Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Процессный подход: сущность и основные понятия).pdf

Именно процессный подход позволяет понять, что конечный продукт деятельности компании является результатом совместной работы всех без исключения ее сотрудников, кроме того, он позволяет устранить разрывы на стыке процессов, восстанавливая связь между ними. Процессный подход не отвергает существующей в компании системы управления, а определяет пути ее улучшения и качественной модификации.

1.2 Преимущества и недостатки процессного подхода

Рассматривая процессных подход, нельзя не выделить ряд преимуществ его использования:

• высокая мотивоемкость - процессный подход позволяет учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя в повышении качества конечного продукта, а, следовательно, заинтересованность в качественном выполнении своей работы;^[6]
• снижение нагрузки на руководителей - ответственность распределяется между владельцами процессов;
• высокая гибкость и адаптивность системы управления, которые обусловлены большей саморегулируемостью системы и естественной ориентацией на потребителя;
• высокая динамичность системы и ее внутренних процессов, которые обусловлены сильной вертикальной интеграцией ресурсных потоков и всеобщей заинтересованности в повышении скорости обмена ресурсами, в том числе и информацией;
• значительное снижение значимости и силы действия бюрократического механизма, емкого на временные и финансовые ресурсы;
• высокая прозрачность и понятность системы управления, упрощение процедур координации, организации и контроля;
• возможность глубокой комплексной автоматизации;
• четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;
• быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;
• в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны;
• координация действий различных подразделений в рамках процесса;
• выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
• устранение барьеров между функциональными подразделениями;
• сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
• исключение невостребованных процессов.

---

Также отметим и недостатки применения процессного подхода:

• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей;
• управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами - более сложная задача, в сравнении с управлением функциональными подразделениями;
• наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, которые возникают при передаче работы между членами команды, однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании.

1.3 Применение процессного подхода

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день можно выделить четыре направления, использующие процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.

К таким направлениям относятся:

• Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя;
• Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен (kaizen);
• Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;
• Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.

---

В целях успешного внедрения процессного подхода принципиально важно использовать профессиональные инструментальные средства, позволяющие описывать, оптимизировать и проводить анализ бизнес-процессов, делать их более управляемыми.

Выводы по главе. Процессный подход к управлению представляет собой делегирование полномочий и ответственности посредством бизнес-процессов, где бизнес-процесс является устойчивой (многократно повторяющейся) деятельностью, которая преобразует ресурсы (входы) в результаты (выходы).

В данной теоретической главе были рассмотрены общие аспекты процессного подхода. Рассмотрена сущность последнего, основные понятия. Разобраны ключевые принципы процессного подхода.

Приведены списки преимуществ и недостатков процессного подхода. Определены ключевые направления процессного подхода в управлении. Рассмотрен бизнес-процесс и его ключевые элементы.

Глава 2. Практическое применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

2.1 Оптимизация бизнес-процессов с помощью процессного подхода

Оптимизация – модификация системы (или объектов этой системы) с целью повышения её эффективности. Формулировка задачи оптимизации предполагает формулирование критериев оптимальности и параметров достижения результата. Необходимо предусмотреть параметры, на которые должен обращать внимание каждый специалист (руководитель), который является ответственным за процесс взаимодействия с клиентами и агентами. Например, речь может идти о подготовке технологии перехода от нестандартных договоров к типовым, наборе шагов, которые необходимо сделать, чтобы получить понятный результат. Качество промежуточных результатов оценивается аналогично. Критериями оптимальности здесь служит удобство исполнителя следующей процедуры, а также менеджера процесса.

Содержательность действий исполнителей – это следующий параметр, которому следует уделить внимание. Оптимальная процедура требует минимального набора действий, при этом подробно описаны правила и понятно содержание. Если все находится в установленных рамках, то процесс контроля действий (процедуры) занимает определенное время (фиксированный временной интервал), а любой выход за него должен означать только наличие исключения и, соответственно, начало процедуры по обработке такого исключения.

