Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Особенности процессного подхода).pdf

Термин «стратегическая карта» был предложен Капланом и Нортоном для обозначения причинно-следственных связей между отдельными элементами стратегии компании [9].

Причинно-следственные цепочки являются графическим отражением логики стратегии, каким образом реализация одной стратегической цели будет способствовать достижению других стратегических целей в сбалансированной системе целей. Идентификация и отображение стратегических взаимосвязей между отдельными целями являются важнейшими элементами сбалансированной системы показателей [8]. Процесс формирования стратегической карты начинается с определения стратегических целей (Рисунок 3).

Рисунок 3. Разработка целей компании [8]

На базе миссии, учитывая видение, а также анализ внешней и внутренней среды компании выполняется определение стоящих перед ней стратегических целей.

Видение является образом будущего компании, в который должны верить все сотрудники. Видение – это выполнимая задача, но представления о нем выходят за пределы текущих возможностей компании. Видение способствует объединению и сплочению коллектива в борьбе против конкурентов [8, 14].

Видение нужно связать с новыми приоритетами развития компании. С одной стороны, надо произвести стратегическое планирование и определить цели компании с учетом ее ценностей, конкурентного преимущества, потребительских ценностей и имеющихся ключевых компетенций [9].

С другой стороны, на основе поставленных стратегических целей и выработанной стратегии надо оценить, какие изменения следует провести в ключевых компетенциях, определить направление развития. Для формирования целей компании нужно учесть эти составляющие, перечисленные на рисунке 2.

Рисунок 4 – Влияние составляющих на стратегические цели компании [8]

Важно определить, какие новые ключевые компетенции необходимо создать для участия в самых перспективных рынках будущего, а какие новые ключевые компетенции нужны для сохранения и расширения преимуществ компании на существующих рынках. Стратегическая карта торговой компании включает финансовую составляющую (рост прибыли, объема продаж), клиентскую составляющую (расширение ассортимента товаров, улучшение качества обслуживания), составляющую внутренних бизнес-процессов (усовершенствование системы логистики), составляющую обучения и развития (повышение уровня компетенции и результативности сотрудников). Причем все эти составляющие взаимосвязаны [8].

На втором этапе работы с системой сбалансированных показателей в дополнение к показателям и целям определяют задачи (плановые значения), инициативы (план действий, мероприятий, внутренних бизнес-процессов), бюджет и ответственных [8, 9].

А для создания стратегической карты удобно использовать программные средства, такие как BSC Designer [13].

Таким образом, применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов, стратегических карт для осуществления стратегии и оптимального достижения целей становятся необходимыми и эффективными инструментами для повышения конкурентоспособности современных предприятий.

2 Применение средств моделирования и оптимизации бизнес-процессов

2.1 Применение «1С: Предприятие 8» для моделирования и оптимизации бизнес-процессов

По мере развития, роста сферы деятельности предприятия и интенсивности его работы, практически всегда возникает проблема частичной дезорганизации и снижения управляемости предприятия. Многие предприятия используют для автоматизации учетной и другой деятельности программный комплекс «1С:Предприятие 8» с различными конфигурациями, ищут средства и методы решения возникающих проблем. Поэтому анализ технологии проектирования бизнес-процессов в «1С: Предприятие 8» и способов ее эффективного использования для решения указанных проблем является актуальной задачей [1, 6].

Основной целью деятельности любого предприятия является извлечение прибыли, величина которой зависит от эффективности организации бизнес-процессов предприятия. Поэтому существует необходимость в оптимизации и снижении стоимости бизнес-процессов, в сокращении избыточных внутренних расходов, в повышении производительности труда. Кроме того, в современных рыночных условиях, предприятие должно уметь достаточно быстро адаптироваться к новому внешнему окружению. Предприятие не может быть абсолютно стабильным, чтобы оставаться конкурентоспособным и соответствовать запросам потребителей деятельность предприятия должна изменяться адекватно изменившимся условиям [3, 4].

Рассмотрим торговую группу компаний компанию Digital Retail Group. DRG включает службу доставки продуктов «Свежее на дом», туристический портал «Фингерпост», интернет-магазин цифровой техники CELLER.RU (с двумя оффлайн-салонами), сеть магазинов «Цифровой ПАПА», интернет-магазин «Пеликан», интернет-торговый центр «BrandClub24» и туристическую компанию АН2. Организационная структура группы компаний DRG (Digital Retail Group) отображена на рисунке 5.

Салон- магазин

Управление Digital Retail Group

сеть магазинов «Цифровой ПАПА»

интернет–магазин цифровой техники CELLER.RU

Службы управления

интернет-магазин «Пеликан»

служба доставки продуктов «Свежее на дом»

интернет-торговый центр «BrandClub24»

оффлайн-салон

оффлайн-салон

туристическая компания АН2

Салон- магазин

Салон- магазин

Интернет- сайт

турпортал «Фингерпост»

Рисунок 5 – Организационная структура группы компаний DRG

Важно исследовать и проанализировать механизм бизнес-процессов, технологии и средства их реализации в «1С:Документооборот 8 КОРП» и способов их применения для повышения управляемости компании DRG и оптимизации ее деятельности. Рассмотрим механизм бизнес-процессов в 1С:Предприятии 8, который обеспечивается основными и вспомогательными объектами прикладного решения [1].

