Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Процессный подход: сущность и основные понятия).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире, в век информационных технологий, чтобы поддерживать свою конкурентоспособность, предприятиям необходимо минимизировать издержки, управлять потоками ресурсов, максимизируя доходы. Речь идёт как о временных и организационных, так и о материальных потерях, возникающих в процессе функционирования предприятия.

Современное предприятие, разрабатывающее и производящее инновационную продукцию, является сложной системой, а также уровень развития и широту использования информационных технологий, целесообразно рассмотреть ее элементы как систему функционирующих бизнес-процессов в рамках процессного подхода.

Процессный подход в управлении предполагает, что объектом управления на предприятии являются процессы организации. Внедрение инновационных технологий производства, являющееся необходимым условием сохранения и усиления конкурентных позиций на рынке, сопряжено с высокими затратами, поэтому предприятия вынуждены искать способы снижения производственных затрат без утери качества производимой продукции.

Актуальность темы. Традиционно при принятии решения о внедрении новой технологии выбор варианта технологического процесса осуществляется на основе расчета нормативов и технико-экономических показателей эффективности. Однако применение процессного подхода позволит не только осуществить такой выбор, но и провести оптимизацию бизнес-процессов. Регламентация процессов дает ясное понимание того, как функционирует организация, позволяет увидеть и свести к минимуму процессы, не создающие ценности для потребителя, а значит, сократить свои издержки и получить конкурентное преимущество на рынке.

Несмотря на многообразие подходов к процессу управления предприятиями, разработке и внедрению процессного подхода в практику их деятельности, остается ряд актуальных вопросов, связанных с необходимостью формирования технологий, методов и механизмов оптимизации бизнес-процессов предприятия. Выделение, описание и управление бизнес-процессами организации, реализует управленческую методологию, позволяющую существенно повысить эффективность хозяйственной деятельности в целом.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001.

Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

---

Предметом исследования данной работы является процессный подход в управлении.

Объектом исследования является применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Цель данной курсовой работы – рассмотреть применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть сущность процессного подхода, его основные понятия.
2. Выделить преимущества и недостатки процессного подхода в управлении.
3. Рассмотреть применение процессного подхода.
4. Дать характеристику оптимизации бизнес-процессов с применением процессного подхода.
5. Проанализировать программные решения для реализации процессного подхода.

Степень научной разработанности темы. В теории процессного подхода накоплен существенный научный и практический материал. Вопросам процессного управления посвящены работы Громова А.И., Джестона Д., Елиферова В.Г., Репина В.В.

Теоретическая значимость работы заключается в обосновании необходимости применения процессного подхода на предприятии.

Практическая значимость курсовой работы определяется ее практической направленностью, которая показывает целесообразность использования процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов и проведением анализа между программными решениями.

Исследование основывается на общенаучной методологии, предусматривающей использование методов системного и структурного анализа, статистических методов.

В первой теоретической главе будут рассмотрены основные аспекты процессного подхода: сущность, основные понятия, преимущества и недостатки, его применение.

Во второй практической главе будет рассмотрено применение процессного подхода для конкретных задач – оптимизации бизнес-процессов предприятия, проведен анализ программных решений для реализации процессного подхода.

Структурно работа будет состоять из введения, двух глав, включающих пять параграфов, заключения, списка использованной литературы, трех приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты процессного подхода

1.1 Процессный подход: сущность и основные понятия

---

Процессный подход - это одна из концепций управления, сформировавшаяся в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять - необходимо управлять процессами. Суть процессного подхода можно определить следующим образом. Любая деятельность имеет цель. Тот, кто эту деятельность осуществляет (владелец процесса), должен иметь возможность: оценить, насколько результат процесса соответствует поставленной цели, следовательно, цель процесса и ее результат должны быть измеримы; изменить результат на выходе процесса, приближая его к цели, изменяя по своему усмотрению характеристики входа процесса. Если хотя бы одно из приведенных условий не выполняется, то процесс в соответствии с данным определением отсутствует^[1].

Процессный подход ориентирован на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. Система управления предприятием представляет собой карту бизнес-процессов, связанных между собой отношениями «поставщик-клиент», т. е. каждый бизнес-процесс является как поставщиком ресурсов, так и клиентом других бизнес-процессов.

Рассмотрим что же такое бизнес-процесс. Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. Бизнес-процесс можно определить как цепочку работ (операций, функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия^[2].

