Файл: Проектирование организации ( Сущность, основные принципы и этапы проектирования организации ).pdf

Квадрант 4. Ситуация характеризуется высокой неопределенностью. Она является наиболее проблемной для управления организацией. Эта ситуация требует от руководителей высокого уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции. По оценкам специалистов, только 20% внешних факторов в бизнесе подвергаются учету и контролю со стороны руководителя, а остальные 80% являются неподконтрольным.

Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует применения собственного специфического подхода к проектированию как организации в целом, так и ее частей в частности.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, а также способы, которые он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировки работ, то есть создание подразделений.

Английская исследовательница Джоан Вудворд одна из первых установила зависимость между технологией и проектированием организации. В зависимости от типа технологии меняются и структуры управления. С увеличением технологической сложности растет численность уровней управления и организационная пирамида.

В 1962 г.. Альфред Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать выбранной стратегии. В частности, догмой стало его известное утверждение: "Стратегия определяет структуру". Он сделал вывод о том, что с изменением стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы. Отказ от перепроектирования структуры управления приводит к тому, что организация оказывается не в состоянии достичь своих стратегических целей.

Позже, в 1977 г.., Гэлбрейт определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации. Выбор высшим руководством определенной стратегии оказывает непосредственное влияние на многие решения по проектированию организации.

В процессе проектирования необходимо учитывать потребности, интересы, установки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работников. Размер организации влияет на структуру организации, а соответственно и на ее проектирование следующим образом: когда организации становятся большими, то они требуют сложных проектов.

По мнению исследовательской группы "Астерн Групп", размер организации гораздо больше влияет на характер проектирования организации, чем технологии.

---

Итак, ситуативный взгляд на проектирование организации опирается на утверждение, что оптимальный проект для конкретной организации зависит от ряда факторов, которые определяют ситуацию, в которой функционирует организация в каждый момент времени.

Когда речь идет о необходимости изменения существующей структуры управления организации, то основными причинами при этом выступают;

- Чрезмерная централизация управленческих решений;

- Процедурное осложнения принятия простых решений, замедляет решение большинства организационных проблем;

- Потеря ответственности за ограничение полномочий;

- Большое количество противоречивых управленческих решений;

- Потеря сотрудниками энтузиазма;

- Нарушение организационной коммуникации.

В целом, обоснование необходимости изменения существующей организационной структуры управления масс базироваться на анализе такой информации :

• общая характеристика объекта управления;

• цели и задачи управления:

• наличие материальных ресурсов у предприятия и поставщиков;

• информационные потоки;

• маршрут движения информационных потоков;

• число уровней управления;

• количество подразделил, входящих в объект управления;

• нормы управляемости,

• квалификация работающих по специальностям и должностям;

• уровень механизации и автоматизации работ.

Глава 4. Новые типы организаций

Наблюдаемые в последние годы процессы в функционировании и развитии организаций находят конкретное проявление в формируемых новых типах организаций, в основу которых положены современные подходы.

К ним можно отнести прежде всего адхократические (“адхократия” — от лат. ad hoc — предназначенный для данного случая) организации. Они являются достижением американской школы менеджмента, означают, что перманентная реорганизация структуры управления не под стратегию, а под проблемы, проекты, актуальные функции возведена в фундаментальный принцип организационного развития. Данные организации отличаются хорошей адаптивностью к изменениям во внешней среде. Характеризуются также тем, что применимы к нестандартным и сложным работам.

В такой организации средства достижения целей выбирают исполнители. Каждый непосредственно отвечает за свои действия. Здесь индивид испытывает сильное давление извне, которое несколько ослабляется групповой работой, создающей чувство общности.

---

В адхократической организации формальности сводятся до минимума, что относится к иерархии, рабочим условиям и помещениям, льготам, одежде и т. п. Организации присуща высокая степень свободы в действиях работников, главное — качественное выполнение работы и умение решать проблемы. Ключевые элементы организации:

— работники являются высококвалифицированными экспертами в своем деле, выполняют сложные операции и умеют коммуницировать друг с другом высокоэффективным образом;

— право принятия решений и власть основаны на экспертных знаниях и компетентности, а не на позиции в иерархии, финансовый контроль осуществляется сверху;

— система вознаграждения строится на экспертных знаниях, вкладе работника, его компетенции и степени участия в общей работе.

