количество».

2) Приемка по качеству. Форма нужна с целью ввода данных о приемке по качеству товаров. Частота возникновения документа - 5 раз в день.

Форма включает данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников «Перечни дефектов», «Номенклатура».

Описание экранной формы приведено в Приложении 4 (Рисунок 2.9).

3) Инвентаризация. В форму вписываются сведения о проведении инвентаризации. Содержит следующие реквизиты: дата проведения инвентаризации, табличная часть «Состав комиссии», табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».