Добавлен: 31.03.2023
Просмотров: 375
Скачиваний: 8
Выходная информации процесса: отчеты, исковые заявления и письма, ответы на претензии и обращения, декларации, обращения и претензии, решения о назначении, перерасчете и выплате пенсий.
Рисунок 1.1 – Диаграмма деятельности УПФРФ в г. Заринске
В своей деятельности Пенсионный фонд Российской Федерации руководствуется следующими документами: Налоговый, Гражданский и Трудовой кодексы, Законодательные акты о закупках, законы о защите информации и персональных данных, Бюджетный кодекс, Пенсионное законодательство и закон об обязательном пенсионном страховании и учете.
Деятельность Управления Пенсионного фонда состоит деятельности отделов, во главе которых стоят руководители и начальники.
Далее, на рисунке 1.2 представлена декомпозиция деятельности пенсионного фонда. Декомпозиция включает в себя семь процессов, протекающих в организации.
Рисунок 1.2 – Декомпозиция диаграммы «Деятельность УПФРФ в г. Заринске»
Деятельность отдела автоматизации заключается в поддержание ИТструктуры организации, обновлением ПО, поддержкой пользовательских мест, информационной безопасности организации.
Деятельность юридического отдела состоит в взаимодействии с судебными инстанциями и решении юридических вопросов Управления ПФРФ.
Деятельность отдела кадров и делопроизводства заключается в подборе кадров и их последующем обучении. Также, данный отдел занимается составлением отчетов и ведением общего документооборота организации. Финансово-экономический отдел занимается вопросами бюджета организации, его формированием, использованием и перераспределением.
Деятельность отдела учета и взаимодействия со страхователями заключается в регистрации средств, поступивших от страхователей и их перераспределением.
Деятельность пенсионного отдела заключается в назначении, расчете и перерасчете пенсий. Деятельность клиентской службы заключается в взаимодействии с застрахованными лицами и населением в области реализации прав и правовой защиты.
Рассмотрим на рисунке1.3 деятельность отдела автоматизации
Рисунок 1.3 – Диаграмма процесса «Деятельность отдела автоматизации»
Оптимизация документооборота представляет собой сложный процесс, затрагивающий все отделы и процессы организации, но в первую очередь, отдел автоматизации. Отдел автоматизации занимается вопросами внедрения новых технологий, в том числе системы документооборота.
Деятельность отдела автоматизации включает в себя обслуживание программного обеспечения, поддержку ИТ-инфраструктуры, информационную безопасность, поддержку, путем написания ПО и обслуживание внутренней сети.
Описание информационной структуры УПФРФ в г. Заринске
Автоматизация процессов уже давно является важным аспектом успешного функционирования предприятия. Автоматизация подразумевает собой всевозможные операции с информацией с использованием технических средств, ЭВМ, которые упрощают множество процессов, протекающих в организации образуя информационную структуру.
Информационная структура предприятия представляет собой налаженные связи между информационными потоками. Данная структура состоит из информационного обеспечения, включающая в себя компьютеры, установленное на них программное обеспечение, сервера и налаженные между ними связи [12].
Поддержкой информационной структуры Управления занимается отдел автоматизации. Основными задачами отдела являются:
- подготовка к использованию и поддержка технического состояния оборудования;
- внедрение программных решений и обновление уже имеющегося программного обеспечения;
- обслуживание локальной сети и внутренних серверов Управления;
- подключение периферии и дополнительного оборудования, такого как принтер, сканер, ключи доступа, мониторы и проекторы;
- обслуживание сетей телекоммуникации;
- разработка дополнительного программного обеспечения в целях оптимизации деятельности организации;
- анализ и составление плана экономических затрат на содержание информационных систем, а также расходование выделенных средств на поддержку информационной структуры;
- обеспечение защиты информации от утечки, потери или несанкционированного доступа;
- проводить обучение сотрудников навыкам работы с программным обеспечением и оборудованием;
- обеспечение соблюдения техники безопасности при работе с оборудованием;
- составление предложений по совершенствованию информационной структуры Управления.
В соответствии с Целевым стандартом обеспеченности рабочих мест специалистов отделений ПФР по Алтайскому краю и Управлений ПФР в районах и городах края установлена потребность в оснащении, в зависимости от функциональных нужд, рабочих мест сотрудников.
На данный момент, в Управлении ПФРФ в г. Заринске компьютерами оснащено 91 рабочее место, соответственно каждый специалист имеет в своем распоряжение компьютер, но не каждое рабочее место имеет в своем распоряжении принтер, сканер или другое дополнительное оборудование.
Информационная структура Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске состоит из следующих видов программного обеспечения:
- операционная система – Microsoft Windows 7;
- пакет офисных приложений – Open Office;
- антивирус – Kaspersky Anti-virus
Данные программные продукты установлены на все компьютеры организации, но в зависимости от целей, на некоторых рабочих местах имеется и другое программное обеспечение:
- справочно-правовая система «Консультант Плюс»;
- электронная почта «IBM Lotus notes»;
- система «Выплата», включающая ПТК НВП, КС;
- ПТК по назначению и выплате пенсий, клиентской службе и персонифицируемому учету;
- АРМ «Страхователь», включающая РК АСВ;
- 1С: Предприятие 8.3;
- ПК «Исполнение бюджета и бюджетный учет ПФРФ».
Рабочие места сотрудников оснащены персональными компьютерами. В зависимости от должности, характеристики и комплектующие рабочего места имеют разные данные, поэтому был выбран компьютер сотрудника отдела автоматизации, оснащенный ПК, двумя мониторами, МФУ, мышкой, клавиатурой и дополнительным оборудованием (разъем для электронного ключа).