Структура данной организации не имеет строгой иерархии подчиненности, почти не формализована, четко не определена. В ней преобладают неформальные и горизонтальные связи. Части структуры сохраняются в небольших размерах и постоянно меняются, у многих менеджеров нет жесткой привязки к какой-то одной работе. Такая структура обычно ассоциируется со схемой концентрической формы, в которой есть точка отсчета, от которой структура как бы расходится кругами по радиальным направлениям. Круг для такой организации является символом того, что все усилия ее работников ведут к одному — к успеху компании. В ней ценности (в первую очередь — качества ее работников) не ранжируются по уровням. Организации могут иметь разную степень адхократичности, что определяется уровнем технологии, качеством работников и подготовкой руководителей.

Следует заметить, что в адхократических организациях непрерывное перераспределение прав, функций, полномочий и ответственности подчас вызывает хаос и анархию в деловых отношениях.

Данные организации наиболее пригодны в сферах с высокой и сложной технологией, требующих творчества, инновативности и эффективной совместной работы. В таких областях, как консультационно-нововведенческая, компьютерно-электронная, медицинская, исследовательская, опытно-конструкторская.

Партисипативная (от англ, panic ipante — участвовать) организация —- организация, предоставляющая всем ее членам возможность участия в управлении, тем самым адекватно мотивирующая их деятельность.

Лежащее в основе партисипативной организации участие работников всех уровней в управлении предполагает:

— участие в принятии решений;

—- участие в установлении целей;

---

— участие в решении проблем.

Выделяются следующие степени участия в управлении:

— выдвижение предложений;

—- участие в выработке альтернативных вариантов проектов решений;

—- выбор окончательного решения.

В реальной практике все эти ступени (направления) осуществления партисипативного управления обычно используются в определенной комбинации, так как тесно связаны друг с другом и дополняют друг друга, и в комбинации друг с другом могут эффективно проявить себя.

Первая степень — выдвижение предложений — не требует введения структурных и других изменений в традиционную организацию и может осуществляться руководителем. Такой подход широко применяется на предприятиях с централизованным руководством.

Вторая степень — разработка альтернативных вариантов решений — требует уже появления в организации специальных структур, которые могли бы эффективно решать эту задачу. На практике это выражается в создании временных или постоянных комитетов или комиссий, которым поручается выполнять данную работу.

Третья степень — выбор определенного решения из ряда альтернативных — предполагает создание специальных советов научно-технического, технико-экономического и управленческого характера и участие их в работе, т. е., по существу, участие в управлении. Решения их нередко бывают обязательными для тех руководителей, при которых они создаются. В состав этих советов входят, как правило, лица со следующего за уровнем руководителя более низкого уровня иерархии организации.

Это придает структуре организации демократичный характер: каждое лицо, имеющее власть над другими, подотчетно их совместному контролю, что предотвращает произвол по отношению к любому члену организации со стороны вышестоящего лица. Кроме того, участие в управлении повышает качество принимаемых решений. Участие развивает и творческое отношение к работе, рождает больше идей, обогащает работу в целом. У работников появляется чувство собственника, повышается мотивация деятельности, они лучше выполняют принимаемые ими же решения. Создается атмосфера групповой, совместной работы, значительно улучшающая трудовую мораль и производительность.

Глава 5. Методы проектирования структуры управления организации

---

Совершенствования управления и повышения эффективности деятельности организации зависят от развития методов проектирования структур управления организаций. Это связано с такими моментами:

- В новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требования рыночных отношений;

- В сферу управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами;

- При создании структуры следует опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, но и на научные методы проектирования;

- В процессе проектирования сложного механизма - механизма управления - следует полагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Специфика проблемы проектирования структуры управления организации состоит в том, что она не может быть адекватно представлена ​​в виде задачи формального выбора наилучшего варианта структуры по четко сформулированным критерием оптимальности. Эта проблема масс многокритериальный характер. Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.

Во методам проектирования структуры управления организации понимают совокупность научно-теоретических средств и приемов, используемых для разработки или совершенствования системы управления организации.

Следует различать методы выполнения проектных работ и, собственно, методы проектирования.

Методы выполнения проектных работ:

1. Оригинальное проектирования является традиционным и характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных проектов. Для каждого конкретного объекта разрабатывается проект, который в максимальной степени учитывает особенности этого объекта.

2. Типовое проектирование - его методы предполагают распределение создаваемой системы на компоненты и создание для каждого из них законченного проектного решения, которое затем с некоторыми модификациями используется при проектировании организационной системы.

3. Автоматизированное проектирование - создание и использование на практике систем автоматизированного проектирования. В организационных системах автоматизированного проектирования процесс разработки рассматривается с системных позиций и основан на использовании ЭВМ.

---