---

Оптимизация бизнес-процессов начинается с их уровневого описания. На сегодняшний день наиболее широко используется достаточно ограниченное количество методик описания бизнес-процессов. Наиболее широко используемой для описания процессов организации является нотация IDEF0. Её особенностью является возможность функционального моделирования бизнес-процессов. Такой подход позволяет отразить все входы, выходы конкретной бизнес функции. У данного стандарта есть ряд жестко регламентированных правил построения, что делает его максимально унифицированным и читаемым для тех, кто знаком с данной нотацией.

Разработанная ещё в 60-е годы американскими военными ведомствами для описания сложных технических систем, нотация отлично зарекомендовала себя как инструмент подробного и детального описания бизнес-структуры. Однако нотация имеет достаточно большое количество требований и ограничений при непосредственном моделировании процессов, обусловленное особенностями графической интерпретации.

Применение инструментов моделирования бизнес-процессов основано на управлении информационными потоками, циркулирующими в контуре бизнес-модели предприятия^[7]. Информационные потоки – совокупность информационных данных, перемещающихся между исполняемыми функциями. Они разделяются на три подгруппы: ограничительная, предписывающая, описательная.

Ограничительная информация – сообщает процессу то, чего делать не следует. Она содержится в нормативно-правовых документах, подзаконных актах, регламентах, стандартах и носит обязательную к соблюдению структуру данных.

Предписывающая информация – напротив, определяет, когда и при каких условиях следует преобразовать объект. Это может быть технологический процесс, инструкция на рабочем месте, руководство и прочие документы. Другим инструментом описания бизнес-процессов компании является нотация ARIS EPC. В отличие от нотации IDEF0, данная нотация показывает хронологический поток выполняемых работ и служит для описания процедур на конкретных рабочих местах.

В качестве основных элементов по-прежнему выступают функции, однако на входе и выходе каждой из них выступают так называемые события – параметры, характеризующие начало и окончание процесса. Для комплексного описания бизнес-процессов на всех уровнях для последующей оптимизации целесообразно использовать нотацию IDEF0 для описания укрупненного описания процессов, а затем дополнить и детализировать описание конкретных функций, используя инструменты ARIS.

---

Оптимизация бизнес-процессов напрямую связана с выбором объектов оптимизации. В качестве возможных объектов могут выступать операционная эффективность: объем транзакций; время отклика на конкретное событие (скорость реакции); потери в ресурсном и временном выражении. Финансовая эффективность: стоимость каждого подпроцесса в сырьевом, трудовом, финансовом выражении; стоимость реализованной продукции, отходов и расчет экономии от внедренного технологического или управленческого решения. Приведенный перечень может быть дополнен иными показателями в зависимости от целей оптимизации при внедрении процессного подхода^[8].

2.2 Программные средства для реализации процессного подхода

Рассмотрим программные средства, с помощью которых можно реализовать процессный подход.

Условно программы можно разделить на три класса:

• Простые системы моделирования и построения схем и диаграмм.

К ним относятся такие программы, как Microsoft Visio и Gadwin Diagram Studio. Данные программы можно использовать не только для описания бизнес-процессов, но и для построения любых других диаграмм и графиков. Данный класс ПО не предоставляет необходимых инструментов для анализа и отчетов по построенным моделям, а служит лишь как средство ручного визуального построения диаграмм и процессов.

• Профессиональные средства моделирования.

Самыми известными представителями данного класса программного обеспечения являются программы AllFusion Process Modeler (BPwin) и ARIS Express (ARIS Easy Design). Функциональность этих программ не ограничивается простым построением диаграмм-процессов, с помощью них можно задать роли, которые распределяют задачи и работы внутри бизнес-процесса, а также получать отчеты по построенным процессам и проводить анализ показателей затрат и производительности. Данные системы требуют наличия высокой квалификации и понимания у работающего с ними персонала.

• Системы моделирования адаптированные специально для построения процессной модели организаций.

В отличие от профессиональных средств моделирования, данный класс программ не требует столь высокой квалификации персонала и учитывает специфику организаций в построении процессной модели, то есть построение бизнес-процессов основывается на заранее построенной организационной структуре и других функциональных объектах и субъектах, принимающих участие в процессах.

---