Файл: Автоматизация документооборота предприятия ПФРФ.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим сектором экономики каждого государства является пенсионная система. Она затрагивает не только нетрудоспособное население, но и каждого трудящегося гражданина. Программа государственного обеспечения пенсии влияет не только на социальную жизнь общества, но и на финансово-бюджетную систему страны, так как формирует и перераспределяет денежные ресурсы.

Несмотря на масштаб и значимость пенсионной системы и пенсионного фонда в частности, даже такая огромная организация имеет недостатки, особенно сильно они проявляются в местных отделениях пенсионного фонда, находящихся в провинциальных городах. Многие процессы не имеют должной оптимизации, следовательно, требуют больше времени и ресурсов на их исполнение, поэтому следует обратить внимание на одну из проблем отделения пенсионного фонда, такую как документооборот.

Тем самым, можно сделать вывод, что пенсионная система и методы оптимизации работы пенсионного фонда являются актуальной темой на данный момент, так как практика показывает, что оптимизация таких процессов как документооборот увеличивает производительность труда в организации.

Объектом исследования выступает Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Заринске и Заринском районе Алтайского края, отдел автоматизации. Предметом исследования является процесс документооборота.

Целью работы является оптимизация процесса документооборота в отделении Управления Пенсионного фонда посредствам внедрения системы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели следует решить несколько задач:

1) провести анализ деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске и Заринском районе Алтайского края;

2) составить модель процессов «Деятельность Управления Пенсионного фонда Российской федерации»;

3) проанализировать структуру предприятия и выявить проблемы движения документации между сотрудниками и отделами;

4) выбрать систему электронного документооборота для соответствующего процесса на предприятии и дать оценку эффективности от внедрения системы.

При выполнении данной работы использованы следующие методы: сравнительный анализ, сбор документов синтез и анализ информации, моделирование, обобщение, сравнение.

---

ГЛАВА АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Г. ЗАРИНСКА

Общая характеристика деятельности УПФРФ в г. Заринске

Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФРФ) состоит из многоуровневой системы, объединяющей подчиненные ему органы, что в совокупности позволяет воплощать управление средствами обязательного страхования в Российской федерации [1].

Система состоит из федерального уровня, федеральных округов, уровня субъектов РФ и местных управлений. Структура Пенсионного фонда Российской Федерации представлена на рисунке 1.1 .

Рисунок 1.1 – Структура Пенсионного фонда Российской Федерации

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске и Заринском районе Алтайского края (межрайонного) является Государственным учреждением и регулируется Положением, утвержденным Постановлением Пенсионного фонда Российской Федерации от 4 апреля 2016г. № 214п.

Данное учреждение является территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, созданного по решению Правления Пенсионного фонда Российской Федерации.

Управление ПФРФ является юридическим лицом и владеет зафиксированным за ним имуществом на праве оперативного управления. Управление ведет собственный баланс, лицевой счет, открытый получателю бюджетных средств в территориальном органе Федерального казначейства в соответствии с порядком открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства, установленным Федеральным казначейством, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде [18].

Бюджет Пенсионного фонда Российской Федерации утверждается Федеральным законом о бюджете ПФРФ каждый год. Далее, через Отделения ПФРФ происходит финансирование расходов на содержание, материальное обеспечение и прочее в Управлениях.

Денежные средства, находящиеся и поступающие на счет Управления, являются федеральной собственностью и не входят в состав бюджетов и иных фондов, также не подлежат изъятию [16].

В связи с последними изменениями в законодательстве, начиная с 1 января 2017 года, сбор и контроль за уплатой страховых взносов со стороны страхователей на обязательное медицинское и пенсионное страхование юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляет налоговый орган. В связи с этим, за Пенсионным фондом осталась ответственность по сбору дополнительных страховых взносов, которые направлены на финансирование накопительной пенсии. По состоянию на 2018 год, план Управления по сбору дополнительных страховых взносов доведен до 809434 рублей.

---

Выполнение плановых показателей, по состоянию на 1 января 2019 года составило 132% (по краю – 107 %). В таблице 1.1 представлены данные по уплате ДСВ за 2016-2018гг.

Таблица 2.1 – Данные по уплате ДСВ за 2016-2018 гг. (тыс. руб.)

Период	План	Поступило	Через страхователей	От лиц, самостоятельн о уплативших	%	% по краю
2016	690	697	98	599	101	80,1
2017	705	706	105	601	100,2	77,3
2018	809	1070	231	839	132,2	107,6
Итого	2204	2473	434	2039

За 2018 год застрахованные граждане, живущие на территории г. Заринска, Заринского, Тальменского и Залесовского районов, перечислили на счет своих будущих пенсионных накоплений 1070350 рублей (132,23%), из них:

- средствами страхователей – 231300 руб.;

- уплатили взносы сами – 839050 руб.

За 2018 год было назначено 2935 пенсий, 80% из них страховые, 20% государственные.

Динамика назначений пенсий, представленная в таблице 1.2, показывает, что количество назначенных пенсий, в сравнении с 2017 годом увеличилось на 10% для страховых пенсий и на 25% для государственных пенсий.

Таблица 1.2 – Динамика назначения пенсий в 2016-2018 гг.