Общие характеристики ПК Acer Veriton S2710g:
- форм-фактор – Mini-Tower;
- оптический привод – DVD-ROM LiteOn;
- флоппи привод – FDD.
Процессор:
- модель процессора – Pentium G4560;
- количество ядер – 2;
- частота процессора – 3500 МГц.
Видеокарта:
- видеопамять – Intel HD Graphics 610;
- тип видеопамяти – SMA;
- объем видеопамяти – Выделяется из оперативной.
Оперативная память:
- тип оперативной памяти – DDR4;
- размер оперативной памяти – 4 Гб.
Накопители данных:
- тип накопителя – HDD;
- объем накопителя – 1 Тб.
Разъемы:
- видео разъемы – DVI, VGA;
- аудио разъемы – jack 3.5 mm, USB 3.0 x4.
МФУ рассчитан на несколько сотрудников, но подключен к разбираемому рабочему месту, в большинстве случаев это HP LaserJet Pro M426fdw.
Также, каждое рабочее место оснащено дополнительным разъёмом USB для устройства криптографической защиты – электронной подписи.
Вышеперечисленное ПО не дает достаточный эффект от использования, даже если учесть, что электронная документация поступает через Lotus Notes, внутренний документооборот почти полностью представлен в бумажном виде.
Таким образом, можно сделать вывод, что Управление Пенсионного фонда в г. Заринске имеет достаточный уровень технического оснащения и готово к внедрению информационных решений
2. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И РЕЗУЛЬТАТЫ
2.1 Постановка задачи и выбор метода реализации проекта
Для успешной постановки задач, которые будут решаться в следствии автоматизации предприятия, следует выявить основные проблемы организации. Для наглядного отображения проблем был выбран метод построения дерева проблем, представленный на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Дерево проблем организации
Составление дерева проблем позволило построить дерево целей, представленных на рисунке 2.2, которые следует достичь для решения выявленных проблем.
Рисунок 2.2 – Дерево целей организации
На основе представленных данных, можно сделать вывод, что оптимизация затрат ресурсов на работу с документацией должна осуществляться посредствам внедрения системы электронного документооборота. Это позволит решить все выявленные проблемы, а следовательно выполнить поставленные цели.
Следующий этап представляет собой определение требований к выбору системы оптимизации электронного документооборота. Данный этап является важным аспектом внедрения, поскольку от выбора подходящей системы зависит ее дальнейшее соответствие выполнению поставленных задач. Выбор системы включает в себя описание требований, выяснение границ проекта и ожидания организации от внедрения системы [22, с. 345-347].
Выявление требование зависит от конечных пользователей системы, для этого был проведен опрос работников организации в числе 10 лиц:
- руководитель отдела автоматизации;
- сотрудник отдела клиентской службы;
- руководитель отдела кадров и делопроизводства;
- сотрудник отдела кадров и делопроизводства; -
- сотрудник финансово-экономического отдела;
- руководитель отдела учета и взаимодействия со страхователями;
- сотрудник пенсионного отдела;
- руководитель Управления;
- руководитель юридического отдела;
- сотрудник юридического отдела. Опрос проводился в устной форме среди сотрудников разного уровня, чтобы лучше понять какие аспекты следует учесть при выборе СЭД.
По результатам опроса были выявлены следующие требования к системе:
- возможность хранения документов в архиве или работы с архивами;
- возможность работы с базами данных;
- настройка иерархичности при хранении документов;
- составление карточек документов;
-установка прав доступа для отдельных пользователей;
- установки прав доступа для отдельных видов документации;
- поддержка шаблонов документов;
- интеграция с уже имеющимся программным обеспечением организации;
- возможность работы со средствами перевода документов в электронный вид;
- поддержка разных форматов документов, медиа файлов, ссылок;
- защита данных от утечки, взлома или утери;
- возможность работы с документами, редактирование, удаление, поиск;
- возможность отслеживания исполнения документации.
Основываясь на требованиях к системе, оценке имеющего ПО и статуса государственного учреждения выбранной организации, было выявлено несколько вариантов систем электронного документооборота.
DocsVision – CЭД компании Digital Design являющейся российским разработчиком программных продуктов, внедряемых в различных организациях с 2005 года. Основные функции данной системы включают в себя контроль исполнения, создание и ведение электронных регламентов и архивов, оптимизация документооборота организации. Серверная часть представлена платформой Microsoft SQL, интегрируется с программными продуктами Microsoft office.
Directum – система управления взаимодействиями и электронным документооборотом одноименного российского разработчика. Система обеспечивает полны объем работы с электронными документами и сочетается с традиционным документооборотом. Система направлена на поддержку ведения сложных бизнес-процессов, таких как поддержка продаж, ведение документации, организация совещаний и поддержка ведения заказов. Является ECM-системой (Enterprise Content Management) и интегрируется с продукцией Microsoft и 1С, а также использует собственный язык программирования.
ДЕЛО – система «ДЕЛО» является комплексом решений российского производителя электронных офисных систем, применяемых в предприятиях разного масштаба с 1996 года. Также является ECM-системой и обеспечивает автоматизацию процессов организации, связанных с документооборотом. Имеет ряд подсистем для работы в сети интернет, для предприятий с разделенной структурой, и для работы через мобильные устройства. Интегрируется с программными продуктами Microsoft, Oracle, 1С.
1С:Документооборот – решение оптимизации документооборота российского разработчика 1С на базе платформы «1С:Предприятие». Система позволяет автоматизировать все процессы, связанные с делопроизводством предприятия, а также наладить контроль и взаимодействия сотрудников между собой. Продукт имеет обширное количество настраиваемых модулей для предприятий с различным масштабом и организационной структурой