Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Особенности процессного подхода).pdf

Введение

Процесс развития современных компаний происходит на основе большого количества бизнес-процессов. Руководители и менеджеры среднего звена решают непростые задачи управления совокупности бизнес-процессов как единого целого и выполняют оценку их эффективности, с обязательным учетом уникальности каждого бизнес-процесса и его роли в развитии всей компании. Чтобы управлять компанией традиционно используются разные стратегии, которые позволяют руководителям рационально распределить ресурсы и ответственность в компании.

В стратегии определяется общее направление и приоритет в развитии компании. Стратегия не является формальным планом, а предполагает практические действия по реализации ее концепции сотрудниками всех подразделений компании. Но в практической деятельности часто возникает разрыв между высшим руководством и остальными сотрудниками компании в вопросах реализации разработанной стратегии из-за недостаточно четкого определения причинно-следственных связей. Существует еще проблема – как правильно оценить эффективность бизнес-процессов для определения необходимости их оптимизации соответственно основной цели компании.

Указанные проблемы, а также теоретическая и практическая важность роста показателей эффективности и управляемости предприятием на основе управления развитием и оптимизацией бизнес-процессов обусловили актуальность темы курсовой работы. Объектом исследования являются бизнес-процессы. Предметом исследования являются вопросы применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для проведения исследования использована следующая литература.

Учебники и учебные пособия таких авторов, как Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П. (Анализ и управление бизнес-процессами, 2016), Варфоломеева, А.О. (Информационные системы предприятия,2013), Вдовин В.М. (Предметно-ориентированные экономические информационные системы,2013), надежность информации которых основана на соответствии образовательному стандарту. Выбраны для анализа информации по средствам проектирования и оптимизации бизнес-процессов.

Книги издательства 1С-Паблишинг таких авторов, как Хрусталева Е.Ю (Облачные технологии «1С:Предприятия», 2016) и Асатрян А.А., Голиков А.Б., Морозов Д.А., Соломатин Д.Ю., Федоров Ю.А. (Методическое пособие по эксплуатации крупных информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8», 2017), надежность информации этих авторов обуславливается большим практическим опытом внедрения систем 1С:Предприятие. Выбраны для анализа информации по средствам проектирования и оптимизации бизнес-процессов.

Книги авторитетных издательств экономической литературы «Эксмо» – Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. (Реинжиниринг бизнес-процессов, 2005), «Альпина Паблишер» – Ветлужских Елена (Стратегическая карта, системный подход и KPI: Инструменты для руководителей, 2008), Самуйлов К.Е., Чукарин А.В., Яркина Н.В. (Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении телекоммуникационными компаниями, 2009), Итан Расиел. (Метод McKinsey: Использование техник ведущих стратегических консультантов для себя и своего бизнеса, 2014), «Альпина Бизнес Букс» – Внедрение сбалансированной системы показателей/ Horvath & Partners( 2008), «Манн, Иванов и Фербер» – Репин В. В., Елиферов В. Г. (Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов, 2013), надежность информации которых обусловлена высоким уровнем требований издательств к качеству публикуемой литературы. Выбраны для анализа информации по процессному подходу, оптимизации бизнес-процессов, стратегическим картам, сбалансированной системе показателей.

Статьи из научных журналов таких авторов, как Козлова А.А. (Особенности процессного подхода в управлении бизнесом, Оренбург, ВЕСТНИК ОГУ, 2011), Салютина Т.Ю., Ромашин А.А. (Проблемы применения процессного подхода к совершенствованию управления телекоммуникационными компаниями, ЖУРНАЛ T-COMM: ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ И ТРАНСПОРТ, 2011), авторы Ташлыкова Е. В., Петухов Р. Н. (Оптимизация бизнес-процессов IT-отдела на примере ЗАО «Пермская целлюлозно-бумажная компания», Казань: Журнал «Молодой ученый», 2015), надежность информации которых обусловлена статусом научных журналов. Выбраны для анализа информации по процессному подходу, оптимизации бизнес-процессов.

Автореферат диссертации Дегтева Е. В. (Процессно-ориентированная система управления развитием промышленного предприятия, 2008), надежность информации обусловлена защитой диссертации в ВАК. Выбран для анализа информации по процессному подходу.

Публикация журнала «Менеджмент и бизнес-администрирование» - авторы Баласанян В. Э., Матвеев Д. А. (20 лет электронного документооборота. Что впереди?, 2015). Надежность информации обусловлена статусом журнала. Выбрана для анализа информации по управлению электронным документооборотом.

Информация с официальных сайтов фирмы 1С (1С: Документооборот, 2017), консалтинговой компании и разработчика ПО стратегии управления и решений бизнес-аналитики «Kitonik» (BSC Designer, 2017). Надежность информации обусловлена занимаемым компаниями местом на рынке программного обеспечения и требовательностью к качеству размещаемых материалов по своим системам. Выбраны для анализа информации по программным системам 1С: Документооборот и BSC Designer.

Интернет-публикация образовательного портала Интуит – Граничин Олег, Кияев Владимир (Санкт-Петербургский государственный университет. Информационные технологии в управлении предприятием, 2015, http://www.intuit.ru). Надежность информации обусловлена требовательностью к качеству размещаемых образовательных материалов. Выбрана для анализа информации по процессному подходу в управлении предприятием.

Интернет-публикация статьи, авторы – Гордеев Михаил (Заместитель исполнительного директора по технологиям ЗАО «Евроменеджмент»), Борисов Андрей (Старший консультант Департамента управленческого консалтинга компании «TopS BI».), Коршак Наталья (Руководитель направления «Регламентация деятельности и оптимизация бизнес-процессов» в «Невской консалтинговой компании») (Технология оптимизации бизнес-процессов, 2017, http://www.cfin.ru). Надежность информации обусловлена статусом занимаемых должностей авторов. Выбрана для анализа информации по оптимизации бизнес-процессов.