Бизнес-процесс можно представить горизонтальной иерархией взаимосвязанных функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или оказание услуг.

Основные объекты - бизнес-процессы и задачи взаимодействуют между собой, функцией бизнес-процесса является создание задач, а задача в процессе выполнения приводит к продвижению бизнес-процесса по маршруту. Объект «Задача» обеспечивает учет заданий и позволяет описать способ распределения заданий по исполнителям, учитывая организационную структуру предприятия. Для адресации заданий сотрудникам задаются реквизиты, в которых можно использовать ролевую маршрутизацию, например, по ролям, подразделениям, филиалам [3].

В процессе создания карты маршрута бизнес-процесса применяются справочники с предопределенными ролями и подразделениями предприятия, чтобы установить значения в свойствах адресации точек маршрута. Бизнес-процессы создают задачи при переходе в точку маршрута и используют адресацию с помощью регистра сведений для обработки групповых точек (рисунок 6).

Рисунок 6. Карта маршрута бизнес-процесса «Согласование»

Задачи передают сообщения бизнес-процессам о своем выполнении, чем вызывают их движение дальше по маршруту. Бизнес-процесс использует регистр сведений адресации для отбора задач текущего исполнителя с учетом установленных параметров сеанса. В ходе проектирования бизнес-процессов первоначально требуется создать формализованное описание бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен быть описан в виде последовательности взаимосвязанных задач, которые необходимо выполнить сотрудникам. Карта маршрута формируется визуально в виде схемы бизнес-процесса. Эта схема может включать циклы или условия, по которым системой будет определяться маршрут движения бизнес-процесса, а также участки с последовательным или параллельным выполнением задач, связи между задачами и бизнес-процессами [3].

А также выполняется проектирование внешнего вида задач, список отображаемой информации и правила ее изменения, определяются исполнители и сроки выполнения задач. Таким образом, в карте маршрута бизнес-процесса описывается бизнес-логика, управляющая жизненным циклом созданных экземпляров бизнес-процессов от момента старта до завершения. Обязательным свойством любого бизнес-процесса является связь с задачей, в которой определяется система адресации, что обеспечивает возможность проектирования карты маршрута в соответствии с организационной структурой предприятия [1].

Логика бизнес-процесса определяет последовательность обхода точек маршрута, позволяет легко описывать алгоритмы условных переходов и реакцию бизнес-процесса на различные события. Последовательное выполнение цепочки взаимосвязанных действий отражает движение бизнес-процесса.

Важным этапом является проектирование вариантов запуска бизнес-процесса на выполнение. Старт бизнес-процесса может быть инициирован как сотрудником, так и произвольным событием (например, утверждение документа), либо запуститься в конкретный момент времени (рисунок 7). На основе настроенных карт маршрута бизнес-процессов порождаются экземпляры процессов, при движении которых исполнителям передаются задачи на исполнение.

Система по локальной сети передает сообщения сотрудникам о добавлении новых задач, предупреждает всех исполнителей и ответственных лиц об оставшемся времени до срока исполнения задачи. Сотрудники после выполнения поручения вводят в задачу необходимую информацию, которая после выполнения задачи становится доступной другим участникам бизнес-процесса [3].

Рисунок 7. Старт бизнес-процесса

Возможна оперативная актуализация карты маршрута с учетом пройденных и активных точек маршрута для конкретных экземпляров бизнес-процессов. С помощью точки действия производится описание отдельной операции (работы), соответствующей конкретному этапу в жизненном цикле бизнес-процесса. В точке действия содержатся данные о том, кто и что должен выполнить на данном этапе, например: секретарь - принять заказ; консультант-менеджер – оказать консультационные услуги по спецификации заказа. При формулировании наименований заданий, как правило, используются глаголы и отглагольные существительные.

Исполнитель может быть задан персонально или на основе ролевой маршрутизации (секретарь, консультант-менеджер). При переходе бизнес-процесса в очередную точку действия он автоматически формирует требующиеся задачи, устанавливает в них реквизиты адресации, предусмотренные в точке действия (рисунок А.1, Приложение А).

В точке действия можно проверить необходимые условия выполнения задачи, сформировать блок интерактивного диалога с пользователем при переходе далее по маршруту, и определить документы, которые требуется открыть при активации задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса [1].

Необходимо также проектирование средств контроля за ходом движения бизнес-процессов. Для решения этой задачи следует разработать отчеты, с помощью которых руководитель сможет выяснить в любой момент времени, на какой стадии выполнения находится конкретная задача, а также будет иметь возможность собрать статистику выполнения задач за требуемый интервал времени, определить не выполненные вовремя задачи и ответственных за их выполнение сотрудников.

2.2 Применение BSC Designer для проектирования стратегической карты торговой компании

Повышение качества обслуживания клиента становится все более важным показателем, поскольку чаще всего именно клиентский сервис перевешивает чашу весов в борьбе за покупателя.

Предложена стратегия роста Digital Retail Group: предполагается достигнуть улучшения финансовых результатов за счет увеличения продаж. То есть определили основную цель финансовой составляющей карты BSC.