Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Контроль деятельности предприятия как важная составляющая управленческого процесса).pdf

Введение

Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления контроля:

- контроль для оценки полученного результата;

- контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана, либо корректировке самого плана.

Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления после постановки цели. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

В настоящее время трудно назвать более важную и многогранную сферу деятельности, чем управление, или менеджмент, от которого в значительной мере зависят и эффективность производства, и качество обслуживания населения. Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Этим и объясняется актуальность выбранной темы.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений. Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

Объектом данной курсовой работы является компания ЗАО «Mary Kay», предметом - функции контроля в ней. Цель – исследовать и проанализировать особенности функции контроля в деятельности организации, на примере компании ЗАО «Mary Kay», такими методами, как статистический и метод опроса.

Необходимо решить следующие задачи: рассмотреть контролирующие функции менеджера, дать характеристику и особенности компании Mary Kay, исследовать проблемы контроля в данной организации и внести предложения по их урегулированию.

Глава 1. Функция контроля в управленческом процессе

1.1 Контроль деятельности предприятия как важная составляющая управленческого процесса

В условиях современной действительности успех деятельности предприятия полностью зависит от выполнения поставленных перед ним целей, его финансово-экономической устойчивости, а также от положения предприятия среди конкурентов на рынке. Обеспечение выполнения перечисленных требований является основной задачей управления предприятием.

Контроль — аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая – это система контроля, пронизывающая операционную систему. Она состоит из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнуть поставленных целей.

Процесс управления предприятием был впервые разделен на этапы Анри Файолем в 1914г. и в настоящее время включает следующие основные стадии: планирование, организация, мотивация и контроль.

Планирование на предприятии необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, мотивация – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации.

Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организации, мотивации). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивации.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.

Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

Контроль деятельности предприятия должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности предприятия – это основная функция бюджетирования (бюджетного планирования) По определению, бюджет – это детализированный план деятельности предприятия, а контроль деятельности предприятия, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.

Процесс контроля деятельности предприятия должен включать следующие этапы:

1. Определение ответственных за исполнение статей сметы доходов и расходов предприятия. Практика показывает, что привлечение всех сотрудников предприятия для контроля за деятельностью предприятия является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов предприятия ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.

2. Формирование набора индикаторов для анализа деятельности предприятия. Контроль каждой цифры сметы расходов и доходов может потребовать не только больших затрат предприятия, но и окажется неэффективным, поэтому для контроля деятельности предприятия необходимо использовать ряд индикаторов, посредством которых будут наглядно прослеживаться все благоприятные и неблагоприятные изменения, происходящие на предприятии;

3. Подбор необходимой информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и представление ее в удобной для анализа форме;

4. Определение отклонения факта от плана путем сравнения соответствующих показателей. Отклонения различают следующие: абсолютные, относительные, селективные, кумулятивные, отклонения во временном размере;

5. Анализ отклонений и выявление причины их возникновения. Все причины можно разделить на две группы:

- внешние и внутренние факторы деятельности предприятия: (например, изменения положения предприятия на рынке, увеличение цен на сырье или энергоносители, вынужденные простои предприятия, форс-мажор и прочее);

- использование в процессе планирования или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с некомпетентностью);

6. Принятие решения о корректировке сметы доходной части и расходной части или ужесточении за контролем её исполнения.

Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности предприятия, но и вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности предприятия. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности предприятия, что является необходимостью современных предприятий.

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Основными причинами необходимости контроля являются:

- неопределенность, сложность и динамичность среды;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

- поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей, и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Результаты контроля являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды - залог успеха функционирования организации.

1.2 Контролирующая функция менеджера

Само название «менеджер» содержит в себе информацию относительно управленческих функций данного сотрудника. Разумеется, в обязанности управляющего входит необходимость контролировать деятельность работников. Именно на контролирующие функции менеджера следует обратить особое внимание.

Очевидно, что контроль за выполнением работы сотрудников подразумевает определенное знание процесса работы и обязанностей каждого отдельного человека. Разумеется, в любой организации существуют свои особенности работы, поэтому менеджер, даже обладающий высокой квалификацией, обязан постоянно совершенствовать свои знания, чтобы быть в курсе основных событий.

Только обладая определенной информацией, менеджер может контролировать работу персонала. Эта информация касается как отдельных моментов, влияющих на процесс работы, так и ситуации в целом, которая способна нарушить или улучшить ситуацию на производстве.

Менеджеру недостаточно поверхностных знаний о процессе работы. Для регулярных отчетов перед руководством нужна не просто осведомленность о повседневном течении дел, а достоверные сведения, подкрепленные фактами и комментариями. Контроль за работой сотрудников включает в себя внимательное отношение к дисциплине и режиму работы. В обязанности менеджера входит наблюдение за установленным на предприятии распорядком. Дисциплина сама по себе представляется необходимым, но далеко не единственным условием, требуемым для оптимальной работы сотрудников. Одной из первоочередных задач менеджера является поддержание дисциплины и установленного режима на предприятии. Но этого явно недостаточно, требуется намного более сложный контроль, способный привести к созданию нормальной рабочей атмосферы ворганизации. Менеджер является связующим звеном между руководством и рядовыми работниками, в связи с этим поведение и все действия менеджера должны быть детально продуманы и подчинены необходимости поддержания нормальной обстановки в коллективе.

Контролирующие функции менеджера предполагают высокие требования, которые он должен предъявлять к сотрудникам. Разумеется, эти требования должны соответствовать намерениям вышестоящего руководства. И задача менеджера – добиться их точного соблюдения. Управление и контроль – понятия взаимосвязанные.

Результатом правильно организованного управления является хорошо отлаженная работа персонала. Но вместе с тем работа менеджера должна быть настолько гибкой, насколько это возможно. В работе с персоналом менеджеру следует придерживаться точного соблюдения требований администрации. В ином случае неизбежно могут начаться проблемы с коллективом, который воспримет контролирующие функции менеджера как нарушение своих прав¹.