Анализ подобранной литературы показал, что в традиционном подходе применяют финансовые показатели эффективности, выполняя перевод всех результатов деятельности компании в количественные показатели, чтобы определить конкретные финансовые результаты от каждого бизнес-процесса. В таком подходе не учитываются качественные показатели (интеллектуального уровня сотрудников, уровня качества продукции), что вызывает значительную погрешность при оценке эффективности компании.

Поэтому важной задачей и целью курсовой работы является исследование современных методов процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов предприятий.

В соответствии с цель были поставлены следующие задачи:

• Изучить особенности процессного подхода;
• Изучить технологии моделирования и оптимизации бизнес-процессов;
• Изучить особенности применения системы сбалансированных показателей для оптимизации внутренних бизнес-процессов;
• Проанализировать применение «1С: Предприятие 8» для моделирования и оптимизации бизнес-процессов;
• Проанализировать применение BSC Designer для проектирования стратегической карты торговой компании;
• Разработать практические рекомендации по интеграции информационных систем и решению задач оптимизации бизнес-процессов.

1 Теоретические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

1.1 Особенности процессного подхода

В современных условиях применение процессного подхода к управлению приобретает все большее значение из-за стремительного развития информационных технологий и необходимость и в реструктуризации предприятий [5, 15].

Чтобы повысить эффективность деятельности предприятия и его конкурентоспособность необходимо постоянное совершенствование и оптимизация бизнес-процессов. Это обусловлено высокой изменчивостью рыночной ситуации, ростом конкуренции, научно-техническим прогрессом [16, 19].

Сущность процессного подхода заключается в оптимизации системы корпоративного управления, обеспечении ее прозрачности для руководства, способности гибко реагировать на изменения внешней среды [19].

Стандартного списка бизнес-процессов не существует. В каждой организации необходима разработка своего перечня бизнес-процессов и проведение своевременного их совершенствования.

При проектировании можно использовать методологию управления процессами, включающую 6 основных этапов [15]:

– определение владельцев процесса;

– описание границ интерфейсов процесса;

– описание самого процесса с помощью программного инструмента;

– установка точек контроля процесса;

– измерение показателей процесса в точках контроля;

– анализ полученной информации и разработка предложений по совершенствованию процессов.

Применение процессного подхода к управлению придает новое качество управлению и повышает его результативность. Проведя построение и оптимизацию бизнес-процессов деятельности компании, можно добиться существенного сокращения издержек, не прибегая к сокращению бизнеса. Для этого надо исключить избыточные функции, дублирующие работы, неэффективные действия [15].

Основной идеей процессного подхода является то, что каждому сотруднику предприятия необходимо обеспечить жизнедеятельность конкретных бизнес-процессов, посредством непосредственного участия в них [5]. Определение обязанностей, области ответственности, критериев успешной деятельности для каждого из сотрудников имеют смысл лишь в контексте конкретной задачи или процесса.

При этом, горизонтальные связи между структурными единицами усиливаются, вертикальные связи «руководитель – подчиненный» несколько ослабевают. Происходит также качественное изменение чувства ответственности сотрудника: он отвечает не только за возложенные на него руководителем функции, но и за бизнес-процесс в целом. Причем, ответственность за результат бизнес-процесса в целом совмещается с ответственностью перед коллегами, такими же участниками бизнес-процесса, как он сам [5].

Процессный подход применяют с целью создания горизонтальных связей на предприятии, это способствует более оперативному решению возникающих вопросов и положительному воздействию на результат. Процессный подход основан на нескольких принципах [11, 16]:

- принцип взаимосвязи процессов (предприятие представляет собой сеть процессов);

- принцип востребованности процесса (каждый процесс должен иметь цель, а его результаты востребованы);

- принцип контроля процесса (для каждого процесса должны быть определены показатели характеризующие процесс и его результаты);

- принцип ответственности за процесс (за процесс должен отвечать один сотрудник).

Представленные принципы обеспечивают выделение ключевых элементов процессного подхода: вход-выход процесса, ресурсы, владелец процесса, потребители и поставщики процесса, показатели процесса [16].

Построение процессно-ориентированной системы управления основывается на проработке механизмов взаимодействия в рамках процессов как между структурными единицами внутри компании, так и с внешней средой – c клиенты, поставщики и партнеры. Именно применение процессного подхода позволит учитывать важные аспекты бизнеса: ориентацию на конечный продукт, заинтересованность каждого из исполнителей в повышении качества конечного продукта и, соответственно, заинтересованность в конечном выполнении своей работы. В процессном подходе к управлению почти игнорируется организационная структура управления предприятием со свойственным ему закреплением функций за отдельными подразделениями. При процессном подходе руководители и сотрудники воспринимают предприятие как деятельность, состоящую из бизнес-процессов, которые нацелены на получение конечного результата. Предприятие является отражением совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, которые включают все функции, выполняющиеся в подразделениях организации. По сравнению с функциональной структурой бизнеса, которая определяет возможности предприятия на основе установленных правил – что следует делать, процессная структура определяет описание конкретной технологии выполнения поставленных целей и задач, отвечая на вопрос, как это следует делать [5, 7].

С помощью процессного подхода можно [19]:

- понять сущность процессов предприятия, повысить их качество и качество используемых ресурсов;

- улучшить координацию работ между сотрудниками, сократить дублирование действий;

- наложить адресную ответственность за выполнение не просто функциональных обязанностей, а за реализацию конкретного процесса;