Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

Введение

На современном этапе развития общества, которое представляет собой информационное или коммуникативное общество, коммуникация приобретает особое значение. [3,с.220].

Успешность коммуникации определяется прагматическим и социально-психологическим аспектом:

прагматический аспект связан с достижением поставленной цели;

социально-психологический аспект определяется удовлетворенностью от процесса общения (субъективное ощущение, связанное с чувством полноценности, стабильности личностных контактов, отсутствие скованности, напряженности, преград).

Успех коммуникации является интегральной характеристикой коммуникативного поведения человека. Этот процесс регулируется как определенными социокультурными закономерностями, так и культурно установленными правилами, определяется внешними воздействиями и внутренним состоянием организации.

Так для управления организацией весьма небезразлично то, в какой внешней среде она находится. Сегодня в этой среде происходят существенные изменения, оказывающие сильное влияние на организации и отношения между людей внутри них. Некоторые из определяющих характер современной экономики тенденций берут свое начало десятилетия назад, другие действуют совсем недавно. Однако без понимания их сущности и последствий для организаций невозможно эффективное управление. [12,c.4]

Во-первых, мы живем в мире все увеличивающихся скоростей. Мир развивается по закону Мура, согласно которому мощность компьютеров удваивается каждые восемнадцать месяцев, т.е. параллельно с электронной памятью и возможностью обрабатывать информацию увеличиваются возможности ее передачи - емкость телекоммуникационных сетей увеличивается за год в три раза. В результате этих революционных изменений способность организации действовать быстрее, чем конкуренты, стала за последние десять лет таким же важным источником конкурентного преимущества, как способность производить более дешевую продукцию.

Во-вторых, мы живем в мире информации. Став гораздо более доступными, информация и знания кардинально изменили природу современной экономики, превратив ее из экономики капитала в экономику знаний, в которой успеха достигает не тот, кто имеет больше денег или производственных мощностей, а тот, кто быстрее и лучше учится, превращает знания в полезные людям товары и услуги. [12,c.5]

В-третьих, мы живем в сервисном мире. В развитых странах Запада около 80 процентов населения работают в сервисе в России уже более 55 процентов населения работает в сфере услуг, причем этот процент быстро увеличивается. Соответственно, изменился и характер труда, и интенсивность межличностных контактов в его процессе - взаимодействие с машиной уступило место человеческому общению, взаимодействию с клиентами, пациентами, студентами, подчиненными или коллегами.

В-четвертых, мы живем в глобальном мире. Поэтому где бы мы ни находились в Саратове или Нью-Йорке, Якутске или Буэнос-Айресе, мы должны мыслить категориями всей планеты, как это делают ведущие мировые компании, сумевшие научить разные народы мира любить свои бренды.

Революционные перемены во внешней среде не оставили неизменными и организации. На смену монстрам двадцатого века с сотнями тысяч сотрудников и десятками иерархических уровней приходят организации нового типа - гибкие, быстрые, основанные на информации и знаниях. Современные организации рассматривают весь земной шар как арену своей деятельности, при этом максимально учитывают местные особенности. Новые организации по-новому строят свои отношения с сотрудниками. В условиях постоянно ускоряющихся перемен работодатели вынуждены отказаться от традиционного морального контракта, который они заключали со своими работниками в двадцатом столетии. Контракта, согласно которому в обмен на лояльность к организации и готовность выполнять инструкции сотрудник получал гарантии занятости, карьерного роста и материального благополучия. Сегодня работодателю знания нужны гораздо больше, чем дисциплина, а умение учиться - чем преданность. В результате появляется новый тип организационного контракта, напоминающий коммерческое партнерство. Стороны обязуются сотрудничать только до тех пор, пока это выгодно каждой из них. Но сотрудничать с максимальной отдачей, в виде творчества со стороны сотрудника и предоставления возможностей для этого творчества и приобретения знаний - со стороны организации. [12,c.6]

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении и развитии внешних и внутренних коммуникационных связей организации, и использование их для эффективного управления и развития.

Предметом исследования в данной работе является процесс формирования и использования коммуникаций и влияние их на эффективность управления организацией.

Объектом исследования в данной работе являются организационные коммуникации в Ильменском государственном заповеднике УрО РАН (ИГЗ) и влияние их на эффективность управления.

Целью работы является изучение теоретического материала о коммуникационных процессах и их влияния на эффективность управления организациями, исследование (наблюдение) коммуникационных процессов в ИГЗ, анализ управленческой документации, направленной на развитие коммуникаций, разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникаций. Для достижения поставленной цели в данной работе были обозначены и решены следующие задачи:

Изучение теоретических аспектов коммуникации и управления организациями, обзор научных школ менеджмента, теории управления и теории коммуникаций.

Исследование влияния внешних и внутренних коммуникаций на эффективность управления.

Анализ влияния коммуникаций на эффективность управления Ильменским государственным заповедником УрО РАН.

Работа структурирована в соответствии с поставленными задачами.

В первой главе рассмотрены теоретические аспекты формирования организационных коммуникаций и управления организациями, приведен обзор научных школ менеджмента и теории управления организациями и теории коммуникаций. Рассмотрены теоретические аспекты эффективности управления организацией. Приведены теоретические основы понятий информация, информационная деятельность, коммуникация. Рассмотрено влияние внутренней и внешней коммуникации на эффективность управления организацией.

Во второй главе приводятся результаты исследования коммуникационных процессов и анализа влияния коммуникаций на эффективность управления Ильменским государственным заповедником УрО РАН. Приводятся рекомендаций по совершенствованию организационных коммуникаций.

