Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Процессный подход: сущность и основные понятия).pdf

Благодаря этой особенности, пользователь получает возможность автоматически генерировать штатное расписание, должностные инструкции и прочую регламентную и отчетную документацию, для дальнейшего использования предприятием. Представителями описанного программного обеспечения являются программные продукты Business Studio, Fox Manager - Функциональная модель и построенная на базе 1С система «ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы». Рассмотрим три программных решения более подробно.

1. ARIS Express. Требованиям процессного подхода наиболее удовлетворяет инструментальная система ARIS, реализующая одноименную методологию. Аббревиатура ARIS формируется из английского названия Architecture of integrated Information Systems, переводимого как «Архитектура интегрированных информационных систем». Интерфейс программы представлен в Приложении 1.

ARIS — это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Саарбрюкен, Германия) для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем. Методологический подход к созданию и последующему применению комплексной процессной модели организации с использованием ARIS-технологий представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Методологический подход к созданию и последующему применению комплексной процессной модели организации с использованием ARIS-технологий

Создаваемые в рамках методологии модели отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Построенные по методологии ARIS модели могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности организации, в том числе и по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

ARIS Express реализует принципы системного и структурного анализа и позволяет отразить в виде моделей основные подсистемы организации. Использование ARIS-технологий для создания и сопровождения системы управления организацией имеет следующие преимущества:

• проведение классификации бизнес-процессов;
• создание полных и согласованных моделей бизнес-процессов и их автоматизированная поддержка в актуальном состоянии;
• автоматическое документирование бизнес-процессов;
• мониторинг выполнения бизнес-процессов и анализ отклонений;
• автоматизированная поддержка создания и сопровождения документации по системе управления качеством;
• автоматизированное предоставление информации для проведения аудита;
• возможность использования единого информационного пространства для выполнения таких проектов как реинжиниринг бизнес-процессов, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;
• возможность автоматизированной поддержки процесса перехода от менеджмента качества к глобальному управлению качеством (TQM13)^[9];
• создание и управление корпоративными знаниями и опытом.

---

1. Business Studio^[10]. Основное назначение которой данного программного решения — описание моделей бизнес-процессов предприятия, стратегических целей и показателей эффективности, организационных структур, документооборота с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте.^[11] Интерфейс программы представлен в Приложении 2.

Business Studio предоставляет возможность организациям разработать и поддерживать модель бизнес-процессов и весь набор регламентной документации в актуальном состоянии. Благодаря способности автоматически формировать и переформировывать регламентные документы, минимизируется время между изменением бизнес-процессов и предоставлением сотрудникам организации актуальных документов. Это особенно важно для организаций, внедряющих или уже внедривших систему менеджмента качества по международным стандартам ISO 9001. Система позволяет решить ряд задач (см. рис. 2).

Рисунок 2. Задачи, решаемые с помощью Business Studio

Имея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven
Process Chain).

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения моделирования и ФСА можно:

• оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
• найти самые затратные или самые длительные процессы;
• найти перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
• получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
• найти ресурсы с низкой загрузкой;
• проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.

---

Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.

3 Fox Manager ФМ^[12]. За несколько лет своего развития программа Fox Manager ФМ эволюционировала с простого инструмента для построения бизнес процессов и генерации регламентирующей документации в серьёзную систему для бизнес-моделирования, сохраняя при этом основные свои достоинства: простоту использования и доступную цену. Интерфейс программы представлен в Приложении 3. На рисунке 3 представлен функционал программы.

Рисунок 3. Функциональность Fox Manager ФМ

На сегодняшний день система Fox Manager ФМ включает в себя следующие функциональные модули:

• построение и оптимизация организационной структуры;
• управление сотрудниками предприятия;
• управление поставщиками и поставками;
• моделирование бизнес процессов;
• система документации;
• встроенные отчёты

Выбор вышеперечисленных модулей не случаен, все они взаимосвязаны и необходимы для полноценного моделирования бизнес процессов. Например, не построив организационную структуру, пользователь не сможет грамотно распределить ответственность за функции и процессы, а также построить систему контроля; не назначив сотрудников на должности, Не получится рассчитывать стоимость выполнения процессов и загрузку персонала на каждой должности. Используемые в процессах ссылки на документы нужно учитывать, для этих целей в программу встроена система документации, позволяющая вести учёт ревизий, мест хранения и распределять доступ к документам.