Период	Всего назначено пенсий	Страховые пенсии	Государственные пенсии
2016г.	2303	2018	285
2017г.	2611	2147	464
2018г.	2935	2355	580

Анализ результатов назначения пенсий в 2018 году, по отношению к 2017, представленный в таблице 1.3, выявил, что назначение пенсий по старости увеличилось на 9%, назначение пенсий по СПК увеличилось на 2% и количество назначенных пенсий по инвалидность увеличилось на 19%.

Таблица 1.3 – Динамика назначения пенсий за 2016-2018 года

Период	По старости	По инвалидности	По СПК	Всего
2016	1696	154	168	2018
2017	1732	169	246	2147
2018	1897	207	251	2355

Руководствуясь распоряжением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 23.01.2015 г. № 29р «О проведении опытной эксплуатации электронных сервисов по приему заявлений о назначении пенсии и о доставке пенсии, поступивших в форме электронного документа через информационную систему «Личный кабинет застрахованного лица», Управление начинает предоставление государственных услуг в электронном виде [11].

---

Данный сервис позволяет:

- осуществлять запись на прием в клиентской службе;-

- заказывать документы и справки из Пенсионного фонда;

- использовать пенсионный калькулятор для расчета будущей пенсии;

- следить за состоянием индивидуального лицевого счета;

- подавать заявление о назначение срочной пенсионной выплаты средств пенсионных накоплений;

- подавать заявление о назначении пенсии;

- подавать заявление о ежемесячной выплате средств;

- подавать заявление о единовременной выплате средств;

- подать заявление о перерасчете размера пенсии;

- подать заявление о назначении ежемесячной выплате неработающему трудоспособному лицу, ухаживающему за нетрудоспособным;

- подать заявление об восстановлении, отказе и возобновлении выплат;

- подать заявление на подключение социальных услуг;

- подать заявление о назначении федеральной социальной доплаты;

- следить за количеством пенсионных баллов, стаже, размере страховых взносов, способе формирования пенсионных накоплений, о страховщике и об участии в пенсионных программах.

Таким образом, по результатам за 2018 год, используя сервис «Личный кабинет» в Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске было направлено 5625 заявлений.

По состоянию на 01.01.2019 в Управление зарегистрировано 79856 лиц, получающих пенсионные выплаты и состоящих на учете, данные по категориям представлены в таблице 1.4.

Таблица 1.4 – Количество пенсионеров на 01.01.2019.

№	Вид пенсии	Средний размер пенсии (руб.)	Количество пенсионеров
1	Страховые пенсии, в том числе	13331,52	37342
2	по старости	13552,80	34715
3	по инвалидности	9063,65	1238
4	по случаю потере кормильца	11286,02	1389
5	пенсии по государственному пенсионному обеспечению	8773,90	5172

Также, в 2018 году, в Управление обратилось 504 человека из числа лиц, имеющих право на меры государственной поддержки, с заявлением о выдаче сертификата на материнский (семейный) капитал.

Делопроизводство в Управлении ведется специалистами по кадрам и делопроизводству. Регистрируется исходящая и входящая корреспонденция отдельно на бумажном носителе и в электронном виде через почту (таблица 1.5).

До 2017 года корреспонденция регистрировалась только на бумажном носителе, с помощью ручных журналов.

---

Таблица 1.5 – Входящая корреспонденция за 2017-2018 гг.

Год	Электронный носитель	Бумажный носитель
2017	1494	12868
2018	2153	12021

Исходящая корреспонденция Управления представлена в таблице 1.6.

Таблица 1.6 – Исходящая корреспонденция за 2017-2018 гг.

Год	Электронный носитель	Бумажный носитель
2017	874	12365
2018	992	9486

Отдельно на бумажном носителе в журнале регистрируются выписки медико-социальной экспертизы из актов освидетельствования граждан, признанных инвалидами. Далее выписки передаются специалистам профильных отделов для исполнения (также под роспись в бумажном носителе). Служебные записки передаются начальству на бумажном носителе, без регистрации, поэтому их количество неизвестно.

Запросы социально-правового характера в целях назначения пенсии регистрируются отдельно от общего делопроизводства в программном комплексе «Клиентская служба и управление пенсионной документацией». За 2017 год зарегистрировано 7240 запросов, за 2018 год зарегистрировано 8653 запросов.

Анализ бизнес-процессов УПФРФ в г. Заринске

Управлений ПФРФ в процессе своей деятельности включает в себя многоуровневую систему, состоящую из множества процессов, которые в данной работе будут отражены на контекстных диаграммах с помощью программного продукта AllFusion Process Modeler.

Стрелки слева от процесса показывают входную информацию и ресурсы, необходимые для начала процесса. Стрелки снизу отображают средства и инструменты с помощью которых процесс осуществляется. Стрелки сверху, правила и технологии, которые регулируют процесс. Стрелки справа от процесса показывают выходные данные после протекания процесса [17].

Далее, на рисунке 1.1, представлена контекстная диаграмма А-0 в нотации IDEF0, которая показывает целевую функцию деятельности организации [19].

Входные данные процесса: обращения и заявления от физических и юридических лиц, исковые письма, поступление средств из государственного бюджета и страхователей, данные исследований и статистики, заявления о назначении, перерасчете и выплате пенсий, поступающие резюме от соискателей и расчет с контрагентами. Обращения и заявления поступают в форме электронных и обычных писем через различные каналы коммуникации с гражданами и организациями. Поступающие денежные средства сопровождаются информацией о дате отправления, отправителе и о назначении средств.

---