Файл: Автоматизация документооборота предприятия ПФРФ.pdf

В конечном итоге, временные затраты на работу с документами сократились на 73%.

Если учесть, что средняя заработная плата составляет 20 000 рублей, а в месяц сотрудник работает 27 дней по 8 часов, то средняя стоимость минуты работы составляет 1.53 рубля. Таким образом, при сокращении времени работы с документами на 209 минут, Управление экономит 313 рублей в день с одного сотрудника. Помимо сокращения затрат на работу с документами, так же сокращаются затраты на канцелярские товары.

В ходе выполнения работ организация может столкнуться с проблемами, для того, чтобы избежать этого, следует заранее обозначить риски проекта.

Далее, рассмотрим риски, которые сопутствуют процессу внедрения СЭД в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Заринске, а также возможные пути решения или предотвращения проблем (таблица 2.3).

Таблица 2.3 – Риски, сопутствующие проекту

В результате проведенных исследований было выявлено несколько проблем при реализации поставленных целей и задач, но они не относятся к неразрешимым. При грамотном подходе к реализации проекта по внедрению СЭД, данных проблем можно избежать или решить на конкретном этапе. Основным аспектом успешного внедрения является вовлеченность всех участников проекта в процесс.

Таким образом, внедрение системы оптимизации электронного документооборота является эффективным решением, способствующим автоматизации делопроизводства и повышению эффективности организации в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время, пенсионная система занимает важное место в жизни граждан. Гарантия защиты пенсионных накоплений и последующая выплата нетрудоспособному населению осуществляется Отделениями по всей России включающими в себя тысячи процессов и тысячи сотрудников. Но даже при таком количестве ресурсов, процесс документооборота не всегда имеет должную оптимизацию и отнимает значительную часть времени. Особенно сильно данная проблема ощущается в век цифровых технологий, когда на рынке все больше организации прибегают к системам оптимизации документооборота. Таким образом, анализ процесса документооборота и его оптимизация посредствам системы электронного документооборота является необходимостью.

Системы электронного документооборота являются основным инструментом при работе с большим количеством обрабатываемых данных. Помимо этого, данное программное обеспечение решает множество смежных задач организации, начиная от планирования и составления отчетов, заканчивая встроенной системой коммуникации сотрудников.

В результате проведенного анализа Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске были выявлены проблемы, связанные с недостаточной оптимизацией документооборота организации. Было выявлено, что за последний год зарегистрировано 2153 входящей корреспонденции и 992 исходящей в электронном виде. Медико-социальные выписки и служебные записки передаются на бумажном носителе, что затрудняет их контроль. Большинство архивов и документов передается и хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не всегда оптимизированы и связаны между собой. В следствии этого, было решено провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных проблем.

По результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с документами возрастут на 73%. Данный результат является полностью соответствует поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что позволит работать над совместными процессами более эффективно.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в частности.

