Добавлен: 31.03.2023
Просмотров: 383
Скачиваний: 8
. Полная интеграция с продукцией 1С, поддержка различных форматов файлов, в том числе форматов Microsoft Office.
На основе проведенного анализа, а также таких факторов, как наличие продукции 1С и статус государственного учреждения, был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8.3.
2.2 Внедрение программного обеспечения для оптимизации документооборота
Внедрение 1С: Документооборот дает возможность решить сразу несколько задач организации. Данное решение внедряется на предприятиях разного масштаба и помимо документооборота есть возможность управлять и другими процессами. 1С является масштабируемой системой и легко настраивается под нужды конкретного предприятия [24].
Система 1С: Документооборот поставляется в четырех конфигурациях:
- 1С: Документооборот Менеджмент – является версией с интерфейсом, представленным в двух языках, английский и русский. Используется в России, на предприятиях, являющихся филиалами зарубежных представителей, либо на предприятиях, с частью иностранных сотрудников;
- 1С: Документооборот Корпоративный – предназначен для организаций с большим документооборотом и сложной структурой;
- 1С: Документооборот Профессиональный – предназначен для предприятий с малой структурой и простым документооборотом;
- 1С: Документооборот для государственных учреждений – подходит для государственных учреждений любого масштаба и организационной структуры.
Для Управления ПФРФ в г. Заринске были подобраны модули, которые будут обеспечивать поддержку документооборота и деятельности организации в целом.
В программном обеспечении имеется ряд функциональных возможностей, таких как учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренний документооборот. Вкладка «Внутренний документооборот» представленная на рисунке 2.3, отображает инструменты для работы с внутренней документацией.
Рисунок 2.3 – Вкладка «Внутренние документы»
Также система позволяет содержать архивы, поэтому, в распоряжении пользователей имеются функции поиска данных по следующим видам:
- поиск с использованием штрих-кода;
- поиск с использованием реквизитов;
- поиск по спискам;
- полный поиск.
Поиск по штрих-кодам осуществляется посредствам присвоения документам уникального идентификатора, который печатается на бумажном экземпляре документа, что позволяет упростить поиск в архиве.
Электронная подпись является важнейшим элементом работы с документами, также в программе реализована функция шифрования информации по внутреннему протоколу (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 – Элемент «ЭП и шифрование»
На вкладке «Главное», представленном на рисунке 2.5, в меню работы с документами можно осуществлять контроль над поступлением средств и копий документов, согласовывать и отслеживать стадии жизненного цикла документа.
Рисунок 2.5 – Вкладка «Согласование документа»
Постановка на контроль включает в себя блок с комментариями, ссылку на документ, срок и сотрудника, ведущего документ (рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 – Вкладка «Постановка на контроль»
Для работы с документами организована система совместной работы сотрудников в единой базе в реальном времени. Реализована возможность контроля исполнения и движения документов, управление процессами документооборота и жизненным циклом документов (рисунок 2.7).
Рисунок 2.7 – Вкладка «Файлы»
Вкладка «Почта» имеет стандартный функционал почтового сервиса, но также включает дополнительные ресурсы по работе с файлами. Таких инструментов более 30, в зависимости от конфигурации системы. Например, в корпоративной и государственной версиях имеется функция контроля внутренней и внешней почты, что позволяет отслеживать движение внутренний почты до самого архива и предупреждать, если архив находится на внешнем сервере (рисунок 2.8).
Рисунок 2.8 – Вкладка «Почта»
Блок управления проектами позволяет разделить объемы обрабатываемых документов между сотрудниками объединяя их в проектные группы. Данный раздел позволяет решать вопросы контроля исполнения проекта, начиная от формирования плана, заканчивая подготовкой отчета по проекту.
Также осуществляется управление процессами организации. Данная функция позволяет отследить эффективность работы и цикл ведения документации сотрудниками, что позволяет повысить показатели уровня качества деятельности организации.
Всего в программе представлено несколько видов процессов:
- рассмотрение, в результате которого заверенный документ возвращается автору;
-согласование, на данном этапе проводится редактирование и согласование документа пользователем для дальнейшей передачи в производство;
- регистрация документа, процесс передачи на подписание и проставление печатей для дальнейшей передачи адресату;
- ознакомление, дает возможность изучить представленную в документе информацию лицам, имеющим к ней доступ;
- утверждение документа производится исполняющим лицом, а затем передается инициатору для дальнейшего редактирования или ознакомления;
- исполнение документа включает в себя передачу информации всем лицам, имеющим доступ к процессу для дальнейшего обеспечения исполнения. Также, данный раздел позволяет создавать или использовать уже готовые шаблоны процессов (рисунок 2.9).
Рисунок 2.9 – Вкладка «Создание процесса»
Система имеет встроенный конструктор моделирования процессов, представленный на рисунке 2.10. Данная функция позволяет создать четкий план действий и ответственных лиц, а также, наглядно проследить за функционированием процесса.
Рисунок 2.10 – Схема процесса «Согласование»
Для удобства работы и дальнейшей оптимизации ресурсов организации, в системе реализована функция учета рабочего времени сотрудников (рисунок 2.11). Это позволяет отслеживать деятельность, которой был занят сотрудник в течении рабочей периода и сколько времени было на это потрачено. Также, документы, которые сотрудник использовал в процессах и проектах, привязываются к информации о его работе. Это позволяет провести анализ и дать оценку того, как реализуется рабочие ресурсы предприятия.
