Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Контроль деятельности предприятия как важная составляющая управленческого процесса).pdf

В обязанности менеджера входит не только контроль за работой сотрудников, но и наблюдение за своевременным осуществлением различных контрактов и сделок. Это подразумевает, что менеджер должен быть в курсе дел относительно взаимодействия организации с деловыми партнерами, результатов и перспектив на будущее как самого предприятия, так и его союзников, и конкурентов. Каждая удачная сделка – это гарантия успеха и стабильности положения организации, так что следует придерживаться намеченной позиции.

Менеджерскому составу нужно осознавать все аспекты проблемы плодотворного сотрудничества с другими организациями. Поэтому менеджеру необходимо разбираться в том, насколько прочным является финансовое положение других предприятий, с которыми предполагается заключить контракт о долговременном сотрудничестве. Разумеется, один сотрудник, даже будучи в высшей степени квалифицированным и опытным менеджером, не в состоянии взять на себя ответственность за благополучный исход того или иного контракта. В данном случае специалист может только проконтролировать соблюдение точных условий, являющихся гарантом надежности взаимовыгодного сотрудничества.

Менеджер вправе отслеживать любую информацию относительно новых достижений в сфере деятельности своего предприятия. Необходимые знания способствуют укреплению предприятия, обеспечивают достижение поставленных целей. Управленческому персоналу необходимо обладать самыми различными навыками в различных областях деятельности своего предприятия или организации. Подобный универсализм позволит менеджеру вовремя оценить сложившуюся ситуацию на основе полученной информации.

Контролирующие функции менеджера предполагают осторожную работу с любыми источниками информации, то есть тщательную проверку их надежности. Осуществление контроля над любыми сферами деятельности – дело, требующее особого внимания. В ином случае можно допустить немало ошибок, которые впоследствии негативным образом скажутся на ведении дел.

Говоря о контролирующих функциях менеджера, нельзя не упомянуть о своевременности действий, направленных на решение различных вопросов относительно приема и увольнения сотрудников. В идеале коллектив должен состоять из сотрудников, заинтересованных в своей работе. Но на практике дело зачастую обстоит несколько иначе.

Задача менеджера, ответственного за работу персонала, - вовремя выявить существующие нарушения в работе персонала и сделать все возможное, чтобы ситуация в корне изменилась. Но в то же время менеджер самостоятельно не вправе решать вопросы, связанные с увольнением бесперспективных сотрудников и переводом их на другую должность. Такие вопросы решаются только с участием руководства².

Менеджер не должен ставить на первое место свои личные амбиции, так как это может противоречить интересам целой организации. Рабочий коллектив всего предприятия представляется единым организмом, нормальное функционирование которого может привести к наиболее удачным результатам. Поэтому менеджеры среднего и высшего звена несут ответственность за обеспечение нормальной работы.

В функции менеджера включается постоянный контроль за соблюдением различных факторов, способствующих нормальной деятельности. Иначе говоря, менеджер обязан следить не только за работой сотрудников, но и за условиями, которые создаются на рабочих местах. Необходимо вовремя выявить различные нарушения, чтобы при содействии руководства вовремя решить существующие вопросы.

Одной из немаловажных проблем, самым непосредственным образом относящейся к функциям менеджера, является необходимость контролировать сохранение в тайне основных принципов и методов работы. В любой области деятельность велика вероятность конкуренции; соответственно, организация должна быть уверена, что все новейшие разработки не станут достоянием конкурирующих лиц. Утечка информации может быть прямым следствием самых различных причин, и задача менеджерского состава – своевременное выяснение и устранение подобных факторов.

