Файл: Особенности коммуникаций в организации ( Теоретические основы коммуникации и коммуникационного процессе организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управление процессами и человеческими отношениями в организациях и во внешней среде является основным фактором деятельности и поведения сотрудников, групп и организации в целом. Очевидно, что именно коммуникации служат интеграции процессов поведения и деятельности работников для эффективного решения всех видов задач, заданий, поручений и т.д., а также способствует консолидации коллектива организации для достижения её целей и стратегии. Для этого используется информация, которая позволяет понимать и осмысливать все события, процессы, явления и другие феномены.

Использование актуальной информации должно приносить долгосрочный положительный эффект для любой организации – максимально обеспечивать в решении задач эффективного управления процессами организации и раскрытия потенциала сотрудников. Однако действительность зачастую далеко отстоит от желаемого, так как информация далеко не всегда адекватна. Управление процессами организации будет невозможно, если отсутствует представление о информационном потенциале, который оказывает влияние, прежде всего, на предметное содержание операционной и управленческой деятельности .

При этом наблюдается прямая зависимость между богатством информационного потенциала субъекта и его возможностями понимать, направлять и использовать этот потенциал в определенной области деятельности.

При работе с информацией бывают случаи, при которых для различных потребителей один и тот же ресурс может иметь разные выявленные признаки и различный уровень оценки каждого из них. Так, к примеру, для одного потребителя предлагаемая информация может оказаться в совершенстве новым, чрезвычайно актуальным и ценным материалом с позиции получения новых знаний и их применения на практике. Иной же потребитель с учетом уровня его квалификации или уровня развития не может оценить смысл и содержания информации Коммуникации или деловое общение – один из основных инструментов взаимодействия специалистов, управленцев, а также людей на всех уровнях мышления, деятельности и поведения. Можно являться хорошим физиком-теоретиком или программистом и не владеть коммуникациями.

Однако не может быть преуспевающего управленца, испытывающего трудности с использованием коммуникаций в любой среде. Вышесказанное определяет актуальность исследования.

Коммуникации – двусторонний процесс, в котором восприятие, понимание и осмысление идей и мнений от других людей занимает в полтора раза больше времени, чем изложение своих. Поэтому умение слушать и подтверждать партнеру понимание его идей очевидно для установления взаимопонимания на любом уровне. Информационный процесс в рамках общения включает в себя фазы формирования идеи и облечения ее в слова, передачи и восприятия сообщения, обратной связи. В каждой фазе возможны искажения, ошибки, противоречия, приводящие к потере контакта и взаимопонимания.

Степень разработанности проблемы. Механизмы управленческих процессов и коммуникационного процесса в современной организации, в том числе и в таможенной системе отражены в исследованиях Барамзина С.В., Блинова Н.М., Иванова В.И., Колобова И.Н., Кухаренко В.Б. и др.

Цель работы провести анализ проблемы коммуникаций на предприятии.

Объектом работы выступают общественные отношения в области коммуникационного процесса в организации.

Предметом работы выступают элементы коммуникационного процесса.

В работе поставлены следующие задачи:

рассмотреть коммуникационные процессы и элементы коммуникации в организации;

выявить проблемы коммуникации развития коммуникационных процессов управления;

провести анализ коммуникационного процесса (на примере Группы компаний «Офис Маркет»);

показать направления совершенствования коммуникационного процесса в Группе компаний «Офис Маркет».

Данная компания выбрана так как на примере ее хорошо прослеживаться коммуникационный процесс.

В исследовании использованы методы логического анализа, метод сравнения и обобщения, а также системно-функциональный.

Глава 1. Теоретические основы коммуникации и коммуникационного процессе организации

1.1. Коммуникационные процессы и элементы коммуникации в организации

Процесс коммуникации занимает одно из важнейших место в экономике. Процесс коммуникации – это обмен информацией между двумя либо более лиц. Ключевая цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, считающейся предметом общения, то есть сообщения. Но, сам факт обмена информационными данными не гарантирует результативности общения людей, которые участвовали в обмене. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия ее эффективности, нужно иметь представление о этапах процесса, в котором участвуют два или более человека [4].

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента.

1. Отправитель – это лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.

2. Сообщение, фактическая информация, закодированная символами.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация, и которая его интерпретирует. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это сложно, потому что каждый этап также является точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно [12].

Эти взаимосвязанные шаги заключаются в следующем:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Обмен информацией начинается с формирования идеи или выбора информации. Отправитель решает, какая важная идея или сообщение должны стать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не тратит достаточно времени, чтобы задуматься над этой идеей. Кейт Дэвис подчеркивает важность этого этапа: «Неудачное сообщение не улучшится на глянцевой бумаге или увеличении мощности громкоговорителя». Основная часть этапа – не начинать говорить, не задумываясь [16].

