Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

Руководство заповедника уверено, что для наиболее полного информирования сотрудников нужно использовать все доступные в данный момент информационные каналы и инструменты коммуникации. Регулярно разрабатываются мероприятия, целью которых является своевременное и регулярное информирование всех работников о стратегии организации, ее направлениях деятельности, новых проектах и задачах, о социальной политике, изменениях, происходящих в заповеднике и РАН в целом, а также обеспечение качественной обратной связи. Одной из форм такой работы является проведение общих собраний всех сотрудников заповедника, сотрудников отдельных подразделений.

С целью налаживания коммуникаций в компании используются:

стенды информации (приказы, распоряжения, информационные листы, экстренные сообщения. объявления);

доклады сотрудников по текущим вопросам на ученом совете, административно-хозяйственном совете, совещаниях в подразделениях;

выступления руководителей на общих собраниях коллектива, ученого совета, административно-хозяйственного совета;

тематические публикации в СМИ (с вопросами и ответами на них);

"круглые столы";

планерки и совещания;

встречи с коллективами работников;

Интернет (объединенный внутренний сайт заповедника и института минералогии Ур О РАН).

Росту доверия к компании способствуют: своевременная и регулярная коммуникация; демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей); привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на экстренные ситуации, происходящие в заповеднике, такие как лесные пожары на территории или срочная научно-исследовательская работа по экстренному заказу, особо важная или особо большая экскурсионная группа прибывающая в музей вне графика и т.д..

Сокращение средних уровней управления в заповеднике (отменены должности руководителей групп), привело к увеличению ответственности сотрудников за принятые ими решения.

Особое внимание уделяется получению обратной связи. Для этого используются встречи на разных уровнях, дискуссии и обсуждения проблем на общих собраниях, на ученом совете.

Безусловно, в организации еще не все сделано для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Все поступающие новые идеи и предложения подлежат рассмотрению и активному обсуждению сначала в подразделениях, затем на ученом и административно-хозяйственном советах, а наиболее перспективные из них будут реализованы в заповеднике.

Также не забывают в организации и о системах обратной связи. Перед внедрением изменений в структуре организации или организационной стратегии необходимо определить готовность к ней сотрудников, для чего проводятся беседы с сотрудниками и опросы по поводу отношения работников к этому вопросу, кадровая служба получит результаты, которые покажут, сколько сотрудников поддерживает организационные изменения, сколько- препятствует им и сколько занимает нейтральную позицию, а также выяснится, какие подразделения могут принять сторону руководства компании, а какие занимают альтернативную позицию.

В отдельных особенно важных и определяющих моментах жизнедеятельности заповедника проводится общее собрание сотрудников (в соответствии с уставом организации), где осуществляется принятие решений через процедуру голосования.

Главная ценностью любой организации является сплоченная команда профессионалов. Это подразумевает пристальное внимание ко всем вопросам, касающимся организационных коммуникаций, таких как коммуникационная поддержка – построение эффективных и действенных организационных коммуникаций и оценочная поддержка – мониторинг поведения сотрудников. Для этих целей разработаны и внедрены методики оценки деятельности сотрудников, подразделений и организации в целом. Данные методики доведены до каждого сотрудника и ежемесячно от каждого сотрудника руководитель получает отчет о работе в соответствии с требования оценочной методики. В заповеднике ежегодно проводится кадровый аудит, аттестации сотрудников на соответствие занимаемой должности, организуется учеба и направляются сотрудники в аспирантуру, на курсы повышения квалификации [16].

В конце каждого месяца руководители отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе директору. Также в этом докладе могут указываться предложения, пожелания, просьбы, причём не только самих руководителей отделов, но и тех сотрудников, которые находятся у них в подчинении.

Таким образом, в заповеднике организованы восходящие вертикальные коммуникации. Руководитель, рассмотрев доклады руководителей, с помощью секретаря организовывает в первых числах следующего месяца совещание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Таким образом, в заповеднике налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в основном происходят неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками.

Неформальные коммуникации распространяются на празднования дней рождений, встречи Нового года, празднование Восьмого марта, день рождения заповедника, праздник ООПТ , а также осуществление совместной просветительской деятельности (детские праздники в музее, соревнования, олимпиады и экскурсии по территории для школьников ), в подготовке к которым участвуют сотрудники разных подразделений. Кроме того важной стороной неформального общения является новостная строка сайта заповедника и личные страницы сотрудников.

Можно сделать вывод, что такой системой коммуникаций руководитель организовал достаточно эффективную передачу формальной (деловой) информации, и сократил, насколько возможно, утечку информации. В то же время руководитель обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил им всевозможные пути для «обратной связи». Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих руководителях не только приказывающих начальников, но и просто людей, что достигается на коллективных праздниках, общих мероприятиях.

В сфере отношений с общественностью, внешних связей, в первую очередь уделяется внимание созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на телевидении, СМИ, сайте заповедника, в работе естественно-научного музея. Очень важной стороной внешнего воздействия на заповедник является политика РАН и законодательная база государства в отношении науки, природоохранной деятельности.