Рисунок 2.11 – Вкладка «Учет рабочего времени»
По принципу учета рабочего времени реализована функция учета сотрудников. Данный модуль представляет собой простой, но эффективный инструмент учета отсутствия сотрудников на рабочем месте и позволяет в случае его участии в каком-либо процессе, найти другого сотрудника. Для удобства, данный блок реализован в виде календаря (рисунок 2.12).
Рисунок 2.12 – Вкладка «Учет сотрудников»
Контроль над исполнением включает в себя сразу несколько функций:
- учет рабочих ресурсов с отслеживанием работ;
- мониторинг сроков и объемов работ в виде диаграмм;
- аналитика трудозатрат и ресурсов по всем видам деятельности. Данный блок настраивается и имеет возможность вывода информации в виде диаграмм и таблиц с подробным описанием (рисунок 2.13).
Рисунок 2.13 – Вкладка «Контроль над исполнением»
Помимо всего, в версии 1С:Документооборот для государственных учреждений представлена классическая система делопроизводства, включающая в себя стандартные шаблоны, формы, печати, дела и другие инструменты для работы с файлами.
Также система предоставляет возможность согласований и составление плана проводимых совещаний и встреч. Контроль задач, принятых на этих совещаниях, связь процессов, имеющих непосредственное отношение друг к другу и информация по согласованию решений. Это дает ясность работы всей организации (рисунок 2.14).
Рисунок 2.14 – Вкладка «Учет мероприятий»
Помимо организации совещаний, в системе реализована функция бронирования помещений. В этой вкладке можно настроить дату, составить план мест и привязать информацию по проводимому мероприятию, что позволит сотрудникам быстрее ориентироваться в предстоящем совещании (рисунок 2.15).
Рисунок 2.15 – Вкладка «Бронирование помещений»
Для упрощения коммуникации сотрудников в 1С:Документооборот для государственных учреждений присутствует модуль «форум», которые позволяет выстраивать общение начиная от неформального, заканчивая деловым письмом. Также форум позволяет экономить время на решение вопросов опытными сотрудниками. В данном блоке также реализована функция управления содержанием и настройки прав доступа к конкретным темам и группам, встроенная система сообщений между сотрудниками. Все обсуждения имеют привязку к процессу и сопутствующей документации (рисунок 2.16).
Рисунок 2.16 – Вкладка «Форум»
Для любой организации важно сохранять конфиденциальность данных, для этих целей в системе реализована функция настройки прав доступа. Данный модуль позволяет настроить доступ к папкам, документам и информации для конкретных пользователей и групп (рисунок 2.17).
Рисунок 2.17 – Вкладка «Настройка прав доступа»
Помимо представленных выше модулей система позволяет:
- настроить работу приложения через мобильные устройства и планшеты для удаленного доступа, например, во время конференций или командировок;
- настроить интерфейс под конкретного пользователя, включая выбор цветного обозначения файлов, сортировку по собственным параметрам и создание собственных шаблонов;
- интеграция с личными приложениями, такими как календарь, для более точного планирования рабочего процесса.
Помимо этого, для внедрения 1С:Документооборот не ставятся никакие ограничения. Количество сотрудников, организационная форма и отрасль организации не зависит при использовании данной системы, и она легко масштабируется и настраивается в соответствии с требованиями [24].
Внедрение 1С:Документооборот 8.3 для государственных учреждений будет осуществляться сотрудниками отдела автоматизации после составления технического задания.
Так как Управление ПФРФ уже использует 1С:Предприятие, то покупка лицензии на конфигурацию «Документооборот» обойдется дешевле (таблица 2.1).
Таблица 2.1 – Затраты на приобретение 1С:Документооборот
|
Статья затрат |
Цена, руб. |
|
Серверная лицензия |
25 200 |
|
Покупка конфигурации |
58 800 |
|
Сопровождение системы |
первый год – бесплатно |
Итоговая стоимость составленной конфигурации 1С:Документооборот для государственных учреждений на базе 1С:Предприятие составила 84 000 рублей.
2.3 Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота для организации
Основными эффектами от внедрения 1С: Документооборот можно считать экономию таких ресурсов как рабочее время, канцелярские принадлежности и другие материалы. Но также можно выделить косвенный положительный эффект, например, контроль над деятельностью, связанной с документооборотом, наглядность процессов и повышенная организованность.
Таким образом, результатам внедрения СЭД не всегда можно дать количественную оценку, но можно сделать выводы об общей ситуации, после проведения оптимизации предприятия. При сокращении времени и трудозатрат на работу с документацией, можно выделить больше ресурсов на действительно важные для организации процессы, что увеличит эффективность труда в конкретной отрясли.
При расчете эффективности внедрения СЭД используются данные, представленные средними значениями. Для этого был выбран процесс работы сотрудников с документацией в минутах времени (таблица 2.2).
Таблица 2.2 – Время выполнения процес сов
|
Действие |
Время выполнения до внедрения |
Время выполнения после внедрения |
|
Поиск документа |
14 |
3 |
|
Движение документа между отделами |
20 |
2 |
|
Регистрация документа |
60 |
30 |
|
Составление отчета |
40 |
5 |
|
Архивирование документов |
90 |
15 |
|
Обработка данных |
60 |
20 |
|
Итого: |
284 |
75 |