Следует помнить, что идея еще не была преобразована в слова или приобрела другую форму, в которой она служит обмену информацией. Отправитель решил только, какую концепцию он хотел бы сделать предметом обмена информацией. Чтобы эффективно реализовать этот процесс, он должен учитывать ряд факторов.

Декодирование. После того, как сообщение передается отправителем, приемник декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. В условиях, если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что предполагал в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информацией об этом должен быть завершен. Процесс связи можно считать успешным только тогда, когда получатель получил сообщение и точно понял, что должен был сказать ему отправитель.

Если отправитель явно закодировал сообщение и использовал соответствующие средства отправления, то его декодирование не вызывает трудностей [1].

Если получатель, расшифровав сообщение, понял совершенно другое, тогда его последующие действия будут уместны. Очень распространенная ошибка заключается в том, чтобы идентифицировать отправку сообщения и его передачу. Передача выполняется только в том случае, если человек, которому предназначено сообщение, фактически получает его.

Типичными примерами передачи являются доставка письма отправителю, произнесение слов таким образом, что получатель слышит сообщение или ясный, видимый жест адресата. Кроме того, мы не должны забывать о том, что получатель получит сообщение, но ошибается в его расшифровке. Вопрос эффективного общения также важен для менеджера, равно как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимно усиливают друг друга. И присутствие одного невозможно без присутствия другого [12].

Функция коммуникации также важна для менеджера, а также функции планирования, организации, мотивирования контроля Неэффективная коммуникация является одной из основных проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, нужно стараться сократить частоту случаев неэффективной коммуникации и стать лучше, более эффективными менеджерами. Эффективными менеджерами являются те, кто эффективен в общении.

Они представляют собой суть процесса коммуникации, у них хорошо развитые устные и письменные навыки общения и понимание того, как окружающая среда влияет на обмен информацией.

1.2 Проблемы коммуникации развития коммуникационных процессов управления

Следует отметить, что коммуникационный процесс можно считать эффективным, если между отправителем сообщения и его получателем достигнуто взаимопонимание, т.е. устанавливается обратная связь. Тем не менее, существуют некоторые проблемы развития коммуникационных процессов управления. К таким проблемам зачастую относят межличностные проблемы, связанные с психологическими различиями в восприятии определенной управленческой информации сотрудниками организации. Разная интерпретация одной и той же информации объясняется различиями в образовании, жененном опыте и т.д. [5]

Другая часть проблем связана с так называемыми семантическими барьерами. Они отражаются в том, что слова и символы могут быть искажены за счет выработки в разных структурных подразделениях организации собственных жаргонов. Проблемы развития коммуникационных процессов управления могут носить также организационный характер. Одна из проблем - перегрузка каналов связи - характеризуется недостаточной технической оснащенностью при создании, обработке и передачи информации.

Второй проблемой является необходимость фильтрации информации, для оптимизации управленческих решений, внесения четкости в производственный процесс, а также для ускорения движения информации между звеньями организационной структуры.

Так при исследовании основных проблем коммуникационных процессов управления в организации было выявлено, что информация, передаваемая на вышестоящие уровни организационной иерархии довольно часто искажена из-за сложившейся тенденции снабжать руководство только оптимистичной информацией [10].

Здесь особую важность приобретает уровень взаимоотношений между руководителем и подчиненными, степень доверия и сплоченности организации. Данная проблема наблюдается во многих органах власти и требует повышенного внимания.

Еще одной проблемой является нерациональная организационная структура является основополагающей проблемой коммуникационных процессов. Так не совершенная организационная структура вызывает дублирование функций, задач сотрудников, а также может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. Как показывает практика, конфликты достаточно часто происходят во всех органах государственного и муниципального управления [8].

К числу мер, направленных на устранение искажения информации на различных иерархических уровнях организационной системы органов власти можно отнести использование внешних источников контроля за дублированием информации, создание ответственности, предупреждающее его образование, незамедлительное исправление возможного искажения, использование прямой связи с источниками информации, разработку устойчивых к искажению мер, для передачи информации и создание специального персонала, отвечающего за достоверную и объективную передачу информации.

Для решения другой проблемы, исходя из оценки причины, содержания и степени остроты конфликта, руководству необходимо осуществлять для управления конфликтами такие меры как: выявлять наличия проблемы без перехода на личные качества конфликтующих сторон, найти посредством переговоров альтернативные оптимальные решения для обеих конфликтующих сторон, обеспечить атмосферу доверия и доброжелательности при ведении переговоров, для профилактики конфликтов рекомендуется создать «Памятку» с основными принципами общения сотрудников между собой, регулярно оценивать уровень конфликтности в органе и оптимизировать методы разрешения конфликтов, направить меры на повышение психологической культуры сотрудников и совершенствование навыков делового общения [11]. Таким образом, коммуникационный процесс коммуникации в управлении можно назвать эффективным, если и проблемы и задачи за счет достигнутого взаимопонимания решаются взаимовыгодно для обеих сторон.