Как и в любой другой организации в заповеднике также существуют различные препятствия в организационных коммуникациях. К подобным затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации до сотрудников из аппарата управления (позднее оповещение ученым секретарем о сроках проведения конференции, возможности обучения в аспирантуре, или не оповещение сотрудников о пришедшем финансировании гранта от бухгалтерия, не оповещение об отключении электроэнергии или ремонтных работах со стороны хозяйственной службы), что может повлечь за собой материальные убытки или какие-либо несогласования в работе. Еще одним из недостатков, присущих заповеднику, является психологический настрой сотрудников. Это может быть следствием, например, плохого отношения руководителей с сотрудниками, недоверия, сомнения в их компетентности или же просто боязни общения с руководителями. Следующая причина трудностей в организационных коммуникациях - перегрузка каналов связи, которая может быть следствием как элементарной поломки технических средств связи (сбой сервера, помехи радиосвязи, ) и обработки информации (перегрузка работой ученого секретаря, секретаря директора, руководителя, которые несвоевременно отправили информацию или вовсе ее потеряли), так и избыточности информационных потоков (особенно со стороны внешних источников информации, директив, постановлений, изменений, планов вышестоящих организаций, изменения законов и пр.).

Для разрешения этих проблем можно предложить следующие мероприятия:

Периодическое информирование работников о реальном положении дел в организации на данный момент (например дополнить раздел для сотрудников на сайте заповедника колонкой административных новостей или "мнение руководства по вопросу"...), иначе могут появиться сплетни, слухи, основанные на страхах и самых пессимистических прогнозах, что спровоцирует сопротивление изменениям;

Использование максимального количества способов коммуникаций – межличностное общение, письма, электронную почту, выступления представителей руководителей перед сотрудниками с разъяснениями стратегических целей, с информацией о своем видении перспектив развития организации и с пояснениями преимуществ организационных изменений для каждого сотрудника;

Периодическое проведение индивидуальных бесед с сотрудниками. Данные мероприятия направлены на снижение показателей тревожности. Особенно это важно перед аттестацией или оценкой деятельности. Подобные беседы должны отражать понимание руководством переживаний работников и сложностей, с которыми последним пришлось столкнуться;

Проведение общих собраний, направленных на формирование оптимистичного отношения к возникающим трудностям;

Проведение социологического мониторинга, анкетирования и опроса с целью изучения мнений и настроений сотрудников организации;

Проведение тренинга сотрудников с целью улучшения его коммуникативной компетенции, курсов повышения квалификации для руководителей отделов по организации эффективной коммуникации.

Активнее осваивать электронные коммуникации, электронную почту, работу с сайтом, заполнение баз данных, автоматическое формирование отчетов, например , по публикациям, цитируемости, участию в конференциях, и пр.

К положительным сторонам коммуникаций следует отнести:

Внедрение системы управления и оценки по ключевым показателям эффективности деятельности сотрудников и заповедника в целом;

Проведение значительной работы по делегированию полномочий;

Своевременное и регулярное информирование всех работников о направлениях деятельности организации, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в рамках организации и в вышестоящих организациях;

Использование для налаживания коммуникаций внутри организации самых разнообразных методов и способов (дискуссии, встречи на разных уровнях, обсуждения проблем на собраниях и заседаниях ученого совета, и т.д.).

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что заповедник адаптируются к изменяющимся структурным и законодательным условиям, перестраивает свои подразделения, делая структуру организации более эффективной, что отражается и на процессах коммуникации: они одновременно следуют за новыми организационными структурами и также способствуют их созданию. В приложении приведет список и краткое содержание официальных документов, регламентирующих внешние и внутренние коммуникационные особенности взаимодействия руководителей и сотрудников заповедника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современная концепция менеджмента разработана на основе опыта предыдущих научных школ, современных тенденций в экономике и обобщения накопленного мирового опыта в управлении организациями. Эта концепция включает следующие положения [9,c.173-174]:

1. Успех организации определяется не рациональной организацией производства, как считали представители школы научного управления и классической школы, а ее способностью адаптироваться к изменениям (школа науки управления).

2. Организация рассматривается как открытая система, на которую оказывает влияние большое количество внешних факторов (международное положение, политические и социокультурные факторы, состояние экономики в стране, законы, поставщики, потребители, конкуренты и др.).

3. Процесс управления организацией - это непрерывный, целенаправленный, постоянно повторяющийся процесс, на который оказывают воздействие факторы внешней и внутренней среды.

4. Применение к процессу управления организацией ситуационного подхода позволяет принимать управленческие решения в зависимости от сложившейся ситуации и достигать поставленных целей.

5. Ориентация на человека и его возможности, поэтому основное внимание уделяется демократизации управления, проблемам руководства и лидерства, поведению человека, изучению организационной культуры, мотивации и т.п.

Таким образом, организационная коммуникация [11,c.38] - это сложная система коммуникативных сетей, каналов и методов осуществления обмена информацией. Эффективность функционирования этой системы зависит от совокупности факторов, среди которых основными являются:

Коммуникативные навыки членов организации, которые определяют установление взаимопонимания между отправителем сообщения и его получателем на основе адекватной интерпретации содержания.

Исходное качество информации, содержащейся в сообщениях, и ее практическая ценность для получателей (оба эти фактора подкрепляют доверие к информации и ее источнику).