Стоит отметить, что система не является статической и со временем требует модернизации, для ее успешного использования в дальнейшем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Directum в ОАО «Славянка» автоматизация процессов многофилиальной компании [Электронный ресурс] // Directum. – Электрон. дан. [М.], 2018. – URL: https://www.directum.ru/6910285.aspx (
2. Арлазаров В. Л. Системы обработки документов. Основные компоненты [Электронный ресурс] // Рефераты. – Электрон. дан. – [М.], 2017. 56 – URL: http://psihdocs.ru/sistemi-obrabotki-dokumentov-osnovniekomponenti.html
3. Белов С. П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Интернет-журнал «Науковедение». – Электрон. журн. – 2014. – № 1. – С. 13. – URL: https://cyberleninka.ru/article/v/razrabotka-metodikipodgotovki-organizatsii-k-vnedreniyu-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota
4. Борисоглебская Л. Н. Кросс-функциональное моделирование процессов взаимодействия коммерческих сетей [Электронный ресурс] / Сергеев С. М. // Право. Менеджмент. Маркетинг. – Электрон. дан. – [М.], 2016. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kross-funktsionalnoemodelirovanie-protsessov-vzaimodeystviya-kommercheskih-setey
5. Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Спецремонт» [Электронный ресурс] // ОАО «Актион кадры и право». Электрон. дан. - [М.], 2011-2017. – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210436-qqe-16-m5-vnedrenie-sistemyelektronnogo-dokumentooborota
6. Внедрение электронного документооборота на предприятии. [Электронный ресурс] // Электронные офисные системы. – Электрон. дан. – [М.], 2018. - URL: https://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php
7. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО. [Электронный ресурс] // Комсомольская правда. – Электрон. дан. – 2017. – URL: https://www.kp.ru/guide/sistemydokumentooborota.html
8. Гагиева А. К. Разработка методических рекомендаций по работе с документами ограниченного доступа (на примере ОМОН МВД по Республике Коми) [ Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 2. – С. 71. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?39
9. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота [Электронный ресурс] // Секретарское дело. – 2017. - № 4. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://sekretarskoedelo.ru/index.php?id=455
10. История внедрения систем электронного документооборота в одном организаций [Электронный ресурс] // habr. Электрон. дан. [М.], 2006- 2018. – URL: https://habr.com/post/320378/
11. Казаринова Н.Л., Хабарова Э.А. Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти [Электронный ресурс] // Делопресс. Электрон. дан. [М.], 2018. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=4956
12. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы [Электронный ресурс] // Pandia. – Электрон. дан. – [М.], 2009-2018. – URL: http://www.pandia.ru/text/78/629/9481.php
13. Кукарина Ю. М. Документирование деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 2. – С. 36. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?39
14. Куклина А.А Опыт внедрения электронного документооборота уральского федерального университета [Электронный ресурс] // Выпускная квалификационная работа на соискание степени магистра - Электрон. дан. – [М.], 2014. URL: http://elar.urfu.ru/bitstream/10995/35746/1/m_th_a.a.kuklina_2014.pdf
15. Опыт разработки систем электронного документооборота в ОАО «Гипроспецгаз» [Электронный ресурс] // Бюро EGS. Электрон. дан. – [М.], 2000-2018. – URL: http://интерграф.рф/files/articles/101/veUv21P856.pdf
16. Платко А. Ю. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 1. – С. 34-38. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.top-personal.ru/officework.html?38
17. Плюсы и минусы электронного оборота документов [Электронный ресурс] // Эксперт Online. – Электрон. дан. – [М.], 1995-2018. – URL: http://expert.ru/2016/06/24/plyusyi-i-minusyi-elektronnogo-oborotadokumentov/
18. «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») [Электронный ресурс] // Логика бизнеса. - Электрон. дан. – [М.], 2012–2018. - URL: http://ecm.blogic20.ru/company
19. TAdviser [Электронный ресурс] // TAdviser Государство. Бизнес. ИТ – Электрон. дан. – [М.], 2005-2018. - URL: http://www.tadviser.ru
20. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. - Электрон. дан. – [М.], 2018. - URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-34-602-89
21. ГОСТ Р 53898-2013 Система электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. - Электрон. дан. – [М.], 2018. – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108037
22. КРОК [Электронный ресурс] // Крок . Электрон. дан. – [М.], 2009-2018. – URL: https://www.croc.ru/about/?from=1
23. Положение об отделе по обеспечению деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Белгородской области (утв. приказом от 07.04.2014 № 133). – Белгород, 2014. – П. 2.1. [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативнотехнической документации. – Электрон. дан. – [М.], 2018. – URL: http://docs.cntd.ru/document/436757967
24. Портал об автоматизации процессов документооборота и делопроизводства [Электронный ресурс] // Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства. – Электрон. дан. – [Б.м., б.г.] – URL: http://ecm.ict-online.ru/
25. Российский форум по вопросам информационной безопасности ITSEC [Электронный ресурс] // Информационная безопасность. - Электрон. дан. – [Б.м.], 2003-2013. – URL: http://www.itsec.ru/forum.php