В приложение приводится нормативная документация поддерживающая процесс коммуникации в организации.

В работе использованы учебники и учебные пособия различных высших учебных заведений России [1,6,8,9,11,12,13,14], научные издания, рекомендованные институтами РАН [4,5,7,10], научно-исследовательские статьи, опубликованные в сборниках или научных журналах [2,3], интернет-ресурсы по теме работы, взятые с официального сайта организации [15,16]. Все источники информации надежны, некоторые учебники и учебные пособия были неоднократно переизданы и включены в текущий учебный процесс ВУЗов. Почти вся литература современна, только два классических издания [5,10] вышли в конце 90-х годов ХХ века, и три издания в начале ХХI века, все остальные источники изданы в последние годы.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями

1.1. Обзор научных школ менеджмента и теории управления организациями и теории коммуникаций

Развитие теории менеджмента связано с необходимостью поиска эффективных решений по широкому кругу вопросов, ответы на которые оформлялись в научные труды, складывающиеся со временем в различные школы и подходы к менеджменту [9,c.7]. Сложились пять основных направлений: школа научного управления, школа административного управления, школа с позиции человеческих отношений и психологии человека, школа с позиции поведения человека в производстве, количественный подход. Приведем краткий обзор результатов исследования в этих школах.

Школа научного управления

Учение Тейлора можно свести к четырем основным принципам научной организации труда: выработка научного фундамента, заменяющего собой старые и грубо практические методы для каждого вида трудового процесса на предприятии; тщательный отбор рабочих на основе научно установленных признаков, их тренировка и обучение; сотрудничество администрации и рабочих в направлении достижения соответствия всех отдельных отраслей производства научным принципам; установление равномерного и справедливого распределения труда и ответственности между администрацией и рабочими. По Тейлору, коммуникации должны быть формальными, иерархическими и планируемыми. Цель коммуникаций - наладить работу, повысить производительность и эффективность. Коммуникации - односторонний, вертикальный (сверху-вниз) процесс, непосредственно связанный с передачей рабочего задания [9,c.17].

Наиболее известными и активными представителями школы научного управления помимо Тейлора являлись Г. Эмерсон, супруги Ф. и Л. Гилбрет, Г. Гантт, Г. Форд и др.

Административная школа управления Анри Файоля

А. Файоль в 1916 г. первым выделяет функции менеджмента. Он понимал функцию предвидения и планирования как исследование будущего и формулировку плана действий; организацию - как построение структуры, создание материальной базы производства и профессионального коллектива; координацию - как соединение и гармонизацию всех действий и усилий; а контроль - как отслеживание процесса работы в соответствии с установленными правилами и изданными приказами[9,c.48-55].

Он говорил, что организация начинается со стратегического плана или определения целей; развивается, как способная их воплотить структура; поддерживается контролем и взаимодействием между руководителем и рабочей силой и контролем за ее деятельностью; обретает гармонию благодаря управлению, координирующему работу разных отделов; осуществляет проверку эффективности собственной деятельности с помощью независимых штатных департаментов.

Файоль в административной школе управления более полно рассмотрел роль коммуникаций в организациях и препятствия на пути коммуникационных потоков, в частности, показал, что в случае нарушения некоторых принципов управления возникают коммуникационные проблемы. Так, если диапазон контроля слишком расши­ряется, то способность эффективного общения с подчиненными может уменьшаться. Преодоление коммуникационных трудностей в этом случае возможно с помощью механизма делегирования прав и обязанностей. [9,c.19]

Школа психологии и человеческих отношений

Эта школа связана в первую очередь с именами Э. Мэйо, Г. Мюнстерберга, Ф. Ротлисбергера, М. Фоллет. Она определила жизненную необходимость коммуникации «руководитель - сотрудник» - эта ключевая находка Мэйо подтолкнула к размышлениям многих исследователей, включая Т. Питерса и Р. Уотермаиа, и к развитию целую школу социологии 1950-х г.г., возглавляемую К. Арджирисом, Ф. Герцбергом, А. Маслоу и др. [9,c.68-71]

Важную роль в формировании этого направления сыграли также исследования М. Фоллет, которая была одним из первых теоретиков, обосновывающих необходимость научного исследования психологических аспектов управления [9,c.73]. Она развивала социально ориентированные идеи, радикально отличавшиеся от теорий научного управления. Фоллет считала, что организации должны быть основаны не на индивидуализме, а на коллективизме. Ее концепции имели большое значение для развития управленческой практики, которая заключалось, прежде всего, в том, что управленческий персонал и рабочие должны относиться друг к другу как партнеры, как две части одного коллектива.

Было продемонстрировано, что коммуникации, и в первую очередь нефор­мальные, опосредуют и корректируют административные воздействия, становясь, таким образом, важнейшим фактором управления.

Большое место в работах школы занимает проблема делегирования ответственности (в «классической» школе она лишь упоминается). В работах Е. П. Лернеда, Д. Н. Ульриха, и Д. Р. Буза делегирование представлено как средство высвобождения творческого потенциала персонала, динамический (связанный с постоянным изменением ответственности каждого подчиненного) и двухсторонний процесс.

Проблема коммуникаций непосредственно связана и с темой мотивации деятельности людей в организации. Школа «человеческих отношений» (в частности Ф. Герцберг, Р. Ликерт и особенно Д. Макгрегор) утверждает, что основным мотивирующим фактором является природа взаимоотноше­ний между людьми в коллективе, среда, благоприятствующая возникновению преданности организа­ционным целям и предоставляющая возможность для максимального проявления инициативы и самостоятельности.