Построение бизнес процессов - самая трудоёмкая часть работы в любой программе предназначенной для бизнес-моделирования. В программе Fox Manager мы используем наиболее простую для построения и восприятия нотацию Basic Flow Chart, аналогичную той, что применяется в Microsoft Visio, но с разделением функций на типы и возможностью заполнения дополнительных параметров на каждую функцию. Для того чтобы ещё больше упростить задачу построения процессной модели, программа автоматически генерирует схемы взаимодействия процессов для каждой категории с учётом ссылок, проставленных пользователем в бизнес процессах. Построение процессов максимально автоматизировано, внесение изменений в организационную структуру или систему документации мгновенно отразится в бизнес процессах.

---

Владельцы Pro версии имеют возможность задать для каждой функции частоту и время выполнения, что позволит провести стоимостной анализ процессов, а также увидеть на какие функции тратится больше всего времени и денег.

Встроенный анализ поможет обнаружить «узкие места» и ошибки в построенной процессной модели предприятия, такие как: отсутствие ответственности за определенные функции, неверное распределение ответственности за процессы и категории, отсутствие документов или присутствие ссылок на неутвержденные документы и многое другое.

Выводы по главе. Оптимизация бизнес-процессов представляет собой непосредственную разработку и реализацию мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов на предприятии. Исследование их фактического состояния позволяет сформулировать цели по совершенствованию.

В данной практической главе были рассмотрены аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. Рассмотрены основы оптимизации, приведены примеры классификации программных средств для реализации процессного подхода. Рассмотрены три программных решения для реализации процессного подхода: ARIS Express, Business Studio, Fox Manager ФМ, проанализирована их функциональность и определены возможности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Во многих странах мира процессный подход в управлении воспринимается как основной фактор успеха в бизнесе. Он неслучайно стал основой стандартов менеджмента качества. Процессный подход– это основной инструмент среди средств, которые применяются руководством для реорганизации управленческой системы.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Современный процессный подход базируется на системном подходе к управлению и рассматривает любую организацию как единый организм. На каждом предприятии протекают разнообразные бизнес-процессы, на входе принимающие ресурсы, а на выходе дающие полуфабрикат или продукт.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

---

Управление бизнес-процессами как подход к управлению компанией предусматривает то, что необходимо как совершенствование отдельного процесса в частности, так и системы (сети) процессов в целом. Мировая практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного подхода, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. В теории процессный подход выглядит просто и логично, но его внедрение в деятельность предприятия на практике оказывается сложным.

Реализовать процессный подход к управлению проектной компанией можно в три шага:

1. Составить регламент бизнес-процессов

2. Организовать контроль отклонений - по показателям, регламенту обработки данных и др.

3. Выстроить механизм улучшений.

Процессы позволяют выстроить понятный для исполнителей и прозрачный для руководителей регламент. У каждого процесса есть владелец, он несет ответственность за исполнение процесса, он видит свои задачи, выполняет их и контролирует исполнение подзадач другими участниками процесса. Руководители в свою очередь могут оценить работу каждого исполнителя и прогресс по всему проекту.

Одно из главных преимуществ процессного подхода - это возможность уйти от спонтанной деятельности, успех которой полностью зависит от опыта исполнителя, и связать проекты в единый контролируемый и отслеживаемый процесс. При процессном подходе к управлению за ходом проекта можно следить в режиме реального времени. Исполнители и руководители имеют полную информацию о текущем состоянии проекта, проводимых работах, имеющихся ресурсах, возможных рисках и т.д.

С внедрением процессного подхода к управлению промышленное предприятие имеет следующие возможности:

• позволяет оптимизировать систему управления, сделать её прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды;
• позволяет получить и использовать систему критериев оценки результативности управления на каждом этапе производственной управленческой цепочки;
• обеспечивает уверенность у инвесторов организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение результативности и максимальный учёт интересов заинтересованных сторон;
• управление процессами высвобождает высшее руководство от рутины оперативного управления, позволяя ему, сосредоточится на стратегических процессах;
• внедрение процессного подхода к управлению и построение системы менеджмента качества гарантирует чётко определённый порядок и ответственность за разработку, согласование и утверждение документации;
• данный подход стремится к синергизму процессов, то есть к тому, чтобы результаты одного процесса способствовали улучшению результатов другого.

---