Вообще, контролирующие функции менеджера распространяются на самые различные сферы деятельности. Соответственно, менеджеру следует разбираться в тонкостях юриспруденции, экономики, налогового управления, а также социальных отраслей психологии. В каждодневной работе неоднократно возникает необходимость контроля за точностью юридических документов, и соответственно, менеджер должен быть в состоянии проверить, соответствуют ли определенные документы существующим стандартам. Подобные действия менеджера, разумеется, не означает необходимости взять на себя обязанности юристов. Разумеется, каждый сотрудник должен тщательным образом выполнять свою работу. Но контроль за качеством исполнения той или иной деятельности возлагается на менеджерский персонал. То же самое касается решения вопросов, связанных непосредственно с экономикой. Даже если специалисты в данной отрасли имеют самую высокую квалификацию и опыт работы, менеджер должен быть в состоянии провести определенную проверку.

Знания в области социальной психологии помогут менеджеру вовремя предотвращать различные трудности, связанные с возникновением конфликтных ситуаций среди коллектива на рабочих местах. В любой организации существует возможность, что совместная деятельность сотрудников того или иного коллектива осложняется личными симпатиями и антипатиями. Именно менеджерский персонал должен вовремя заметить предпосылки для возникновения подобной ситуации, чтобы последующими действиями исключить возможность появления серьезного конфликта. В данном случае контроль за взаимоотношениями сотрудников в коллективе поможет не допустить негативных явлений путем тщательно выверенного подбора и формирования коллектива.

Разумеется, каждый менеджер не может быть знатоком во всех областях, существует ряд объективных причин, не позволяющих одному человеку подняться до высших ступеней мастерства в различных отраслях деятельности. Именно поэтому особенно важной представляется четкая и слаженная работа всего менеджерского состава. В ситуации, когда каждый максимально ответственно выполняет свои обязанности и является высококвалифицированным специалистом в какой-то сфере, положение дел в целой организации поддерживается на оптимальном уровне. В данном случае снижается возможность определенных затруднений, тормозящих успешную работу. Иначе говоря, контролирующие функции менеджера можно рассматривать как необходимый фактор, касающийся поддержки всех отраслей деятельности организации.

Глава 2. Характеристика объекта исследования

2.1 Общая характеристика организации «Mary Kay»

История ЗАО «Mary Kay» началась с мечты одной женщины. В 1963 году после блестящей карьеры в области прямых продаж Мэри Кэй ушла на пенсию. Практически сразу она решила воплотить в жизнь свою мечту и создать собственную Компанию только для женщин, где они смогут добиться безграничных успехов, продолжая уделять большое количество своего времени семье. Даже сегодня, по прошествии более пятидесяти пяти лет, немногие Компании могут похвастаться таким же наследием, как у Компании «Mary Kay».

Компания «Mary Kay» была названа в честь основательницы, Мэри Кэй Эш, которая, вложив все свои сбережения — 5000 долларов и заручившись поддержкой своего сына Ричарда, впервые открыла двери небольшого офиса своей компании «Mary Kay» в г. Даллас, штат Техас, США 13 сентября 1963 года. Так началась новая история успеха для женщин, мечтающих о возможностях собственного бизнеса.

Секрет успеха Мэри Кэй был прост: она создала новую корпоративную культуру, основа которой — обучение, привлечение к работе и вера в силы женщин. Цель Мэри Кэй заключалась в создании новых возможностей для женщин в их стремлении добиться личного и финансового успеха. Благодаря упорному труду и энтузиазму небольшая компания «Мэри Кэй» превратилась в одну из самых крупных корпораций в области прямых продаж, специализирующихся на продукции по уходу за кожей.

Консультанты по красоте Компании предлагают продукцию «Мэри Кэй» клиентам на Классах по красоте, именно здесь Консультанты подбирают индивидуально средства для каждого из клиентов в зависимости от их потребностей и индивидуальных особенностей кожи. Принцип работы Консультантов по красоте компании «Mary Kay»: «Попробуйте, прежде чем купить» — до сегодняшнего дня остается неизменным, как и остаются неизменными постулаты добра и бескорыстия, отношения к карьере и к окружающим людям, на которых была основана Компания, и которыми на протяжении многих лет руководствуются Консультанты по красоте.

Косметические средства компании «Mary Kay» — это ее репутация, поэтому она уделяет особое внимание безопасности продукции. Компания исследует каждый ингредиент, в том числе растительные экстракты, так, как только в этом случае можно предлагать потребителям самую безопасную и отвечающую современным требованиям продукцию.