В стандартах ИСО 9001 приведены определения основных понятий процессного подхода, в частности, под бизнес-процессом понимается устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Для каждого бизнес-процесса создается своя система показателей эффективности. Владельцы бизнес-процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей^[3].

В процессе жизнедеятельности бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае она имеет иерархический вид («дерево целей»), и каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

---

Бизнес-процесс предполагает наличие ключевых элементов^[4]. Перечислим их:

• вход процесса - это продукт (материальный или информационный объект), который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Поставляется другими процессами предприятия (внутренними поставщиками), или внешним поставщиком.
• выход процесса - это продукт (материальный или информационный объект) или услуга, являющиеся результатом выполнения процесса и потребляемые внешними по отношению к процессу потребителями.
• ресурсы - это информация и материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе планирования работ по процессу и учитывает при расчете эффективности процесса (отношение стоимости затраченных ресурсов к достигнутому результату. Ресурсы не преобразуются в ходе процесса.
• владелец процесса - должностное лицо, имеющее в своем распоряжении ресурсы процесса, наделенное четкими обязанностями и полномочиями на управление процессом с целью достижения намеченного результата;
• потребитель процесса - лицо, подразделение, организация, которые могут получать или получают продукцию или услугу, предназначенные или требуемые этим лицом, подразделением, организацией.
• поставщик процесса - организация, предоставляющая или услугу. Поставщик может быть внутренним или внешним по отношению к организации;
• показатели процесса - это характеристики процесса, количественные или качественные, как объекта управления;
• показатели процесса - каждого процесса должна быть разработана совокупность показателей (система показателей), по которым будет проводиться мониторинг и анализ;
• границы бизнес-процесса - это события, с которых начинается (событие начала процесса) и заканчивается процесс (событие завершения процесса);
• требования - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным;
• технология бизнес-процесса - совокупность методов для достижения желаемого результата (преобразование входов в выходы);
• управление бизнес-процессом (менеджмент бизнес-процесса) - деятельность владельца процесса по переводу процесса из текущего состояния в целевое.

Также процессный подход основывается на нескольких ключевых принципах. Внедрение данных принципов позволяет значительно повысить эффективность работы. Рассмотрим принципы процессного подхода:

1. Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов.
2. Выполнение бизнес-процессов подлежит обязательной регламентации или формальному описанию.
3. У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса).
4. Каждый бизнес-процесс характеризуется ключевыми показателями, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации в целом.

---

Принципы процессного подхода к управлению определяют основные правила, руководствуясь которыми можно организовать эффективное функционирование бизнеса, нацеленное на конечный результат.

Первый принцип определяет видение деятельности компании как совокупности бизнес-процессов. Именно он определяет новую культуру восприятия организации при процессном подходе.

Второй принцип процессного подхода, требующий обязательной регламентации бизнес-процессов, опирается на то, что регламент - это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений по улучшению бизнес-процесса.

Выделение бизнес-процесса всегда связано с выявлением клиента или потребителя результата процесса, имеющего для него определенную стоимость. Кроме клиента каждый бизнес-процесс имеет владельца - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Владелец бизнес-процесса является должностным лицом, формальным лидером, поэтому он имеет необходимые полномочия, располагает требуемыми для реализации процесса ресурсами, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за его результат. Эти преимущества гарантируют высокую результативность деятельности организации, управление которой имеет выраженный процессно-ориентированный характер.

Процессное управление позволяет качественно изменить деятельность организации на операционном, межфункциональном и межорганизационном уровнях ее интеграции. Функциональная интеграция перестает быть при этом источником сложно разрешаемых межфункциональных конфликтов. Операционный уровень интеграции получает новое видение благодаря сети бизнес-процессов организации и позволяет^[5]:

• более эффективно разграничить полномочия и ответственность персонала;
• развить эффективную систему делегирования полномочий;
• обеспечить стандартизацию требований к исполнителям;
• минимизировать риск зависимости от отдельного исполнителя;
• снизить нагрузки руководителей;
• сократить издержки;
• повысить эффективность управления персоналом;
• выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение бизнес-процессов;
• снизить время принятия управленческих решений.

Следовательно, повышается управляемость организации, снижаются влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг. Все это приводит к изменению качества самой организации и формированию процессно-ориентированной организации, в которой весь коллектив является осознанным участником непрерывного процесса деятельности, связанного с конечным результатом производства продукции или оказания услуг.

---