Всего ассортимент продукции Компании включает в себя более 200 наименований в категориях: уход за кожей лица, уход за телом, декоративная косметика, парфюмерия.

Цель компании заключается в создании новых возможностей для женщин в их стремлении добиться личного и финансового успеха, миссия – обогащать жизнь женщин. У компании есть «Золотое правило», которому следуют все работники – «Относись к людям так, как бы ты хотел, чтобы относились к тебе». «Я мечтала создать Компанию, основанную на Золотом Правиле. Я искренне хотела, чтобы каждый человек, работающий в Компании, научился жить, руководствуясь им не только на работе, но и вне ее. Если вы следуете Золотому Правилу, то относитесь к людям так, как вы бы хотели, чтобы относились к вам. В каждом своем поступке и каждой мысли. Тогда и ваша жизнь, и жизнь тех, кто вас окружает, приобретет новое значение. Принимая каждое решение, руководствуйтесь Золотым Правилом и ставьте себя на место другого человека. Помните, что вы не сможете разбогатеть, пока не обогатите жизнь других людей. Все, что вы отдаете другим, возвращается к вам».

Организационная структура компании «Mary Kay» на примере Российского филиала - линейная, представлена на рис. 1, где во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке "сверху вниз", обязательны для выполнения нижестоящими звеньями. Он, в свою очередь, подчинен вышестоящему руководителю. А главным является Президент компании. На этой основе создается иерархия руководителей данной системы управления (например, начальник отдела, директор предприятия и т.д.), т.е. реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Рис. 1 Схема организационной структуры компании.

На рисунке представлена схема организационной структуры ЗАО «Mary Kay», состоящая из четырех основных отделов: рекламного, финансового, технического и отдела по связям с общественностью. Рекламный отдел делится на аналитиков и логистиков. Бухгалтерия находится в составе финансового отдела и, в свою очередь, включает в себя должности главного бухгалтера, бухгалтера и аналитика. Отдел по связям с общественностью состоит из должностей менеджеров и пресс-секретаря. Техническая поддержка входит в состав технического отдела, главным представителем которого является технический директор, и включает в себя должности операторов и системных администраторов.

Функции, выполняемые различными структурными подразделениями.

Генеральный директор. К его полномочиям можно отнести:

- выдачу доверенностей от имени компании;

- распоряжение имуществом компании, с учетом ограничений, предусмотренных действующим законодательством и настоящим уставом;

- разработку планов и основных программ деятельности компании, подготовку отчетов об их исполнении;

- представление интересов Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами, в том числе в иностранных государствах;

- совершение сделок от имени Общества, за исключением случаев, предусмотренных Законом «Об акционерных обществах» и Уставом Общества;

- утверждение штатов, заключение трудовых договоров с работниками Общества, применение к этим работникам мер поощрения и наложение на них взысканий;

- издательство приказов, распоряжений и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками Общества;

Финансовый отдел. Решает вопросы по составлению плана реализации продукции в денежном выражении. Определяет плановую сумму балансовой прибыли на год и по кварталам и показателей рентабельности и т.д.

Рекламный отдел. Отдел осуществляет рекламирование производимой продукции и (или) выполняемых организаций услуг с целью продвижения их на рынки и увеличения сбыта.

Отдел по связям с общественностью. Отдел обеспечивает взаимодействие с центрами изучения общественного мнения и составляет собственные программы по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.

Степень децентрализации в компании «Mary Kay» высока, во-первых, потому, что управлять такой крупной организацией централизованно невозможно из-за огромного кoличecтвa требующейся информации и, следовательно, сложности процесса принятия решений. Во-вторых, децентрализация даёт возможность принимать решения тому руководителю, который ближе всего стоит к возникшей проблеме и лучше всех eё знает. Ну и, в-третьих, децентрализация стимулирует инициативу и позволяет личности отождествить себя c организацией, что несомненно можно отнести к плюсам этой системы.